Collectif de travail Toute organisation travaille directement sur la base d'un document qui régit les relations et les responsabilités de chaque employé à son poste. Cette exigence est une description de poste.
C'est elle qui définit les droits, présuppose une mesure de responsabilité et attribue des pouvoirs. Toutes les tâches de travail, les conflits possibles ainsi que les niveaux de charge de travail sont résolus sur la base de ce document.
Poste de secrétaire - responsable
Afin de rédiger correctement et avec compétence les instructions, vous devez prendre en compte plusieurs nuances :
- Premièrement, les développeurs doivent prêter attention à sa pertinence lorsqu’ils déterminent la structure même de l’organisation.
- Deuxièmement, il existe des ouvrages de référence spéciaux - les classificateurs, et troisièmement, les normes de base en matière de gestion sont prises en compte.
Essayons d'étudier cette question plus en détail en utilisant l'exemple du poste de secrétaire. En règle générale, un tel poste vacant est considéré comme typique, c'est pourquoi le document comporte plusieurs sections standards principales :
- « Dispositions générales » - il se décrit ici spécialité de travail, sa subordination, les conditions de base d'emploi. Par ailleurs, la disponibilité de certaines connaissances et compétences acquises antérieurement est clarifiée, et la question du remplacement d'un salarié pendant son absence est également abordée.
- "Responsabilités professionnelles" - cette section indique les capacités de l'employé. À la base, un secrétaire est impliqué dans l’organisation des réunions, des présentations et des réunions. De plus, il contrôle l'exécution par structures hiérarchiques de tous les ordres donnés par le gestionnaire, mène les conversations téléphoniques, prend les rendez-vous et est responsable de la correspondance entrante et sortante. En fonction des spécificités des activités de l’entreprise, les responsabilités du salarié peuvent être élargies.
- "Droits" - ici sont expliquées les principales positions qui permettent de confirmer ses propres pouvoirs. C'est-à-dire que le secrétaire a le droit d'accéder aux documents et informations d'un certain type, ainsi que de travailler à l'optimisation la plus correcte de son processus, de veiller à son niveau de qualification et de l'améliorer régulièrement.
- "Responsabilité" - ici sont indiqués les domaines dans lesquels l'employé devient responsable envers le manager. Pour l’essentiel, cette section est toujours standard.
Les principales fonctions du secrétaire-assistant
La principale responsabilité du secrétaire est d'exécuter les instructions du patron
Description de l'emploi pour ce poste vacant, comme mentionné précédemment, il est de nature typique. Par conséquent, la plupart des organisations le prennent comme base. Alors, que comprennent exactement les fonctions d’un secrétaire ?
- Premièrement, c'est l'accomplissement de vos instructions. L'essentiel ici est que les commandes créées doivent être entièrement communiquées au personnel exécutif.
- Deuxièmement, travailler avec la correspondance est obligatoire. Toutes les lettres reçues sont examinées, analysées et envoyées aux différentes unités structurelles ou au bureau du directeur.
- Troisièmement, il y a les responsabilités en matière de tenue de dossiers. Autrement dit, toutes les informations entrantes doivent être traduites en vue électronique. Et quatrièmement, des fonctionnalités supplémentaires sont indiquées ici.
Pendant la journée de travail, le secrétaire travaille avec des documents, acceptant divers types de candidatures, collectant les documents requis et préparant les documents à signer. Tous les projets de décision qui lui passent entre les mains doivent être vérifiés pour déceler les erreurs et les éventuelles omissions. Ici, le contrôle de la conception elle-même est important, ainsi que l'édition si nécessaire.
De plus, tous les appels téléphoniques entrants sont soumis à enregistrement et les informations reçues pendant l'absence du responsable sont soigneusement enregistrées pour transmission et examen ultérieurs. Travailler avec un fax, un photocopieur et des messages téléphoniques devient également important. Afin de se qualifier pour ce poste, il est important de faire preuve de sang-froid, de ponctualité, de précision et d’alphabétisation.
Le poste de secrétaire de l'organisation implique un travail d'organisation des réunions.
Ici, vous devez collecter le matériel nécessaire, le fournir pour analyse, déterminer le cercle des futurs participants et les informer. De plus, la tenue de l'événement à la date fixée nécessite l'établissement d'un protocole particulier, qui est géré par le secrétaire. Un autre poste de ce type consiste à remplir les dossiers d'inscription, à communiquer les ordres aux exécuteurs testamentaires, à surveiller les délais, ainsi qu'à fournir à votre directeur des fournitures de bureau et du matériel de bureau fonctionnel.
Il convient de préciser que le travail avec l'information du secrétaire le rend responsable de la conception idéale de la banque de données, de la gestion des affaires, de leur archivage et de leur sécurité. De plus, un contact direct avec la direction vous permet d'aider à répondre aux demandes opérationnelles, à résoudre les problèmes importants et à gérer les visiteurs qui prennent rendez-vous.
Si nécessaire, il effectue des déplacements professionnels dont la durée est déterminée directement par le manager. En général, l'horaire de travail est standard et comprend 40 heures de travail par semaine avec des pauses pour le déjeuner et. En fonction des spécificités des activités de l’organisation, les horaires de travail peuvent être aménagés.
