La rédaction d'une lettre commerciale n'est pas une tâche moins importante pour toute entreprise. Typiquement, un document est rédigé selon un schéma simple : salutation - partie principale - conclusion - signature et date. Selon la pratique généralement acceptée, à la fin de la lettre, au lieu d'une simple signature (nom et initiales), la formule la plus polie « Avec respect » est utilisée - le nom du directeur ou de toute autre personne responsable au nom de laquelle le document a été établi y est ajouté.
Cette phrase est particulièrement souvent utilisée (en raison de sa simplicité et de sa neutralité). Toutefois, d'autres formules peuvent être appliquées en fin de lettre ; leurs échantillons seront donnés ci-dessous.
Pourquoi avez-vous besoin d'une signature dans une lettre commerciale ?
Signature dans lettre d'affaires, comme dans tout autre (par exemple, dans), est nécessaire principalement pour que le destinataire connaisse le nom du destinataire. AVEC point juridique C'est la seule fonction nécessaire de la signature, et elle peut donc être réduite au nom et aux initiales.
Important: Il est hautement souhaitable que le document soit certifié par la signature personnelle du directeur (gestionnaire) et contienne sur lui-même (à la fin de la feuille) une empreinte du sceau ou du cachet de l'organisation. Ces conditions ne sont pas obligatoires, mais leur mise en œuvre augmentera considérablement la confiance dans l'expéditeur du document.
L'utilisation d'un seul nom de famille sans la formule « Avec respect », bien qu'elle ne prive pas le document de force juridique, n'est pas capable de susciter des émotions positives chez le destinataire envers l'expéditeur et s'écarte simplement des normes de politesse acceptées dans la société. . C’est pour cette raison que les mots « Cordialement » (et de nombreuses variantes) sont largement utilisés dans la correspondance professionnelle et personnelle. Les ajouter à la fin de la lettre n’est pas difficile (pas plus difficile que d’écrire), mais le résultat vaut largement le temps passé.
Important: conformément à l'usage, la phrase « Avec respect » à la fin de la lettre est séparée du nom et de la fonction par une virgule.
« Avec respect » à la fin de la lettre - exemple
Sincèrement,
Directeur général de Mayak-Neftegaz-Egorovka LLC
Ivanov I.I.
Actuellement, en plus de la phrase de base « Avec respect », qui est placée à la fin de la lettre, plusieurs autres options sont utilisées, plus ou moins formelles et adaptées à certains cas :
- Juste un nom de famille avec des initiales. Dans les transactions commerciales, son utilisation est autorisée uniquement lors d'un échange actif de messages texte ; De plus, le premier et le dernier d'entre eux doivent certainement être rédigés conformément à toutes les règles.
- « Passe une bonne journée" Une bonne option pour une lettre finale dans la correspondance, cependant, un destinataire inconnu peut la considérer comme dure.
- « À bientôt" Il est logique d'utiliser cette formule uniquement lorsque l'expéditeur envisage de rencontrer prochainement le destinataire.
- « Bonne chance!« Une telle conclusion peut sembler frivole au destinataire et n'est donc autorisée que dans une correspondance semi-amicale.
- « Merci pour votre attention" La formule est recommandée pour une utilisation dans les propositions commerciales et commerciales.
Résumons-le
La formule « Avec respect » est utilisée avant la fonction et le nom du destinataire à la fin de la lettre pour créer une ambiance plus amicale entre le destinataire. La phrase originale peut être remplacée par n'importe quelle autre - l'essentiel est qu'elle soit appropriée.
De plus, pour certifier le document, il est recommandé d'utiliser la signature personnelle du gérant (directeur), ainsi que d'apposer un sceau ou un cachet - avec la phrase « Avec respect », ces détails permettront au destinataire de se sentir en confiance dans le expéditeur.
Vous en avez assez des « Cordialement » et vous voulez quelque chose de nouveau ? L'équipe de MediaDigger, plateforme qui automatise le stockage d'une base de données de contacts et permet d'envoyer en masse des emails personnalisés, a réalisé une sélection de signatures alternatives avec lesquelles vous pouvez terminer votre email. Après tout, quoi qu’il arrive, le courrier électronique reste la méthode principale communication d'entreprise:
1. Cordialement– Pour les amoureux des classiques. L'option la plus sûre.
2. Cordialement vôtre– Il y a quelque chose là-dedans, mais tout le monde ne peut pas se permettre une telle signature. Vous devez être et avoir une certaine apparence.
3.C Meilleurs vœux – Un peu moins formel et applicable dans une lettre commerciale.
