secrétaire est nécessaire par toute organisation, et par conséquent, la description de poste du secrétaire sera utile à chaque entreprise. Il est important de bien préciser les devoirs de la secrétaire, qui ne se limitent pas du tout à recevoir des appels et de doux sourires. Nous vous proposons un exemple de descriptif de poste de secrétaire de direction - directeur général, chef de service, directeur d'agence, etc.
Description de l'emploi secrétaire
APPROUVÉ
Directeur général
Nom I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1.1. Le secrétaire appartient à la catégorie des exécuteurs techniques.
1.2. Le secrétaire est nommé et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. Le secrétaire rapporte directement au PDG/ au chef de l'unité structurelle de l'entreprise.
1.4. Pendant l'absence du secrétaire, ses droits et obligations sont transférés à un autre fonctionnaire, ce qui est annoncé dans l'arrêté de l'organisation.
1.5. Une personne remplissant les conditions suivantes est nommée au poste de secrétaire : formation - supérieur, incomplet supérieur ou secondaire spécialisé, expérience de travail similaire depuis six mois, connaissance du matériel bureautique (fax, copieur, scanner, imprimante), programmes Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Le secrétaire est guidé dans ses activités par :
- actes législatifs de la Fédération de Russie ;
- Charte d'entreprise, Règlement intérieur horaire de travail, autres règlements de l'entreprise;
- les ordres et ordres de la direction ;
- cette description de poste.
2. Fonctions officielles du secrétaire
Le secrétaire exerce les fonctions suivantes :
2.1. Réalise des travaux sur le support organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef.
2.2. Accepte la correspondance arrivant à l'examen du chef, la transmet conformément aux la décision aux divisions structurelles ou par un interprète spécifique à utiliser dans le processus de travail ou de préparation des réponses.
2.3. Accepte les documents et les demandes personnelles de signature du chef.
2.4. Répond aux appels téléphoniques, enregistre et transfère les informations de service au responsable, organise les conversations téléphoniques du responsable.
2.5. Au nom du chef, rédige des lettres, des demandes de renseignements et d'autres documents.
2.6. Réalise un travail de préparation des réunions et des réunions conduites par le responsable (collecte matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de l'événement, de l'ordre du jour, de leur inscription), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et réunions.
2.7. Effectue un contrôle sur l'exécution des ordres émis et des ordres par les employés de l'entreprise, ainsi que sur le respect des délais d'exécution des instructions et des instructions du chef, pris sous contrôle.
2.8. Fournit lieu de travail le chef avec le matériel d'organisation nécessaire, la papeterie, crée des conditions propices au travail efficace du chef.
2.9. Organise l'accueil des visiteurs, favorise l'efficacité de prise en compte des demandes et propositions des salariés.
2.10. Forme les caisses conformément à la nomenclature approuvée, s'assure de leur sécurité et les soumet aux archives en temps utile.
2.11. Organise les déplacements professionnels du chef : commandes de billets d'avion et de train, réservations d'hôtels.
2.12. Effectue les missions de service individuelles de son supérieur immédiat.
3. Droits du secrétaire
Le secrétaire a le droit :
3.1. Recevez des informations, y compris des informations confidentielles, dans la quantité nécessaire pour résoudre les tâches assignées.
3.2. Soumettre des propositions à la direction pour améliorer leur travail et le travail de l'entreprise.
3.3. Demander, personnellement ou au nom du chef d'entreprise et d'autres spécialistes, les informations et documents nécessaires à son accomplissement responsabilités professionnelles.
3.4. Exiger la gestion pour créer conditions normales pour l'exercice des fonctions officielles et la sécurité de tous les documents générés à la suite des activités de l'entreprise.
3.5. Prendre des décisions relevant de leur compétence.
4. Responsabilité du secrétaire
Le secrétaire est chargé de :
4.1. En cas d'inexécution et/ou de négligence dans l'accomplissement de leurs devoirs.
4.2. Pour non-respect des instructions, arrêtés et ordonnances en vigueur pour la conservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. En cas de violation du règlement intérieur du travail, discipline du travail, les règles de sécurité et de sécurité incendie.
APPROUVÉ
Directeur général
1. Dispositions générales
1.1. Le secrétaire adjoint appartient à la catégorie professionnelle.
1.2. est nommé et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. Le secrétaire adjoint rapporte directement.
1.4. Pendant l'absence du secrétaire-assistant, ses droits et obligations sont transférés à un autre fonctionnaire, qui est annoncé dans l'arrêté de l'organisation.
1.5. Est nommée au poste de secrétaire adjoint une personne remplissant les conditions suivantes : l'enseignement supérieur, expérience de travail similaire d'un an, connaissance du matériel bureautique (fax, copieur, scanner, imprimante), des programmes Microsoft Office (Word, Excel), travail de bureautique, anglais.
1.6. Le secrétaire-assistant est guidé dans ses activités :
- Charte de l'entreprise, règlement intérieur du travail, autres règlements de l'entreprise ;
2. Responsabilités du secrétaire-assistant
Le secrétaire adjoint exerce les fonctions suivantes :
2.1. Prépare les documents nécessaires, assure la réception, la comptabilité, l'enregistrement, le contrôle d'exécution des documents, les services d'information et de référence et le stockage des informations documentaires.