Droits et responsabilités du secrétaire-adjoint
Secrétaire - main droite chef
Considérons un ensemble standard de droits qui peuvent être exigés d'un manager lorsqu'il occupe ce poste :
- Conditions de travail – elles doivent être normales et non contraires à la législation russe.
- L’assistance au travail est une aide à l’accomplissement de ses devoirs pour obtenir les meilleurs résultats.
- Support informationnel – l’accès à tout type de documentation implique conception correcte commandes, accords, correspondance.
- Formation avancée – suivre les cours nécessaires.
- Contact avec la direction - travailler en étroite collaboration sur les questions d'actualité, faire des propositions, en discuter.
- Signature des documents - les documents à caractère de référence ou d'information sont certifiés conformes par le secrétaire dans les limites de sa compétence.
La responsabilité de ce poste vacant réside dans la nécessité de remplir correctement vos fonctions, de mener des activités conformément au Code du travail, de ne pas commettre d'infractions et de surveiller régulièrement vos actions afin de ne pas nuire à l'organisation.
Secrétaire d'audience
Travailler avec de la documentation comme le travail d'une secrétaire
Les sections des instructions décrivant les droits et les responsabilités sont considérées comme pratiquement standard, mais les responsabilités ont leurs propres nuances selon l'entreprise qui les prescrit. Donc si tu touches justice russe, nous pouvons alors déterminer certaines des principales caractéristiques d’un tel travail.
La toute première et la plus importante tâche du secrétaire audience du tribunal– il s’agit d’assurer le fonctionnement ininterrompu et bien coordonné de cet appareil. Ici, il faut préparer toute la documentation, recueillir les signatures, créer des lettres et les envoyer aux destinataires, recevoir les citoyens, travailler sur des extraits, appeler des témoins, etc.
En plus, cet employé analyse les listes de cas, les compile et les soumet à un examen plus approfondi, remet des copies des conclusions, surveille la comparution de tous les témoins, en notant l'heure de présence. Toutes les audiences du tribunal sont consignées dans le journal de bord et, une fois terminées, un procès-verbal est dressé. Il prépare également des copies des décisions de justice, des documents pour l'exécution de la peine et des titres exécutoires.
Tous les documents destinés aux victimes passent également par le secrétariat.
Secrétaire - chauffeur du tribunal
La description de poste du secrétaire du gérant mettra les points sur les i
Il s'agit d'un poste vacant spécifique qui nécessite des connaissances juridiques. En général, une telle personne doit être suffisamment qualifiée, alphabétisée, rassemblée et capable de respecter certaines interdictions et restrictions.
Ce qui est important ici, c'est l'expérience, l'étude des lois dans leur description moderne, le travail avec la Constitution, le Code du travail et le strict respect des instructions pour le travail de bureau.
De plus, le salarié doit connaître les bases de l'interaction avec les structures de gestion, être capable d'écrire correctement, de faire des ajustements, de comprendre style d'affaires et les normes de la langue russe. Les compétences dans le domaine sont également considérées comme importantes technologies de l'information, compétences en gestion de documents, etc.
Dans le même temps, toute la journée de travail doit être correctement planifiée pour garantir l'achèvement des tâches dans les délais. Toutes les informations entrantes sont soumises à une analyse minutieuse et traitées à l'aide de technologies modernes. Il est important de pouvoir travailler correctement avec Internet et utiliser des programmes spéciaux.
Droits du secrétaire
Premièrement, ce poste nécessite une familiarisation avec les projets de décisions qui y sont directement liés. Deuxièmement, il s’agit d’une analyse des activités et de la formulation de propositions, ainsi que d’une discussion sur les lacunes ou les éventuels obstacles identifiés dans la résolution des problèmes.
Troisièmement, le droit de travailler avec chacun apparaît divisions structurelles, les obligeant à exécuter les instructions du gérant, ainsi que les informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles. Et quatrièmement, comptez sur l’assistance du directeur dans l’exécution des processus de travail.
Cette consultation vidéo vous expliquera comment créer une description de poste pour un employé :
Document: Ce qu'une secrétaire devrait être capable de faire
Ce qu'une secrétaire devrait être capable de faire
Pas un seul dirigeant d'une entreprise plus ou moins sérieuse ne peut se passer d'une secrétaire. C'est vers lui que convergent les flux d'informations les plus importants, et pourtant monde moderne Tout d’abord, les entreprises qui gèrent plus efficacement les flux d’informations remportent la concurrence. Ce modeste employé joue donc un rôle bien plus important qu’on ne le pense généralement et, à certains égards, peut-être décisif pour le sort de l’entreprise tout entière.
Une secrétaire moderne n'est pas seulement une « fille au téléphone » qui sert périodiquement du café au patron, elle est une véritable répartitrice de toute l'entreprise. Elle doit se souvenir de beaucoup de faits et de chiffres, planifier rationnellement temps de travail- le propriétaire et le gérant (et souvent ses adjoints) effectuent avec compétence le travail de bureau. Plus la capacité de trouver la bonne approche et la bonne intonation dans une conversation avec le plus grand nombre. personnes différentes- à partir d'un simple ouvrier (dont lexique limité à une douzaine de mots, dont seulement la moitié peut être prononcée dans une société polie) et se terminant par un professeur très intelligent d'un institut de recherche sympathique.
Et en même temps, il faut toujours rester élégant, charmant et sympathique : après tout, la secrétaire est le visage de l'entreprise.