4. Entrez simplement un nom– Tout à fait approprié, surtout dans les cas où il y a un échange de lettres actif.
5. Vos initiales– C’est également acceptable, mais la question se pose : pourquoi ne pourriez-vous pas simplement écrire votre nom en toutes lettres, et cela laisse un arrière-goût désagréable.
6. Bonne journée– Pour une dernière lettre, quand on ne s’attend pas à entendre autre chose de son interlocuteur dans la journée, c’est tout à fait adapté.
7. Passez une bonne semaine- Le même que " passe une bonne journée», seulement si vous ne communiquez plus dans un délai d’une semaine.
8. Cordialement– Version anglaise « avec respect ». Le plus sûr pour la communication d'entreprise. Certains russophones n’utilisent que cette signature. En principe, c'est acceptable, mais si vous communiquez beaucoup avec des étrangers et que tout le monde le sait. Sinon, ça a l'air un peu étrange.
9. Cordialement– Le même, cordialement, mais un peu moins formel.
10. Avec mes salutations amicales« Nous n’avons jamais rien vu de pareil, mais nous en avons entendu parler. » Je veux juste dire qu'ils ont appelé depuis les années 70 et ont demandé de leur rendre la signature.
11. À plus tard– Si vous avez convenu d'un rendez-vous dans un avenir proche et soulignez que vous vous en souvenez.
12. Bonne chance dans votre tâche difficile !– Cette signature peut être utilisée lorsque vous avez essayé d'aider quelqu'un (ou n'avez pas réussi à le faire) et que vous essayez d'une manière ou d'une autre de remonter le moral de l'interlocuteur.
13. Envoyé depuis l'iPhone– Il est possible d’expliquer d’une manière ou d’une autre pourquoi il peut y avoir des fautes de frappe dans la lettre, mais il peut sembler que vous vous vantez du modèle de votre téléphone.
14. Envoyé depuis un smartphone– Plus sûr que « envoyé depuis iPhone » : l’interlocuteur comprend que vous avez écrit depuis votre téléphone et la correction automatique a pu faire des fautes de frappe, alors que vous n’exhibez pas votre téléphone.
15. Merci de votre attention– Il est préférable de laisser cette phrase à ceux qui essaient de vous vendre quelque chose.
16. Merci– Si vous êtes vraiment reconnaissant, alors vous le pouvez. Mais vous ne devriez pas signer chaque lettre comme celle-ci lorsque vous donnez des instructions à quelqu’un. Cela dégagera un ton ordonné.
17. Avec un parfait respect– Pour ceux qui aiment se démarquer. Un peu romantique et prétentieux.
18. Pensez à la nature avant d’imprimer cette lettre.– Tout d’abord, il ne faut gronder personne. Deuxièmement, cette inscription peut parfois être plus longue que le texte de la lettre elle-même. Troisièmement, est-ce que quelqu’un imprime encore des lettres de nos jours ?
19. Prêt pour le service- Hmmm. Non, tout simplement.
20. Avec amour– C’est sympa et acceptable si vous vous connaissez depuis longtemps.
21. Bonne chance– Ceci est plus approprié si vous ne prévoyez pas de communiquer avec quelqu'un dans un avenir proche.
22. Je t'embrasse profondément– C’est tout à fait adapté à la famille et aux proches.
23. Avec une tendresse paternelle– Vous pouvez, mais seulement si vous êtes vraiment père et que vous venez d’apprendre ce qu’est Internet.
24. À toi pour toujours– Il vaut mieux laisser ça au bureau d’état civil.
25. Passez un bon week-end« Ceci est généralement écrit par ceux qui essaient avec diligence de vous les gâter en envoyant une lettre à la fin de la journée de travail le vendredi indiquant les choses à faire. En général, c’est possible, mais seulement quand on ne charge pas quelqu’un, sinon ça sent le sarcasme.
26. Cordialement– Il est acceptable que vous vous appeliez « camarade », mais pas pour tout le monde.
27. Votre humble serviteur– Cela sent fortement la flagornerie et il est difficile d’imaginer une situation où cela serait vraiment approprié.
28. Sincèrement dévoué à vous– Les mêmes problèmes que « Votre humble serviteur ».
29. Avec l'espoir d'une coopération plus fructueuse– Un peu long, mais acceptable, par exemple, pour la première lettre, lorsqu'on écrit à un inconnu.