2.2. Contrôle la qualité de la préparation, l'exactitude de la rédaction, la coordination, l'approbation des documents soumis pour signature à la direction de l'entreprise.
2.3. Effectue un contrôle sur l'exécution des documents et des instructions de la direction, prend des mesures opérationnelles visant à leur exécution en temps opportun et de haute qualité.
2.4. Effectue l'organisation de la préparation, de la prise de décision et de leur mise en œuvre auprès des interprètes immédiats. Analyse les certificats et rapports fournis à la direction, donne des avis compétents à leur sujet.
2.5. Réalise l'accueil des visiteurs.
2.7. Forme les caisses conformément à la nomenclature approuvée, s'assure de leur sécurité et les soumet aux archives en temps utile.
2.8. Exécute d'autres tâches officielles de son supérieur immédiat.
3. Droits du secrétaire adjoint
Le secrétaire adjoint a le droit :
3.3. Demander aux services fonctionnels le matériel nécessaire, ainsi que des explications sur les raisons du retard dans l'exécution des tâches et des instructions de la direction.
4. Responsabilité du secrétaire-assistant
Le secrétaire adjoint est chargé de :
INSTRUCTIONS DE BUREAU POUR LE SECRÉTAIRE D'ACCUEIL
j'approuve
_____________________________ (Nom, initiales)
(nom de l'organisation, son ________________________________
organisationnellement - forme juridique) (directeur; autre personne autorisée
approuver la description de poste)
——————————————————————-
(nom de l'institution)
00.00.201_y. N° 00
1. Dispositions générales
1.1. La présente description de poste établit les droits, les responsabilités et les devoirs du secrétaire du responsable d'accueil _____________________ (ci-après dénommé « l'entreprise »). Nom de l'institution
1.2 Une personne de formation professionnelle supérieure (il n'y a pas d'exigences d'expérience professionnelle) ou secondaire est nommée au poste de secrétaire du responsable de l'accueil éducation spéciale et une expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans le domaine.
1.3 La réceptionniste est subordonnée à __________________________________.
1.4 Dans ses activités, le secrétaire du responsable d'accueil est guidé par :
Documents législatifs et réglementaires régissant les questions pertinentes ;
Par ordre du chef d'entreprise (directeur direct);
Règles et règlements en matière de santé et de sécurité au travail;
Des supports méthodologiques liés aux enjeux de ses activités ;
La charte de l'entreprise ;
Cette description de poste.
1.5. Le réceptionniste de l'accueil du responsable doit savoir :
Actes juridiques normatifs, autres lois régissant et matériel méthodologique concernant les activités de l'organisation et la conduite du travail de bureau;
Règles d'utilisation des systèmes d'interphone ;
Normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
Règles d'impression lettres commercialesà l'aide de formulaires standards;
Fondements de l'éthique et de l'esthétique;
La structure et la gestion de l'organisation et de ses divisions ;
Organisation du travail de bureau;
Modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
Archivage ;
Manuscrit;
règles communication d'entreprise;
Fondements de l'organisation et de la gestion du travail;
Règles de fonctionnement des équipements informatiques ;
Fondamentaux du droit administratif et du droit du travail;
Règlement intérieur du travail ;
Règles et règlements de protection du travail.
1.6 Pendant l'absence du secrétaire de l'accueil du chef, ses fonctions sont confiées à son adjoint, nommé selon la procédure établie, qui est pleinement responsable de leur bonne exécution.
2. Fonctions
Les fonctions suivantes sont attribuées au secrétaire de la réceptionniste du chef :
2.1 Organisation de la conduite des conversations téléphoniques du chef.
2.2 Préparation organisationnelle des sessions et réunions.
2.3 Soutien technique organisationnel des activités administratives et administratives du chef de l'organisation.
2.4 Travail de bureau.
2.5 Contrôle de l'exécution des ordres émis et des ordres pris sous contrôle par les employés de l'organisation.
2.6 Maintien d'un fichier de contrôle et d'enregistrement.
2.7 Organisation de l'accueil des visiteurs.
3. Responsabilités professionnelles
Le réceptionniste est tenu de :
3.1 Accepter les documents et les demandes personnelles pour la signature du chef de l'organisation.
3.2 Préparer les documents et matériels nécessaires au travail du chef.
3.3 Surveiller l'examen et la soumission en temps voulu par les divisions structurelles et les exécuteurs spécifiques des documents reçus pour exécution, vérifier l'exactitude des projets de documents préparés soumis au chef pour signature, assurer leur édition de haute qualité.
3.4 Organiser les conversations téléphoniques du chef, noter les informations reçues en son absence et porter à sa connaissance son contenu, transmettre et recevoir des informations par des dispositifs de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que des messages téléphoniques, dans les meilleurs délais lui apporter les informations reçues par les canaux de communication.
3.5 Réaliser des travaux sur le soutien organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef de l'organisation.
3.6 Accepter la correspondance arrivant pour examen par le chef, la transférer conformément à la décision prise aux divisions structurelles ou à des interprètes spécifiques pour une utilisation dans le processus de travail ou de préparation des réponses.
3.7 Maintenir le travail de bureau, effectuer diverses opérations à l'aide d'une technologie informatique conçue pour recueillir, traiter et présenter l'information dans la préparation et l'adoption des décisions.