Le poste de secrétaire est traditionnellement féminin, même si l’histoire nous a apporté des informations sur de nombreux secrétaires masculins légendaires (par exemple, aucun des hommes d’État de l’ère stalinienne n’a évité la figure de Poskrebyshev, le secrétaire personnel de Staline, dans ses mémoires). Certes, les hommes sont désormais de plus en plus nombreux dans cette situation, mais « l’égalité complète entre les sexes » est encore loin d’être achevée. Et les femmes, à vrai dire, en raison des particularités de leur esprit et de leur caractère, sont plus aptes à exercer des fonctions de secrétariat.
Que doit savoir et être capable de faire une secrétaire ? Cependant, c'est la deuxième question. Tout d’abord, vous devez réfléchir aux qualités personnelles qu’une personne postulant à cet emploi devrait posséder. Essayons de dessiner l'image d'une secrétaire idéale. Il est donc très souhaitable qu'il possède des qualités telles que :
Bonne mémoire;
La capacité de changer rapidement votre attention ;
Capacité à prendre des décisions indépendantes ;
Haut niveau de résistance au stress ;
Ponctualité;
Capacité à effectuer un travail monotone ;
Performance;
Précision;
Capacité à planifier votre temps de travail et à prioriser les tâches ;
Convivialité (croyez-moi, c'est une qualité importante : on peut « entendre » un sourire peu sincère même en parlant au téléphone) ;
Capacité à communiquer avec des personnes de différents groupes sociaux ;
Capacités d'un psychologue, « sens du patron ».
À cela, bien sûr, il faut ajouter des compétences orales et discours écrit combiné avec un représentant apparence. Si une entreprise est activement engagée dans une activité économique à l’étranger, qualités nécessaires le secrétaire doit également inclure la propriété une langue étrangère(langues) dans la mesure déterminée par les spécificités de l’entreprise.
Comme vous pouvez le constater, trouver un candidat approprié pour le poste de secrétaire n'est pas une tâche facile. Tout le monde ne peut pas faire du travail de secrétariat : certains sont complètement déstabilisés par les réprimandes d'un patron, certains ont clairement une estime de soi gonflée et perçoivent leur travail comme une faveur, et de nombreux candidats sont fermement convaincus que toutes les tâches de secrétariat se résument à servir périodiquement. le patron café et « créer des conditions confortables ».
Bien entendu, les qualifications nécessaires s'acquièrent avec l'expérience, c'est pourquoi les entreprises réputées, lorsqu'elles annoncent des postes de secrétaire, limitent souvent l'âge des candidats (par exemple, pas moins de 30 à 35 ans). Mais il y a ici un autre danger : il peut s'avérer qu'il est plus difficile de recycler un nouvel employé possédant une vaste expérience que de former « à partir de zéro » une jeune fille de 20 ans.
Mais une personne appropriée a été trouvée, et il faut maintenant l'initier aux subtilités du travail. Les principales responsabilités du secrétaire sont consignées dans les instructions de travail (un exemple est donné ci-dessous). Il précise également les exigences en matière de qualifications et de compétences purement techniques (telles que la capacité de travailler sur un ordinateur, de manipuler un fax et d'autres équipements de bureau, numérotation abrégée texte de dictée, etc.).
Cependant, le travail de secrétaire présente de nombreuses caractéristiques qui ne peuvent être consignées dans les instructions de travail. Pour éviter les insultes mutuelles et les reproches immérités, il est conseillé d'informer immédiatement le secrétaire de ces caractéristiques. Par exemple, il lui sera utile de savoir :
1. Comment vous présenter par téléphone ? Selon l'étiquette, il est d'usage de nommer l'entreprise puis de lui dire bonjour, mais dans la pratique, de nombreux managers, pour des raisons de sécurité, ne permettent pas de prononcer le nom de l'entreprise.
2. Quelle est la hiérarchie formelle et réelle des salariés dans l’entreprise ? Dois-je exécuter les instructions des autres employés et, si oui, dans quel ordre ?
3. Comment « filtrer » les appels téléphoniques ? Avec qui devriez-vous vous connecter à tout moment et avec qui ne devriez-vous jamais vous connecter ?
4. Quelle est la procédure pour recevoir des visiteurs ? Qui peut accéder au gestionnaire à tout moment, sans rendez-vous et sans rapport ?
5. Quel est le « rituel » du service du thé et du café ? Que préfère le manager et quand ? Quand offrir une tasse de thé ou de café aux visiteurs ?
6. Quel est l'horaire approximatif de la journée et de la semaine de travail d'un manager ?
7. Quand le travail du secrétaire se termine - strictement certaine heure ou après le départ du manager ?
Dans les prochains numéros de notre hebdomadaire, nous parlerons plus en détail de certaines nuances de la « technologie » du travail de secrétariat. Et maintenant - les instructions de travail. Nous vous rappelons qu'il ne s'agit que d'un échantillon que vous pouvez modifier à votre guise en ajoutant les points qui vous semblent manquants et en rayant ceux qui ne sont pas nécessaires. Et n'oubliez pas de faire connaître ces instructions à votre secrétaire contre récépissé.