30. Bisous– Si vous écrivez à votre moitié, alors c’est permis.
Connaissez-vous d'autres options ? Écrivez-nous à
En principe, la question de savoir comment et par quels moyens peut être créé et envoyé ne devrait pas se poser. Cependant, tout le monde n'est pas prêt à se lancer immédiatement dans cette tâche lorsqu'il s'agit de lettres officielles, surtout lorsque l'auteur de la lettre s'attend à recevoir une réponse. je vais l'ouvrir pour toi petit secret correspondance commerciale, plus le caractère et le style de la lettre sont stricts, plus les chances d'obtenir une réponse du destinataire sont grandes. Dans cette leçon, je fournirai plusieurs exemples d'e-mails qui devraient aider les utilisateurs à décider de leur propre style et ensuite à rédiger des messages de la manière la plus compétente.
Tout d’abord, nous devons décider de la nature de la lettre que nous créons. Je divise tous les e-mails sortants en trois types principaux :
- Offre entreprise
- Demande d'affaires
- Adresse conviviale
En conséquence, pour les trois types, j'ai des modèles, à la fois sous forme de simples fichiers texte et sous forme de modèles adaptés à des programmes de messagerie spécifiques. Passons à chacun d'eux dans l'ordre.
Offre entreprise
Bonjour (Bon après-midi), [nom de la personne à qui on s'adresse] !
Il est conseillé d'indiquer le nom dans toute lettre lors de la communication, car une adresse personnelle met une personne dans une ambiance amicale. Cependant, si vous ne parvenez toujours pas à trouver le nom, un modèle de message d’accueil suffira.
Permettez-moi de présenter à votre attention un nouveau service (nouveau produit) de notre société [nom de la société].
Permettez-moi de vous proposer une coopération dans le domaine de [nom du domaine d'activité].
Ensuite, décrivez brièvement les avantages de votre proposition en termes de prix ou de certaines caractéristiques de qualité. L'essentiel est de ne pas en faire trop. Des mégaoctets de texte, et même complétés par des images lumineuses et dénuées de sens, ne font qu'effrayer les gens. Si le destinataire de la lettre est intéressé par votre offre dès les premières lignes, il vous contactera certainement pour des informations complémentaires.
Si vous êtes sérieusement intéressé par personnes nécessaires vous a contacté dès le premier contact, c'est-à-dire qu'il est logique de penser à l'accessibilité non seulement en e-mail. Ce serait une bonne idée de créer des comptes dans des services tels que ICQ etSkype. Parfois, il est beaucoup plus facile pour une personne de vous contacter par téléphone ordinaire, si, bien sûr, vous avez judicieusement laissé le numéro dans votre signature.
Pourquoi avez-vous besoin de dupliquer votre propre adresse e-mail dans la signature, demandez-vous, si elle est automatiquement transmise par le serveur de messagerie. La règle ici est qu’un excès d’informations dans la correspondance commerciale n’est jamais inutile. Imaginons une situation dans laquelle votre lettre est reçue par une personne qui n'est potentiellement pas intéressée par l'offre, ou qui n'est tout simplement pas compétente pour y répondre correctement. Il transmet le message reçu à un autre utilisateur, mais pour une raison quelconque, les informations sur le véritable expéditeur sont perdues dans les données ajoutées automatiquement, ce qui rend difficile la possibilité de vous contacter. Cependant, il suffira toujours de regarder la signature pour déterminer l'auteur de la lettre et ses contacts nécessaires.
Demande d'affaires
Bonjour bon après-midi)!
Ou, si le nom du destinataire est connu, alors (Cher, [Nom, Patronyme]) !
Veuillez fournir des informations sur le produit (service) [nom du produit/service] avec une description spécifications complètes et des qualités compétitives.
Basé Loi fédérale RF [numéro et date du document], veuillez fournir des informations [décrire les données nécessaires à obtenir].
Vous pouvez également contacter la direction d'un service particulier sur Internet si vos droits sont violés.
Dans le cadre de la violation de la clause [numéro de clause dans le contrat d'utilisation] du contrat d'utilisation, à savoir : « [citer le texte intégral de ladite clause] », je vous demande de mener une enquête et de prendre les sanctions appropriées contre les coupables [ responsable (si nous parlons d'employés de service)] personne [site (nom du site)]. Veuillez signaler les résultats de l'inspection et les sanctions imposées à [votre propre adresse e-mail].
Adresse conviviale
Salutations (Bonne journée) (Bonjour), [nom de la personne] !
Lorsque vous nous contactez pour la première fois de manière amicale, l'intégralité de votre message texte sera un bon indicateur. Un texte volumineux et correctement rédigé indiquera votre grand intérêt à contacter la bonne personne et suscitera un désir de réponse. N'oubliez pas d'ouvrir la conversation avec quelques questions initiales.