3.8 Au nom du chef, rédiger des lettres, demandes, autres documents, préparer des réponses aux auteurs de lettres.
3.9 Réaliser un travail de préparation des réunions et réunions tenues par le chef (collecte des matériaux nécessaires, informer les participants de l'heure et du lieu de l'événement, de l'ordre du jour, de leur inscription), tenir et rédiger les procès-verbaux des réunions et réunions.
3.10 Fournir au lieu de travail du gestionnaire les équipements d'organisation nécessaires, la papeterie, créer des conditions propices à son travail efficace.
3.11 Imprimer, sous la direction du gestionnaire, le matériel de service nécessaire à son travail ou saisir les informations courantes dans la banque de données.
3.12. Organiser l'accueil des visiteurs, faciliter l'efficacité de la prise en compte des demandes et propositions des salariés.
3.13 Copier des documents sur une photocopieuse personnelle.
3.14 Former les caisses conformément à la nomenclature approuvée, assurer leur sécurité et les soumettre aux archives en temps utile.
3.15. Exercer un contrôle sur l'exécution des ordres et instructions émis par les employés de l'organisation, ainsi que sur le respect des délais d'exécution des instructions et instructions du chef de l'organisation, pris sous contrôle.
3.16. Tenir un dossier de carte de contrôle et d'enregistrement.
Le secrétaire de l'accueil du gérant a le droit :
4.1 Améliorez vos qualifications de la manière prescrite.
4.2 Exiger de la direction qu'elle l'assiste dans l'exercice de ses fonctions.
4.3 Faire des suggestions pour améliorer le travail lié aux responsabilités prévues dans cette description de poste.
4.4 Se familiariser avec les documents et informations pertinents nécessaires à l'exercice de qualité de leurs fonctions.
5.Responsabilité
La secrétaire d'accueil du gérant est chargée de :
5.1 Manquement (exécution inappropriée) de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste dans le cadre défini par la législation du travail de la Fédération de Russie.
5.2 Infractions commises dans l'exercice de leurs activités dans le cadre de la législation administrative, pénale et civile de la Fédération de Russie.
5.3 Causer des dommages matériels dans le cadre de la législation du travail, pénale et civile de la Fédération de Russie.
Chef d'unité structurelle : __________ __________________
(signature) (nom, initiales)
j'ai lu les instructions,
une copie reçue : _____________ __________________
(signature) (nom, initiales)
INSTRUCTIONS OFFICIELLES DU SECRÉTAIRE
APPROUVÉ
Directeur général
Nom I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Dispositions générales
1.1. Le secrétaire appartient à la catégorie des exécuteurs techniques.
1.2. Le secrétaire est nommé et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. Le secrétaire rapporte directement au directeur général /.
1.4. Pendant l'absence du secrétaire, ses droits et obligations sont transférés à un autre fonctionnaire, ce qui est annoncé dans l'arrêté de l'organisation.
1.5. Une personne remplissant les conditions suivantes est nommée au poste de secrétaire : formation - supérieur, incomplet supérieur ou secondaire spécialisé, expérience de travail similaire depuis six mois, connaissance du matériel bureautique (fax, copieur, scanner, imprimante), programmes Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Le secrétaire est guidé dans ses activités par :
- actes législatifs de la Fédération de Russie ;
-, Règlement intérieur du travail, autres règlements de l'entreprise ;
- les ordres et ordres de la direction ;
- cette description de poste.
2. Fonctions officielles du secrétaire
Le secrétaire exerce les fonctions suivantes :
2.1. Réalise des travaux sur le support organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef.
2.2. Accepte la correspondance reçue pour examen par le chef, la transfère conformément à la décision prise aux divisions structurelles ou à un interprète spécifique pour une utilisation dans le processus de travail ou de préparation des réponses.
2.3. Accepte les documents et les demandes personnelles de signature du chef.
2.4. Répond aux appels téléphoniques, enregistre et transfère les informations de service au responsable, organise les conversations téléphoniques du responsable.
2.5. Au nom du chef, rédige des lettres, des demandes de renseignements et d'autres documents.
2.6. Réalise un travail de préparation des réunions et réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, ordre du jour, enregistrement), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et réunions.
2.7. Effectue un contrôle sur l'exécution des ordres émis et des ordres par les employés de l'entreprise, ainsi que sur le respect des délais d'exécution des instructions et des instructions du chef, pris sous contrôle.
2.8. Fournit au lieu de travail du gestionnaire les outils organisationnels nécessaires, la papeterie, crée des conditions propices au travail efficace du gestionnaire.
2.9. Organise l'accueil des visiteurs, favorise l'efficacité de prise en compte des demandes et propositions des salariés.
2.10. Forme les caisses conformément à la nomenclature approuvée, s'assure de leur sécurité et les soumet aux archives en temps utile.
2.11. : commandes de billets d'avion et de train, réservation d'hôtels.
2.12. Effectue les missions de service individuelles de son supérieur immédiat.
3. Droits du secrétaire
Le secrétaire a le droit :
3.1. Recevez des informations, y compris des informations confidentielles, dans la quantité nécessaire pour résoudre les tâches assignées.
3.2. Soumettre des propositions à la direction pour améliorer leur travail et le travail de l'entreprise.
3.3. Demander les informations et les documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions officielles personnellement ou au nom du chef des divisions de l'entreprise et d'autres spécialistes.