Alena Mychkina,
avocat
Sergueï Koval,
avocat
"J'approuve" __________________ (_________________) (signature) (nom complet) Directeur _____________________________________ (nom de l'entreprise, de l'organisation) «____» ____________ 200__ |
Instructions de travail pour le secrétaire du gérant
I. Dispositions générales
1. La présente instruction de travail définit les devoirs fonctionnels, les droits et les responsabilités du secrétaire du gérant (ci-après dénommé le secrétaire).
2. Le secrétaire est embauché et licencié sur ordre du chef d'entreprise conformément aux exigences du Code du travail de l'Ukraine et de la législation du travail en vigueur.
3. Le secrétaire rend compte directement au chef d'entreprise.
II. Les exigences de qualification
Le secrétaire doit savoir :
1. Gestion de l'entreprise et de ses divisions.
2. Organisation et contenu du travail du directeur de l'entreprise.
3. Résolutions, instructions, ordonnances, règlements, instructions et autres documents relatifs à la tenue des dossiers.
4. Règles de conception lettres commerciales en utilisant formulaires standards.
5. Règles de traitement des informations orales et écrites (documentaires).
6. Règles de fonctionnement des équipements informatiques et des systèmes de communication.
7. Processus technologiques traitement de l'information, instructions de travail, programmes, mises en page, documents réglementaires et méthodologiques sur la technique et la séquence des opérations dans les systèmes informatiques (réseaux).
8. Exigences techniques relatives aux disques magnétiques et laser, aux autres supports de stockage utilisés, aux consommables papier, imprimante et fax.
9. Règles d'orthographe et de ponctuation (pour le russe et Langues ukrainiennes), avoir une compétence grande vitesse dactylographie.
10. Langue anglaise* dans la mesure nécessaire au travail.
11. Discours d'affaires et l'éthique des relations professionnelles.
12. Règlement intérieur réglementation du travail.
13. Fondements de la législation du travail, organisation du travail.
14. Règles et réglementations en matière de protection du travail.
III. Tâches et responsabilités
Le secrétaire est tenu :
1. Exercer des fonctions techniques pour assurer et maintenir le travail du chef d'entreprise.
2. Travailler avec les informations et les documents nécessaires à la direction, à la gestion et à l'interaction des unités structurelles.
3. Recevoir des services ou des interprètes les informations nécessaires au manager, et appeler les salariés sur ses instructions.
4. Fournir lieu de travail gestionnaire avec des fournitures de bureau, créer des conditions favorables à son travail productif.
5. Envoyer et recevoir des informations par fax, e-mail et ainsi de suite.
6. Organiser les conversations téléphoniques du gestionnaire, recevoir et transmettre des messages téléphoniques, enregistrer les messages reçus pendant l'absence du gestionnaire et porter leur contenu à sa connaissance.
7. Organiser la préparation des réunions et réunions tenues par le gestionnaire (rassembler le matériel nécessaire, informer les participants de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion ou de la réunion, tenir les inscriptions, etc.), dresser les procès-verbaux.
8. Effectuer le travail de bureau, recevoir la correspondance reçue au nom du gérant, la systématiser selon la procédure adoptée dans l'entreprise et la transférer, après examen par le gérant, à des services ou interprètes spécifiques.
9. Surveiller l'avancement de l'exécution des ordres pris sous contrôle, déterminer les raisons de leur exécution intempestive et en informer constamment le gestionnaire.
10. Connaître l'emplacement des dirigeants de l'entreprise et des autres employés clés (selon la liste).
11. Conformément aux instructions du gérant, organiser le travail des véhicules de fonction, commander des transports de tiers si nécessaire, et assurer également la commande des billets de train, d'avion, etc. pour la direction de l'entreprise en cas de problème. voyage d'affaires.
12. Accepter les documents et déclarations personnelles des employés pour signature par le responsable.
13. Organiser l'accueil des visiteurs, faciliter l'examen rapide des candidatures et propositions des salariés.
14. Constituer les dossiers, assurer leur stockage et leur classement aux archives dans les délais impartis.
15. Observez exigences nécessairesà la sécurité informatique. Mettez à jour les bases de données antivirus en temps opportun, vérifiez la présence de virus dans tous les fichiers entrants pendant le travail et n'autorisez pas le travail sur Internet ou sur un réseau informatique local sans qu'un programme antivirus soit activé.
16. N'autorisez pas l'installation de logiciels sans licence sur votre ordinateur logiciel et tout programme non lié à l'exercice direct de fonctions officielles. L'installation de tout programme doit être autorisée par le chef d'entreprise ou l'administrateur système du réseau informatique.
17. Signaler à l'employé responsable tous les écarts détectés dans le fonctionnement de l'équipement informatique, les virus détectés ainsi que les programmes installés sans autorisation sur l'ordinateur en l'absence du secrétaire.
18. Conserver les secrets commerciaux et prendre des mesures pour les protéger :
18.1. Ne laissez aucun document sans surveillance, y compris ceux sur supports magnétiques et laser, ne les retirez pas de l'entreprise sans l'autorisation du gérant, ne les transférez pas à d'autres personnes, n'en faites pas de copies inutilement.
18.2. Ne divulguez pas d'informations à vos collègues de travail qui ne sont pas directement liées à leurs responsabilités.