Exemple d'e-mail
Signature dans e-mail– un attribut intégral de la correspondance commerciale. Cet élément détermine souvent si le message sera lu ou immédiatement envoyé à la « corbeille ». Le contenu des lettres peut être publicitaire, informatif ou de félicitations. Dans tous les cas, le signataire doit faire preuve de respect et d’auto-identification. Il est recommandé d'indiquer vos coordonnées pour assurer une communication rapide. L'originalité de la conception et l'exactitude de la présentation des informations peuvent affecter de manière significative l'attitude du destinataire du courrier envers l'entreprise.
La signature correcte dans un e-mail - ce qu'elle devrait être
Un message électronique destiné à une contrepartie ou à un partenaire commercial doit être signé par l'expéditeur. L'absence d'un tel attribut indique un faible niveau de professionnalisme et une méconnaissance des normes standards l'étiquette des affaires. La signature a plusieurs fonctions importantes :
- transmettre des informations (la signature fait office de carte de visite) ;
- publicité discrète ( création gratuite une certaine image et un rappel de soi) ;
- gain de temps lors de l’automatisation de la procédure d’approbation des messages.
Comment signer correctement un e-mail :
- Vous devez fournir des informations de base sur l'organisation et l'expéditeur ainsi que leurs coordonnées.
- La signature doit refléter le type d'activité de l'entreprise.
- La concision est de mise. Pour le dernier élément du message, 3-4 lignes suffisent. Si la signature comporte plus de 5 lignes, elle deviendra un facteur répulsif.
- Une condition importante est la maîtrise de l'orthographe.
- L'esthétique se manifeste dans la combinaison organique de la palette de couleurs choisie avec la taille et le type de police. Il n'est pas nécessaire de rendre le bloc de signature trop brillant ; il doit compléter le texte du message et ne pas en détourner l'attention.
Une signature originale dans un email ne produit pas toujours ce qui est attendu effet positif. L'angularité excessive de la police choisie indique une rigidité et une absence de visage. Il est recommandé de les utiliser pour les envois automatiques. Le style de conception manuscrit convient aux cas où vous devez établir relation de confiance avec le destinataire de l'information, à condition qu'il existe déjà des contacts personnels qui ont fait une impression positive sur le client. Le choix d'un style décoratif d'écriture des lettres se fait s'il existe une volonté de souligner la nouveauté, l'originalité et la créativité de l'expéditeur.
Signature dans un email : exemples
Pour créer une signature automatique dans un email, vous devez vous rendre dans vos paramètres de messagerie. J'ai écrit comment faire cela pour Gmail.
Comment faire une signature dans un e-mail pour le courrier sur Mail.ru ? À la fin de l'article, vous trouverez une vidéo de marque de Mail ru.
1. Où aller pour signer chaque lettre Mail.ru
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Pour signer chaque lettre MailRu, vous devez trouver vos paramètres de messagerie. Pour ce faire, accédez à votre messagerie sur Mail.ru, saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Après cela, cliquez sur le bouton « Paramètres » dans le menu supérieur (numéro 1 sur la figure 1) :
Riz. 1 Ouvrez les paramètres de messagerie Mail ru
Après cela, nous arrivons aux paramètres Mail.ru. Cliquez sur l’option « Nom et signature de l’expéditeur » (numéro 2 sur la figure 1).
On arrive à la fenêtre « Nom et signature de l’expéditeur » :
Riz. 2 Comme dans lettre de réponse mettre une signature avant le texte cité
Dans votre signature email automatique, vous pouvez ajouter :
- ta devise
- ton téléphone
- lien vers la vidéo,
- au site Web
- et ainsi de suite.
- trouver ce site sur Internet,
- Dans la barre d'adresse de votre navigateur, sélectionnez l'adresse du site et
- copiez-le dans le presse-papiers, par exemple en utilisant Ctrl+C.
- Ensuite, dans la signature de la lettre dans Mail.ru, placez le curseur au bon endroit et
- appuyez sur Ctrl+V pour coller l'adresse précédemment enregistrée dans .
- Vous verrez un lien vers le site dans votre signature email.
Faites attention à la coche après la signature :
- « Placez la signature avant la lettre citée. »
Cette case à cocher détermine où la signature sera automatiquement insérée : avant la lettre citée (et cela, à mon avis, est pratique) ou après celle-ci.
Après avoir saisi toutes les données de votre signature, n'oubliez pas la chose la plus importante : cliquez sur le bouton « Enregistrer » (numéro 4 sur la figure 2).
Comment décorer une signature avec des couleurs gras, italiques ?
Il existe différentes fonctionnalités fournies par chaque service de messagerie. Mail ru email est gratuit et vous ne devez pas confondre les opportunités qu'il offre avec les opportunités disponibles dans les services payants.