3.4. Exiger de la direction qu'elle crée des conditions normales pour l'exercice des fonctions officielles et la sécurité de tous les documents générés à la suite des activités de l'entreprise.
3.5. Prendre des décisions relevant de leur compétence.
4. Responsabilité du secrétaire
4.1. En cas d'inexécution et/ou de négligence dans l'accomplissement de leurs devoirs.
4.2. Pour non-respect des instructions, arrêtés et ordonnances en vigueur pour la conservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. Pour violation des règles du règlement intérieur du travail, de la discipline du travail, des règles de sécurité et de la sécurité incendie.
INSTRUCTIONS OFFICIELLES DU SECRÉTAIRE
APPROUVÉ
___________________________________ (initiales, nom)
(nom de l'organisation, avant - ________________________
acceptation, etc., son organisation- (directeur ou autre
forme juridique) entité juridique, autorisée
d'approuver le
(voir notice)
»» ____________ 20__
Description de l'emploi
secrétaire du chef
______________________________________________
(nom de l'organisation, de l'entreprise, etc.)
»» ______________ 20__ N_________
Cette description de poste a été élaborée et approuvée pour
la base Contrat de travail avec __________________________________________
(nom du poste de la personne pour qui
Et selon
la présente description de poste a été établie)
des provisions Code du travail Fédération Russe et autres réglementations
lois réglementant les relations de travail dans la Fédération de Russie.
I. Dispositions générales
1.1. Le secrétaire du directeur appartient à la catégorie des techniciens
interprètes.
1.2. Une personne qui a
formation professionnelle supérieure, sans présentation d'exigences en matière d'expérience professionnelle
travail, ou une formation professionnelle secondaire et une expérience de travail dans
spécialité depuis au moins __________ ans.
1.3. Nomination au poste de secrétaire du chef et révocation
il en est fait par arrêté du chef d'entreprise sur proposition
1.4. Le secrétaire doit savoir :
- décrets, arrêtés, arrêtés, autres
documents réglementaires des organismes supérieurs et autres concernant
les activités de l'entreprise;
- règlements, instructions, autres documents normatifs pour la maintenance
Bureau de travail;
- la structure et la gestion de l'entreprise et de ses subdivisions ;
- la charte de l'entreprise ;
- organisation du travail de bureau;
- les modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
- archivage ;
- tapuscrit;
- les règles d'utilisation des interphones ;
- les normes d'un système unifié d'organisation et d'administration
Documentation;
- les règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standards ;
- les fondamentaux de l'éthique et de l'esthétique ;
- les règles de la communication commerciale ;
- les règles d'exploitation de la technologie informatique ;
- les fondamentaux du droit administratif et du droit du travail ;
- le règlement intérieur du travail ;
- règles et règlements de protection du travail, mesures de sécurité,
assainissement industriel et protection contre l'incendie;
1.5. Le secrétaire rapporte directement au chef
________________________________________________________________________.
(entreprise, unité structurelle)
1.6. En cas d'absence du secrétaire (vacances, maladie, etc.), son
les fonctions sont exercées par une personne nommée conformément à la procédure établie,
qui acquiert les droits correspondants et est responsable de
bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilités professionnelles
Secrétaire:
2.1. Réalise des travaux d'appui organisationnel et technique
activités administratives et administratives du chef.
2.2. Accepte un gestionnaire entrant pour examen
correspondance, la transfère conformément à la décision prise en
unités structurelles ou interprètes spécifiques à utiliser dans
processus de travail ou de préparation des réponses.
2.3. Effectue des travaux de bureau, effectue diverses opérations avec
l'utilisation de technologies informatiques conçues pour collecter, traiter et
présentation des informations dans la préparation et la prise de décision.
2.4. Accepte les documents et les demandes personnelles de signature du chef.
2.5. Prépare les documents et matériels nécessaires au travail
la tête.
2.6. Assure le suivi de l'examen et de la soumission en temps opportun
divisions structurelles et exécuteurs spécifiques des documents,
transférés à la tête pour signature, assure leur haute qualité
édition.
2.7. Organise les conversations téléphoniques du chef,
note les informations reçues en son absence et lui communique
informations, son contenu, transmet et reçoit des informations sur
dispositifs de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que
messages téléphoniques, porte en temps opportun à sa connaissance les informations,
reçu par les canaux de communication.
2.8. Au nom du chef, rédige des lettres, enquêtes, autres
2.9. Réaliser des travaux sur la préparation des réunions et réunions,
conduite par le chef (collecte du matériel nécessaire, notification
participants sur l'heure et le lieu de l'événement, l'ordre du jour, leur inscription),
tient et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.10. Exerce un contrôle sur l'exécution par les employés de l'entreprise
ordres émis et commandes, ainsi que le respect des délais
accomplissement des instructions et des ordres du chef, pris sous contrôle.
2.11. Conserve un dossier de carte de contrôle et d'enregistrement.
2.12. Fournit au poste de travail du gestionnaire les
matériel d'organisation, papeterie,
crée des conditions propices au travail efficace du gestionnaire.
2.13. Imprime les documents de service dans le sens de la tête,
nécessaires à son travail, ou saisit les informations actuelles dans la banque de données.
2.14. Organise l'accueil des visiteurs, favorise l'efficacité
examen des demandes et des propositions des employés.