18.3. Ne divulguez pas d’informations concernant moyens techniques traiter et stocker des informations, y compris informatiques (mots de passe, codes, noms et emplacements des fichiers et répertoires, leur contenu) et ne pas permettre aux personnes sans accès et aux étrangers d'y accéder.
19. Améliorer constamment les compétences et les habitudes de travail.
20. Effectuer les missions officielles individuelles du gestionnaire.
Le secrétaire a le droit :
1. Prendre connaissance des projets de décisions du chef d'entreprise relatifs à ses activités.
2. Soumettre des propositions d'amélioration du travail liées à ses responsabilités pour examen par la direction de l'entreprise.
3. Informer le chef d'entreprise de toutes les lacunes identifiées dans les activités de l'entreprise et faire des propositions pour leur élimination.
4. Exiger et recevoir personnellement ou au nom du directeur de l'entreprise des chefs des divisions structurelles et des spécialistes les informations et documents nécessaires.
5. Exiger l'aide de la direction de l'entreprise dans l'exercice de ses fonctions officielles.
V. Responsabilité
Le secrétaire est chargé :
1. En cas d’exécution inappropriée ou de manquement à l’exercice de ses fonctions officielles prévues dans les présentes instructions - dans les limites établies par la législation du travail en vigueur en Ukraine.
2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites fixées par la législation civile, administrative et pénale en vigueur de l'Ukraine.
3. Pour les dommages causés à l'entreprise dommage matériel- dans les limites fixées par la législation civile et du travail en vigueur en Ukraine.
4. En cas de divulgation de secrets commerciaux - responsabilité pénale selon l'art. 232 du Code pénal de l'Ukraine.
VI. Des relations
1. En cas d'absence du secrétaire, ses fonctions sont exercées par une personne nommée de la manière prescrite. Cette personne acquiert les droits correspondants et est responsable de la mauvaise exécution des fonctions qui lui sont confiées.
2. Pour exercer ses fonctions et exercer ses droits, le secrétaire interagit :
2.1. De _____________________ pour les questions : ______________________
2.2. De _____________________ pour les questions : ______________________
Responsable d'une unité structurelle.
Échantillon typique
J'APPROUVE
___________________________________ (initiales, nom)
(nom de l'organisation, avant ________________________
acceptation, etc., son organisation (directeur ou autre responsable)
forme juridique) personne officielle, autorisée
ce qu'il faut affirmer
instructions finales)
" " ____________ 20__
Description de l'emploi
Secrétaire du chef
______________________________________________
(nom de l'organisation, de l'entreprise, etc.)
" " ______________ 20__ N_________
Cette description de poste a été élaborée et approuvée par
base Contrat de travail Avec __________________________________________
(nom du poste de la personne pour laquelle
____________________________________________________________________________ et conformément à
cette description de poste a été compilée)
des provisions Code du travail Fédération Russe et autres réglementations
actes réglementant les relations de travail dans la Fédération de Russie.
I. Dispositions générales
1.1. Le secrétaire du gérant appartient à la catégorie technique
artistes interprètes ou exécutants.
1.2. Une personne qui a
plus haut formation professionnelle, sans aucune exigence d'expérience
travail, ou enseignement professionnel secondaire et expérience professionnelle
spécialité depuis au moins __________ ans.
1.3. Nomination au poste de secrétaire du chef et révocation
d'elle est effectuée sur ordre du chef d'entreprise sur présentation
1.4. Le secrétaire doit savoir :
- résolutions, instructions, ordonnances, autres règles et
documents réglementaires des organismes supérieurs et autres concernant
activités de l'entreprise;
- règlements, instructions, autres documents réglementaires pour le maintien
Bureau de travail;
- la structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions ;
- charte de l'entreprise ;
- organisation du travail de bureau ;
- les modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
- le travail d'archives ;
- la dactylographie ;
- les règles d'utilisation des interphones ;
- les normes d'un système organisationnel et administratif unifié
Documentation;
- les règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standards ;
- les fondamentaux de l'éthique et de l'esthétique ;
- règles communication d'entreprise;
- les règles de fonctionnement du matériel informatique ;
- les bases du droit administratif et du droit du travail ;
- le règlement intérieur du travail ;
- les règles et règlements de protection du travail, les précautions de sécurité,
assainissement industriel et protection contre les incendies;
1.5. Le secrétaire rapporte directement au gérant
________________________________________________________________________.
(entreprise, unité structurelle)
1.6. Durant l'absence du secrétaire (vacances, maladie, etc.), son
les fonctions sont exercées par une personne désignée conformément à la procédure établie,
qui acquiert les droits correspondants et en assume la responsabilité
bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilités professionnelles
Secrétaire:
2.1. Réalise des travaux d'accompagnement organisationnel et technique
activités administratives et administratives du gestionnaire.
2.2. Accepte la soumission pour examen par le gestionnaire
correspondance, la transmet conformément aux par décision V
unités structurelles ou interprètes spécifiques destinés à être utilisés dans
processus de travail ou préparation des réponses.
2.3. Effectue du travail de bureau, effectue diverses opérations avec
l'utilisation de technologies informatiques conçues pour la collecte, le traitement et
présentation des informations lors de la préparation et de la prise de décisions.
2.4. Accepte les documents et les déclarations personnelles pour la signature du gestionnaire.
2.5. Prépare les documents et le matériel nécessaires aux travaux
chef.