Dans Mail ru email, faire une signature en italique, la mettre en évidence en gras ou en couleur ne peut se faire que manuellement, et cela ne peut pas se faire automatiquement, du moins pour aujourd'hui. Comment décorer manuellement la signature de votre lettre ?
Après avoir entré le courrier Mail.ru, cliquez sur le bouton « Écrire une lettre » dans le coin supérieur gauche (Fig. 3). Après cela, la signature que nous avons spécifiée précédemment dans la fenêtre « Nom et signature de l'expéditeur » apparaîtra automatiquement dans la nouvelle lettre (Fig. 2). Vous pouvez désormais modifier cette signature manuellement et la décorer à votre guise. Quelles opportunités le courrier MailRu offre-t-il pour décorer votre signature ?
Vous devez d'abord mettre en évidence le texte requis dans la signature (en d'autres termes, « peignez-le en bleu » - 1 sur la figure 3). Ensuite, vous pouvez créer la partie sélectionnée du texte :
- gras (3 sur la figure 3),
- italique (4 sur la figure 3),
- souligné (5 sur la Fig. 3),
- couleur (6 sur la Fig. 3).
Ainsi, dans votre signature, vous pouvez colorer au moins chaque lettre (chiffre, symbole) séparément ou d'une autre manière.
Riz. 3. Comment créer une signature dans une lettre Mail.ru en gras, italique et couleur
Vous devrez décorer manuellement la signature dans chaque lettre. Hélas, il n'y a pas encore d'autres options dans MailRu.
Vous pouvez écrire vos souhaits à Mail ru concernant la modification de la signature. J'ai expliqué comment procéder ci-dessous dans cet article.
Comment faire différentes signatures pour les lettres ?
Ci-dessus sur la fig. 2 faites attention au bouton « + Ajouter un nom et une signature ». Ici, vous pouvez créer différentes signatures pour vos lettres, mais en même temps, vous devez créer une signature « Par défaut ». Il sera automatiquement inséré dans vos emails. Pour ce faire, à côté de la signature souhaitée, cochez l'inscription « Par défaut ». En figue. 5, il n’y a pas de case à cocher à côté de l’option « Par défaut ».
Nous avons fait plusieurs signatures différentes pour la lettre. Comment pouvons-nous continuer à vivre avec cela ? :) Comment insérer la signature requise dans une lettre ? À chaque fois, allez-vous dans vos paramètres de messagerie et modifiez-vous la case « Par défaut » à côté de la signature requise ? C'est long et peu pratique.
C'est plus simple ainsi : lors de la rédaction d'une lettre, cliquez sur le bouton « Signature » (numéro 1 sur la Fig. 4). Et là, sélectionnez la signature dont vous avez besoin pour le moment :
Riz. 4. Comment changer la signature lors de la rédaction d'une lettre
Ai-je besoin d'un répondeur automatique pour les e-mails ?
Permettez-moi de dire quelques mots sur le répondeur automatique, qui, comme « Nom et signature de l'expéditeur », se trouve dans « Paramètres ». C'est à vous de décider d'activer ou non le répondeur automatique.
D'une part, lorsque le répondeur est activé, l'expéditeur de la lettre recevra toujours un message de votre part indiquant que votre lettre a été reçue. De plus, vous pouvez insérer toute information connexe dans le répondeur : « Merci pour les nouvelles intéressantes et informatives », « Je ne suis pas là pour le moment, mais je vais certainement lire votre lettre », « Désolé, je vais lire votre lettre plus tard », etc.
En revanche, si de nombreuses lettres arrivent au courrier de l'expéditeur, la réception par l'expéditeur d'une lettre aussi « vide » n'est pas toujours perçue positivement. Par conséquent, « pensez par vous-même, décidez par vous-même » si vous souhaitez ou non activer le répondeur.
La signature dans un email est votre carte de visite Internet, alors ne la négligez pas et utilisez-la pour votre image et votre autorité.
Aide Mail ru
Pour chaque section du Mail ru mail, il y a une « Aide » (Indice), où sont données les explications nécessaires pour les sections.
Lorsque vous ouvrez « Aide », lorsque vous naviguez (vous déplacez) dans « Aide » dans le courrier, utilisez les icônes « + » situées devant chaque section. L'icône « + » ouvre les sections d'aide masquées.
Comment écrire au service d'assistance Mail ru
C'est ici que vous devez rédiger vos suggestions, plaintes, demandes concernant votre courrier sur Mail.ru. Parfois ils m'écrivent, je ne peux que donner des conseils, car je ne suis pas un employé de la société Mail ru.