2.15. Forme des étuis selon la nomenclature approuvée,
assure leur sécurité et les soumet à temps aux archives.
2.16. Effectue les missions individuelles de bureau du chef.
2.17. _____________________________________________________________.
Le secrétaire a le droit :
3.1. Se familiariser avec les projets de décisions de la direction de l'entreprise,
concernant ses activités.
3.2. Soumettre des propositions pour la gestion de
améliorer le travail lié aux tâches prévues
ce manuel.
3.3. Dans les limites de leur compétence, rapporter directement
à la tête de toutes les lacunes identifiées dans le processus d'exécution de leur
responsabilités professionnelles et faire des propositions pour leur suppression.
unités structurelles et spécialistes des informations et documents,
nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles.
3.5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle fournisse une assistance pour
l'exercice de leurs devoirs et droits officiels.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Une responsabilité
Le secrétaire est chargé de :
4.1. Pour mauvaise exécution ou inexécution de leurs fonctions
tâches stipulées par cette description de poste, en
les limites fixées par la législation du travail de la Fédération de Russie.
4.2. Pour les infractions commises dans l'exercice de leur
activités - dans les limites déterminées par les lois administratives, pénales et
la législation civile de la Fédération de Russie.
4.3. Pour avoir causé dommage matériel- dans les limites définies
droit du travail et droit civil de la Fédération de Russie.
La description de poste est élaborée conformément à ________________
(Nom,
_____________________________.
numéro et date du document)
Chef d'unité structurelle (initiales, nom)
_________________________
(Signature)
»» _____________ 20__
(initiales, nom)
_____________________________
(Signature)
»» ________________ 20__
J'ai lu les instructions : (initiales, nom)
_________________________
(Signature)
»» _____________ 20__
Échantillon typique
APPROUVÉ
___________________________________ (initiales, nom)
(nom de l'organisation, avant - ________________________
acceptation, etc., son organisation- (directeur ou autre
forme juridique) entité juridique, autorisée
d'approuver le
(voir notice)
"" ____________ 20__
Description de l'emploi
Secrétaire du chef
______________________________________________
(nom de l'organisation, de l'entreprise, etc.)
"" ______________ 20__ N_________
Cette description de poste a été élaborée et approuvée pour
sur la base d'un contrat de travail avec __________________________________________
(nom du poste de la personne pour qui
________________________________________________________ et conformément à
la présente description de poste a été établie)
dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres dispositions réglementaires
lois réglementant les relations de travail dans la Fédération de Russie.
I. Dispositions générales
1.1. Le secrétaire du directeur appartient à la catégorie des techniciens
interprètes.
1.2. Une personne qui a
formation professionnelle supérieure, sans présentation des exigences d'expérience professionnelle
travail, ou une formation professionnelle secondaire et une expérience de travail dans
spécialité depuis au moins __________ ans.
1.3. Nomination au poste de secrétaire du chef et révocation
il en est fait par arrêté du chef d'entreprise sur proposition
1.4. Le secrétaire doit savoir :
- décrets, arrêtés, arrêtés, autres
documents réglementaires des organismes supérieurs et autres concernant
les activités de l'entreprise;
- règlements, instructions, autres documents normatifs pour la maintenance
Bureau de travail;
- la structure et la gestion de l'entreprise et de ses subdivisions ;
- la charte de l'entreprise ;
- organisation du travail de bureau;
- les modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
- archivage ;
- tapuscrit;
- les règles d'utilisation des interphones ;
- les normes d'un système unifié d'organisation et d'administration
Documentation;
- les règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standards ;
- les fondamentaux de l'éthique et de l'esthétique ;
- les règles de la communication commerciale ;
- les règles d'exploitation de la technologie informatique ;
- les fondamentaux du droit administratif et du droit du travail ;
- le règlement intérieur du travail ;
- règles et normes de protection du travail, mesures de sécurité,
assainissement industriel et protection contre l'incendie;
1.5. Le secrétaire rapporte directement au chef
________________________________________________________________________.
(entreprise, unité structurelle)
1.6. En cas d'absence du secrétaire (vacances, maladie, etc.), son
les fonctions sont exercées par une personne nommée conformément à la procédure établie,
qui acquiert les droits correspondants et est responsable de
bonne exécution des tâches qui lui sont confiées.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilités professionnelles
Secrétaire:
2.1. Réalise des travaux d'appui organisationnel et technique
activités administratives et administratives du chef.
2.2. Accepte un gestionnaire entrant pour examen
correspondance, la transfère conformément à la décision prise en
unités structurelles ou interprètes spécifiques à utiliser dans
processus de travail ou de préparation des réponses.
2.3. Effectue des travaux de bureau, effectue diverses opérations avec
l'utilisation de technologies informatiques conçues pour collecter, traiter et
présentation des informations dans la préparation et la prise de décision.
2.4. Accepte les documents et les demandes personnelles de signature du chef.
2.5. Prépare les documents et matériels nécessaires au travail
la tête.
2.6. Assure le suivi de l'examen et de la soumission en temps opportun
divisions structurelles et exécuteurs spécifiques des documents,
transférés à la tête pour signature, assure leur haute qualité
édition.