2.6. Assure un examen et une soumission en temps opportun.
divisions structurelles et exécuteurs spécifiques des documents,
soumis au gestionnaire pour signature, s'assure de leur qualité
édition.
2.7. Organise les conversations téléphoniques avec le manager,
enregistre les informations reçues en son absence et les porte à sa connaissance
informations son contenu, transmet et reçoit des informations via
appareils de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que
messages téléphoniques, porte des informations à son attention en temps opportun,
reçus via les canaux de communication.
2.8. Au nom du gestionnaire, rédige les lettres, demandes, etc.
documents, prépare les réponses aux auteurs des lettres.
2.9. Effectue des travaux de préparation de réunions et de conférences,
réalisée par le gestionnaire (collecte matériel nécessaire, alerte
participants sur l'heure et le lieu de la réunion, l'ordre du jour, leur inscription),
tient et prépare les procès-verbaux des réunions et des conférences.
2.10. Surveille l'exécution par les employés de l'entreprise
ordres et instructions émis, ainsi que le respect des délais
remplir les instructions et instructions du gérant, prises sous contrôle.
2.11. Tient à jour un dossier de contrôle et d'enregistrement.
2.12. Fournit au poste de travail du manager les éléments nécessaires
matériel d'organisation, fournitures de bureau,
crée des conditions propices au travail efficace du leader.
2.13. Imprime les documents officiels selon les directives du gestionnaire,
nécessaire à son fonctionnement, ou saisit les informations actuelles dans la banque de données.
2.14. Organise l'accueil des visiteurs, favorise l'efficacité
prise en compte des demandes et suggestions des salariés.
2.15. Forme les dossiers conformément à la nomenclature agréée,
veille à leur sécurité et les soumet aux archives dans les meilleurs délais.
2.16. Effectue les missions officielles individuelles du gestionnaire.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Droits
Le secrétaire a le droit :
3.1. Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de l'entreprise,
relatifs à ses activités.
3.2. Soumettre des propositions à l'examen de la direction
amélioration du travail lié aux responsabilités prévues
cette consigne.
3.3. Dans la limite de vos compétences, informez les autorités immédiates
au manager de toutes les lacunes identifiées dans le processus de réalisation de leurs
responsabilités professionnelles et faire des propositions pour les éliminer.
3.4. Demander personnellement ou au nom de la direction de l'entreprise à
unités structurelles et informations et documents spécialisés,
nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
3.5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle fournisse une assistance dans
l'exercice de leurs devoirs et droits officiels.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Responsabilité
Le secrétaire est chargé :
4.1. Pour mauvaise exécution ou manquement à leurs fonctions
tâches prévues dans la présente description de poste, en
dans les limites déterminées par la législation du travail de la Fédération de Russie.
4.2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leur
activités - dans les limites déterminées par les procédures administratives, pénales et
législation civile de la Fédération de Russie.
4.3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites spécifiées
législation du travail et civile de la Fédération de Russie.
La description de poste a été élaborée conformément à ________________
(Nom,
_____________________________.
numéro et date du document)
Chef d'unité structurelle (initiales, nom)
_________________________
(signature)
" " _____________ 20__
CONVENU:
Responsable du département juridique
(initiales, nom)
_____________________________
(signature)
" " ________________ 20__
J'ai lu les instructions : (initiales, nom)
_________________________
(signature)
JE CONFIRME:
[Titre d'emploi]
_______________________________
_______________________________
[Nom de l'entreprise]
_______________________________
_______________________/[NOM ET PRÉNOM.]/
"______" _______________ 20___
DESCRIPTION DE L'EMPLOI
Secrétaire du chef
1. Dispositions générales
1.1. Cette description de poste définit et réglemente les pouvoirs, fonctionnels et responsabilités professionnelles, droits et responsabilités du secrétaire du chef de [Nom de l'organisation au génitif] (ci-après dénommée la Société).
1.2. Le secrétaire de direction appartient à la catégorie des cadres techniques, est nommé à ce poste et démis de ses fonctions dans les formes fixées par la législation du travail en vigueur par arrêté du chef d'entreprise.
1.3. Le secrétaire du gestionnaire relève directement de [nom du poste du gestionnaire immédiat dans cas datif] Entreprises.
1.4. Une personne possédant une formation professionnelle supérieure sans exigence d'expérience professionnelle ou d'enseignement professionnel secondaire et une expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans est nommée au poste de secrétaire du directeur.
1.5. Le secrétaire du gérant doit savoir :
- résolutions, instructions, ordonnances et autres documents d'orientation et documents réglementaires relatifs aux activités de l'entreprise et à la tenue des registres ;
- structure et gestion de l'entreprise et de ses divisions ;
- organisation du travail de bureau;
- méthodes d'enregistrement et de traitement des documents;
- travail d'archives;
- manuscrit;
- règles d'utilisation des interphones ;
- normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
- règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standard ;
- fondamentaux de l'éthique et de l'esthétique;
- règles de communication d'entreprise;
- les bases de l'organisation et de la gestion du travail;
- règles de fonctionnement du matériel informatique ;
- principes fondamentaux du droit administratif et de la législation du travail ;
- règlement intérieur du travail;
- règles et règlements de protection du travail.