2.7. Organise les conversations téléphoniques du chef,
note les informations reçues en son absence et lui communique
informations, son contenu, transmet et reçoit des informations sur
dispositifs de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que
messages téléphoniques, porte en temps opportun à sa connaissance les informations,
reçu par les canaux de communication.
2.8. Au nom du chef, rédige des lettres, enquêtes, autres
documents, prépare les réponses aux auteurs des lettres.
2.9. Réaliser des travaux sur la préparation des réunions et réunions,
conduite par le chef (collecte du matériel nécessaire, notification
participants sur l'heure et le lieu de l'événement, l'ordre du jour, leur inscription),
tient et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.10. Exerce un contrôle sur l'exécution par les employés de l'entreprise
ordres émis et commandes, ainsi que le respect des délais
accomplissement des instructions et des ordres du chef, pris sous contrôle.
2.11. Conserve un dossier de carte de contrôle et d'enregistrement.
2.12. Fournit au poste de travail du gestionnaire les
matériel d'organisation, papeterie,
crée des conditions propices au travail efficace du gestionnaire.
2.13. Imprime les documents de service dans le sens de la tête,
nécessaires à son travail, ou saisit les informations actuelles dans la banque de données.
2.14. Organise l'accueil des visiteurs, favorise l'efficacité
examen des demandes et des propositions des employés.
2.15. Forme des étuis selon la nomenclature approuvée,
assure leur sécurité et les soumet à temps aux archives.
2.16. Effectue les missions individuelles de bureau du chef.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Droits
Le secrétaire a le droit :
3.1. Se familiariser avec les projets de décisions de la direction de l'entreprise,
concernant ses activités.
3.2. Soumettre des propositions pour la gestion de
améliorer le travail lié aux tâches prévues
ce manuel.
3.3. Dans les limites de leur compétence, rapporter directement
à la tête de toutes les lacunes identifiées dans le processus d'exécution de leur
responsabilités professionnelles et faire des propositions pour leur suppression.
3.4. Demander personnellement ou au nom de la direction de l'entreprise à
unités structurelles et spécialistes informations et documents,
nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles.
3.5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle fournisse une assistance pour
l'exercice de leurs devoirs et droits officiels.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Une responsabilité
Le secrétaire est chargé de :
4.1. Pour mauvaise exécution ou inexécution de leurs fonctions
tâches stipulées par cette description de poste, en
les limites fixées par la législation du travail de la Fédération de Russie.
4.2. Pour les infractions commises dans l'exercice de leur
activités - dans les limites fixées par les autorités administratives, pénales et
la législation civile de la Fédération de Russie.
4.3. Pour causer des dommages matériels - dans les limites déterminées
droit du travail et droit civil de la Fédération de Russie.
La description de poste est élaborée conformément à ________________
(Nom,
_____________________________.
numéro et date du document)
Chef d'unité structurelle (initiales, nom)
_________________________
(Signature)
"" _____________ 20__
D'ACCORD:
Chef du service juridique
(initiales, nom)
_____________________________
(Signature)
"" ________________ 20__
J'ai lu les instructions : (initiales, nom)
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2.3. Ce que le secrétaire doit et que peut
Ce que le secrétaire doit savoir et être capable de faire est indiqué dans le profil de qualification.
Caractéristique de qualification- Il s'agit d'un document normatif qui établit ce qu'un employé particulier doit faire dans son travail, ce qu'il doit savoir et pouvoir faire pour cela et quel doit être son niveau de formation.
Responsabilités du poste (la secrétaire doit être capable de) Exécuter des fonctions techniques pour assurer et maintenir le travail du chef d'entreprise (ou de département), aider à planifier la journée de travail du chef. Recevez les informations nécessaires au chef des départements ou des artistes, appelez les travailleurs en son nom. Organiser les conversations téléphoniques du chef, recevoir et transmettre des messages téléphoniques, enregistrer les messages reçus en son absence et porter leur contenu à la connaissance du chef. Organiser les déplacements et déplacements professionnels du chef. Réaliser un travail de préparation des réunions et réunions tenues par le responsable (collecter les matériaux nécessaires, informer les participants de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion ou de la réunion, leur inscription), tenir et rédiger des procès-verbaux. Fournir au lieu de travail du gestionnaire des fournitures de bureau, des technologies d'organisation, créer des conditions propices à son travail efficace. Envoyez et recevez des informations sur les interphones, imprimez rapidement comme indiqué par la tête divers matériaux... Effectuer le travail de documentation, accepter la correspondance reçue au nom du chef, l'organiser conformément à la procédure adoptée dans l'entreprise et la transférer après examen aux chefs de département ou à des artistes spécifiques pour utilisation dans le cadre de leur travail ou pour préparer un réponse. Réaliser des prestations d'information pour le manager et les salariés (orale, documentaire, rédiger des revues de presse, fournir des copies articles intéressants). Surveiller le moment de l'exécution des ordres de la tête sur les demandes personnelles des citoyens. Organiser l'accueil des visiteurs, tout en faisant preuve de tact et d'attention à leur égard, pour faciliter la prise en compte rapide des demandes et propositions des salariés, constituer les dossiers selon la nomenclature des dossiers approuvée, assurer leur sécurité et les soumettre aux archives à temps. Créer et utiliser des bases de données (y compris des informations Internet).
Le secrétaire doit savoir : les activités de l'entreprise et les devoirs et compétences des employés ; règlements et instructions pour la documentation; manuscrit; travailler sur un ordinateur personnel, des éditeurs informatiques modernes (Word, Excel, etc.); règles d'orthographe et de ponctuation; l'ordre de la disposition du matériel lors de l'impression de divers documents; règles d'exploitation du matériel de bureau (fax, mini-centrales téléphoniques automatiques, copieurs, magnétophones, magnétophones); règles d'utilisation des systèmes d'interphone; normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative; réglementation interne du travail; fondements de l'organisation scientifique du travail de secrétariat; la psychologie humaine et les lois de la communication efficace ; étiquette de service; règles et normes de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre les incendies ; langue étrangère des clients et partenaires; Code du travail de la Fédération de Russie.
Pour le développement et la concrétisation caractéristiques de qualification dans les entreprises (entreprises), des descriptions de poste sont élaborées.
Description du poste - le principal document organisationnel et juridique régissant les activités du secrétaire, définissant ses droits, sa position dans l'organisation, la nature du travail. Le secrétaire s'appuie sur ce document dans ses relations avec les salariés. Ce qui est écrit dans la description de poste, alors il sera demandé quels droits y sont donnés, le secrétaire a.
La description de poste du secrétaire est un document individuel, car le poste de secrétaire comporte de nombreuses gradations. Dans une petite organisation (ou entreprise), il y aura un secrétaire (secrétaire adjoint). Dans les grandes organisations, des secrétaires peuvent être à la tête et ses adjoints, dans chaque unité structurelle. Il y a les secrétaires des conseils d'administration, les secrétaires scientifiques des conseils scientifiques, etc. Chaque secrétaire a toujours, en fonction du volume et des spécificités des activités de l'organisation, des exigences du chef et de sa confiance dans le secrétaire, son propre éventail de responsabilités et de droits, divers combinaisons de travaux créatifs, logiques et techniques. Dans le même temps, il existe un ensemble typique d'opérations de gestion documentaire et non documentaire qui sont effectuées par toutes les secrétaires. De plus, la particularité et la complexité de la rédaction de la fiche de poste du secrétaire tient à la polyvalence de ses activités. Par conséquent, il est impossible de parler d'une seule norme de la description de poste du secrétaire (secrétaire-assistant).
Cependant, comme pour toute description de poste, il est soumis à Exigences générales... Tout d'abord, il a une structure unifiée déjà établie du texte, à savoir les sections:
1. Dispositions générales ;
2) fonctions ;
3) tâches professionnelles;
5) responsabilité ;
6) relations ;
7) connexions par position.
Une section « Évaluation du travail » peut être ajoutée, et en dernières années la rubrique « Organisation du travail (routine quotidienne) » apparaît de plus en plus souvent.
La section « Dispositions générales » contient le nom exact du poste conformément aux tableau des effectifs, place dans le système de gestion, c'est-à-dire le nom de l'unité structurelle et de la subordination, la procédure de nomination et de révocation et la procédure de remplacement. Dans les grandes organisations qui ont un établissement d'enseignement préscolaire, le secrétaire a une double subordination - directement à son chef et chef services préscolaires... Les secrétaires sont nommés et révoqués par ordre du chef (dans une grande organisation - sur proposition du chef de l'établissement d'enseignement préscolaire). La même section précise les exigences en matière de formation professionnelle et d'expérience de travail. Aujourd'hui, l'attitude envers le secrétaire et ses exigences ont radicalement changé. Les entreprises recherchent une secrétaire de formation supérieure ou secondaire spécialisée, connaissant une langue étrangère et maîtrisant l'informatique. De plus en plus, le secrétaire, ainsi qu'à l'étranger, est tenu de connaître non pas un, mais deux ou plus langues étrangères, car les cabinets ont de nombreux contacts avec des partenaires étrangers, et le secrétaire communique avec eux. Il contient également des instructions sur les principaux documents législatifs et réglementaires, réglementaires, méthodologiques, organisationnels, administratifs, qui guident le secrétaire dans son travail.
La rubrique « Fonctions » répertorie les principales activités du secrétaire (secrétaire-assistant), par exemple : support d'information et de documentation pour le chef, support organisationnel pour le chef, participation à la préparation d'expositions et de présentations, etc.
La section « Responsabilités du poste » répertorie tous les types de travaux, d'opérations et de technologies utilisés dans leur mise en œuvre. Il répertorie le travail effectué par le secrétaire dans un ordre logique. Tous les types de travaux sont divisés en opérations avec une indication de la technologie d'exécution. Par exemple, la fonction « support d'information et de documentation » est divisée en deux parties : la documentation et le travail avec les documents. La documentation, quant à elle, comprend l'établissement de lettres (lettres d'invitation, lettres de rappel, etc.), de télégrammes, etc., sur instruction du maître d'œuvre ; impression sur ordinateur des documents du gestionnaire; vérifier l'exactitude des documents lorsqu'ils sont présentés au responsable pour signature (visas, disponibilité et exactitude des détails conformément aux exigences de la norme, etc.); retrait et certification de copies de documents, etc. Travailler avec des documents comprend la réception de documents entrants (les heures sont indiquées, par exemple: à 09 et 16 heures), la réception de fax et E-mail(au cours de la journée); traitement primaire des documents reçus conformément aux exigences des instructions pour le travail de bureau; aperçu des documents (si confié au secrétariat) ; enregistrement des documents selon les règles établies dans l'organisation; rapport des documents au chef, etc.