1.6. Dans ses activités, le secrétaire du gérant est guidé par :
- réglementations et matériel pédagogique concernant le travail effectué;
- règlement intérieur du travail;
- ordres et instructions du chef de la Société et de son supérieur immédiat ;
- cette description de poste ;
- règles sur la protection du travail, l'assainissement industriel et la protection contre l'incendie.
1.7. Pendant la période d'absence temporaire du secrétaire du gérant, ses fonctions sont confiées à [nom du poste d'adjoint].
2. Responsabilités fonctionnelles
Le secrétaire du gérant exerce les fonctions suivantes :
2.1. Réalise des travaux d'accompagnement organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef d'entreprise.
2.2. Accepte la correspondance reçue pour examen par le gestionnaire, la transmet conformément à la décision prise aux unités structurelles ou à des interprètes spécifiques pour utilisation dans le processus de travail ou la préparation des réponses.
2.3. Effectue du travail de bureau, effectue diverses opérations à l'aide de la technologie informatique conçue pour collecter, traiter et présenter des informations lors de la préparation et de la prise de décisions.
2.4. Accepte les documents et déclarations personnelles pour signature par le chef d'entreprise.
2.5. Prépare les documents et le matériel nécessaires au travail du gestionnaire.
2.6. Surveille l'examen et la soumission en temps opportun par les unités structurelles et les exécuteurs spécifiques des documents reçus pour exécution, vérifie l'exactitude des projets de documents préparés soumis au responsable pour signature et assure leur édition de haute qualité.
2.7. Organise les conversations téléphoniques du gestionnaire, enregistre les informations reçues en son absence et porte son contenu à sa connaissance, transmet et reçoit des informations via des appareils de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que des messages téléphoniques, apporte des informations à son attention en temps opportun, reçue via les canaux de communication.
2.8. Sur instructions du gestionnaire, il rédige les lettres, demandes et autres documents, et prépare les réponses aux auteurs des lettres.
2.9. Effectue des travaux de préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, de leur inscription), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.10. Surveille l'exécution par les salariés de l'entreprise des ordres et instructions émis, ainsi que le respect des délais d'exécution des instructions et instructions du chef d'entreprise, prises sous contrôle.
2.11. Tient un dossier de contrôle et d'enregistrement.
2.12. Fournit au lieu de travail du gestionnaire l'équipement organisationnel nécessaire, les fournitures de bureau et crée des conditions propices à son travail efficace.
2.13. Imprime, sous la direction du gestionnaire, les documents officiels nécessaires à son travail, ou saisit les informations actuelles dans la banque de données.
2.14. Organise l'accueil des visiteurs, facilite la prise en compte rapide des demandes et suggestions des salariés.
2.15. Constitue les dossiers selon la nomenclature agréée, veille à leur sécurité et les dépose aux archives dans les délais impartis.
2.16. Copie les documents sur un copieur personnel.
En cas de nécessité officielle, le secrétaire du gérant peut être impliqué dans l'exercice de ses fonctions officielles en heures supplémentaires, de la manière prescrite par les dispositions de la législation fédérale du travail.
3. Droits
Le secrétaire du gérant a le droit :
3.1. Exiger de la direction de la Société qu'elle l'assiste dans l'exercice de ses fonctions.
3.2. Améliorez vos compétences.
3.3. Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de la Société relatifs à ses activités.
3.4. Soumettez des propositions sur des questions liées à vos activités pour examen par votre superviseur immédiat.
3.5. Recevoir des salariés de la Société les informations nécessaires à l'exercice de leurs activités.
4. Responsabilité et évaluation des performances
4.1. Le secrétaire du gérant porte la responsabilité administrative, disciplinaire et matérielle (et dans certains cas prévus par la législation de la Fédération de Russie, pénale) pour :
4.1.1. Le non-respect ou mauvaise exécution instructions officielles du supérieur immédiat.
4.1.2. Inexécution ou mauvaise exécution de ses fonctions professionnelles et des tâches assignées.
4.1.3. Utilisation illégale des pouvoirs officiels accordés, ainsi que leur utilisation à des fins personnelles.
4.1.4. Informations inexactes sur l'état du travail qui lui est confié.
4.1.5. Défaut de prendre des mesures pour réprimer les violations identifiées des règles de sécurité, de sécurité incendie et d'autres règles qui constituent une menace pour les activités de l'entreprise et de ses employés.
4.1.6. Défaut d'assurer le respect de la discipline du travail.
4.1.7. Infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.
4.1.8. Causer des dommages matériels et/ou des pertes à l'entreprise ou à des tiers liés à des actions ou à l'inaction dans l'exercice de fonctions officielles.
4.2. L'évaluation des performances du secrétaire du gérant est réalisée :
4.2.1. Par le supérieur immédiat - régulièrement, dans le cadre de l'exercice quotidien par l'employé de ses fonctions de travail.
4.2.2. La commission de certification de l'entreprise - périodiquement, mais au moins une fois tous les deux ans, sur la base des résultats documentés des travaux pour la période d'évaluation.
4.3. Le principal critère d'appréciation du travail du secrétaire du gérant est la qualité, l'exhaustivité et la ponctualité de son exécution des tâches prévues dans les présentes instructions.
5. Conditions de travail
5.1. Les horaires de travail du secrétaire du gérant sont déterminés conformément au règlement intérieur du travail établi par la Société.
5.2. En raison des besoins de production, la secrétaire du gérant est amenée à effectuer des déplacements professionnels (y compris locaux).
6. Droit de signature
6.1. Pour assurer les activités, le secrétaire du gérant a le droit de signer des documents d'information et de référence sur les questions incluses dans ses responsabilités fonctionnelles.
J'ai lu les instructions ___________/___________/ « ___ » _______ 20__
Ils représentent la partie principale des instructions pour effectuer des activités de travail pour le poste désigné. En plus d'une liste de certaines recommandations qui doivent être suivies, un tel document contient des informations sur les exigences, les droits, le domaine de responsabilité du secrétaire, ainsi que les dispositions générales du travail. Il ne faut pas supposer qu'une telle position professionnelle est simple et ne nécessite pas de prendre en compte certaines nuances.
Responsabilités générales
Tout d’abord, vous devez comprendre quelles sont les responsabilités professionnelles classiques et unifiées d’une secrétaire. En bref, elles peuvent être résumées comme les recommandations obligatoires suivantes :
Exigences de connaissances
Les responsabilités d'un employé peuvent varier légèrement selon sa spécialisation principale. Cependant, quoi qu'il en soit, des connaissances dans les domaines suivants pour ce poste seront utiles et très utiles :
- Fondements de la législation du travail et de l'administration.
- Normes générales d'éthique et d'étiquette des affaires.
- Bases du travail de bureau.
- Précautions de sécurité.
- Règles de travail avec les ordinateurs, les salles de réception et de négociation, ainsi que le matériel de bureau.
- Sécurité et santé au travail.
- Exigences pour la conduite de la correspondance commerciale.
Entre autres choses, il est impossible d'exercer correctement les fonctions de secrétaire sans connaître les fondamentaux internes de l'entreprise, les procédures commerciales, les documents réglementaires et bien plus encore.
Responsabilités d'un directeur adjoint
Les responsabilités professionnelles du secrétaire du directeur ne sont pas très différentes de celles Exigences générales donnée ci-dessus. Il reçoit et transmet également la correspondance, copie et archive les documents, contrôle la communication des ordres du gestionnaire aux personnes responsables, effectue les formalités administratives nécessaires et assure l’achat des marchandises prioritaires. Entre autres choses, un tel spécialiste doit être capable de :
En règle générale, ces responsabilités professionnelles de secrétaire du directeur peuvent être exercées par des personnes ayant une formation professionnelle supérieure ou secondaire. Dans ce dernier cas, un avantage significatif est d'avoir au moins 2 ans d'expérience professionnelle dans le métier.
Droits du secrétaire
Il ne faut pas oublier que non seulement les responsabilités professionnelles du secrétaire déterminent son travail ; l'employé a bien entendu également certains droits. Ainsi, ceux-ci incluent la possibilité de se familiariser avec des projets de travail et le droit de faire des propositions rationnelles dans le cadre de votre description de poste. En outre, lorsqu’il constate des lacunes relevant de sa compétence, le secrétaire a le droit d’attirer l’attention du gestionnaire sur ces aspects.
Exigences pour les activités d'un commis
En règle générale, les responsabilités professionnelles d'un secrétaire de bureau diffèrent légèrement de celles décrites ci-dessus. Parallèlement, le directeur adjoint doit avant tout soutenir les activités de ses supérieurs, tandis que le commis se concentre surtout sur la paperasse. Dans les instructions activité de travail Les aspects suivants doivent être inclus :
Conditions requises pour les activités d'un secrétaire de tribunal
Des changements beaucoup plus importants incluent les responsabilités professionnelles du secrétaire du tribunal. En règle générale, ces spécialistes sont directement impliqués dans la conduite et l'enregistrement des audiences. En outre, ils préparent des lettres, des requêtes et d'autres documents et peuvent convoquer les personnes participant aux débats judiciaires. Similaire travail actif peut être effectué par une personne ayant à la fois un niveau supérieur et incomplet l'enseignement supérieur, sans expérience professionnelle pertinente. En règle générale, ce poste est choisi par des jeunes hommes et femmes qui souhaitent acquérir de l'expérience dans le domaine judiciaire et poursuivre leur carrière dans le domaine du droit.
Certains peuvent penser qu'un tel poste ne nécessite pas de connaissances et de compétences particulières et qu'il conviendra donc à de nombreuses personnes, mais ce n'est pas tout à fait vrai. Que fait d'autre un greffier ? Ses responsabilités professionnelles comprennent :
- Respect de la Constitution, Lois fédérales et tout autre règlement et ordonnance.
- Exécution des instructions d'un juge ou d'autres personnes autorisées.
- Interaction avec d'autres employés de la structure judiciaire pour résoudre les problèmes relevant de la compétence du secrétaire.
informations générales
Les responsabilités professionnelles du secrétaire-greffier, du directeur adjoint et des employés du tribunal sont régies par un document spécial appelé description de poste. Sa présence dans toute entreprise est obligatoire, car c'est selon la liste de règles précisée que le salarié comprend quelles actions il doit accomplir et lesquelles il ne doit pas. Un tel document est élaboré et compilé avec la participation de l'équipe de direction et contient nécessairement des sous-sections telles que dispositions générales, droits et obligations, domaine de responsabilité, relations entre les salariés au sein de l'entreprise, ainsi que les applications nécessaires.