La section « Droits » est peut-être la plus importante. Il insiste sur la place du secrétaire dans le système de management, son importance, sa position dans l'organisation. C'est à travers les droits que sont visibles les pouvoirs délégués par le chef au secrétaire et le degré de son indépendance. Cette section permet à la secrétaire de libérer du temps au manager pour résoudre les principales tâches stratégiques et tactiques.
C'est cette section de la description de poste qui donne au secrétaire (secrétaire-assistant) plus ou moins de pouvoirs et détermine le degré de ses capacités.
La section « Responsabilité » est rédigée en stricte conformité avec la loi.
La section « Relations (connexions par poste) » est également très importante pour organiser le travail de tout membre du personnel d'encadrement, et tout d'abord, cela est dû à la mise en œuvre active de systèmes automatisés qui nécessitent une indication détaillée de quelles informations, sous quelle forme , à qui il est transmis et de qui il est reçu. ...
Ces dernières années, la section Évaluation des emplois est souvent apparue dans la description de poste. Il précise généralement les critères de rapidité du travail et de sa qualité, par exemple : pas de réclamations, réclamations et réclamations ; absence d'erreurs dans les documents; le respect des délais d'exécution des instructions de la direction, etc.
En règle générale, la description de poste se termine par une indication de la procédure de révision. Les conditions de révision de la description de poste peuvent être des changements dans la structure de l'organisation, qui ont entraîné une redistribution des tâches des employés, un changement dans les types de travail effectué par le secrétaire, l'introduction de la technologie informatique... Mais beaucoup plus souvent, ils indiquent la période de révision ou de réapprobation obligatoire de l'instruction (3 ans ou 5 ans).
Une section facultative est "Organisation du travail", mais ces derniers temps, elle est très populaire et de plus en plus courante. Il fournit une routine quotidienne approximative pour une secrétaire. Cela pourrait ressembler à ceci.
PREMIÈRE MOITIÉ DE LA JOURNÉE DE TRAVAIL :
1) venir travailler 10 minutes avant le chef, afin de vérifier l'état des lieux de travail (le vôtre et le chef), se mettre en ordre, dresser ou clarifier un plan pour la journée à venir ;
2) ramasser selon le plan documents requis et les actes ;
3) recevoir la correspondance, se familiariser avec le contenu, reporter les documents nécessitant une décision prioritaire du chef;
4) transférer immédiatement les télégrammes, les télécopies urgentes et les messages téléphoniques au responsable ;
5) pour le reste des documents, préparer des options de réponses ou de résolutions possibles, répartir entre les interprètes ;
6) voir les avis reçus, les rapports, les invitations, etc. ; notez les dates et heures de tous les événements dans votre agenda-calendrier;
7) conserver les documents nécessaires aux travaux d'information et de référence en cours ;
8) rapporter au responsable de la correspondance reçue ;
9) clarifier, avec le responsable, le contenu des activités prévues pour la journée en cours ;
10) transmettre par téléphone et personnellement les instructions du chef aux exécuteurs testamentaires concernés et rappeler les délais d'expiration pour l'exécution des actes.
DEUXIÈME MOITIÉ DE LA JOURNÉE :
1) collecte et préparation à la signature des documents signés ;
2) rendre compte au chef des documents exécutés, prendre les documents traités par lui du chef;
3) traiter et envoyer les documents sortants ;
4) programmer des activités pour le lendemain.
Pendant toute la journée de travail, les opérations suivantes sont effectuées :
a) travailler avec les visiteurs, conversations téléphoniques ;
b) le classement des documents exécutés dans des dossiers ;
c) effectuer un travail sur un ordinateur ;
d) organisation de la copie des documents conformément à la direction du chef.
FIN DE LA JOURNÉE DE TRAVAIL :
1) consulter votre agenda et informer les services concernés de la nécessité de se préparer à certains événements ;
2) si le gestionnaire reste au travail après la fin de la journée de travail, il est nécessaire de lui fournir toutes les informations et tous les matériaux nécessaires ;
3) rangez votre lieu de travail, retirez les documents, fermez le coffre-fort et toutes les armoires à documents, déconnectez les équipements électroniques et techniques du réseau.
La description de poste fait partie intégrante de l'ensemble des documents nécessaires à l'organisation du travail de l'appareil de gestion.
CONSEIL. Organisez votre journée de travail pour pouvoir tout faire et être utile à tous. Abandonnez-vous à votre travail, mais n'oubliez pas qu'il y a des questions qui ne sont pas de votre compétence. Alors ne fais que ce que tu as à faire.
En résumé : il convient de noter encore une fois que la description de poste d'une secrétaire est un document individuel, puisque le poste de secrétaire comporte de nombreuses gradations. Chaque secrétaire, en fonction du volume et des spécificités des activités de l'organisation, des exigences du chef et de sa confiance dans le secrétaire, a son propre éventail de responsabilités et de droits, diverses combinaisons de types de travail créatifs, logiques et techniques.
L'ingénieur en chef d'une entreprise est généralement considéré main droite directeur, et l'adjoint au commerce est laissé, mais lorsque le secrétaire est absent, le directeur n'a plus de mains.
Description de l'emploi
secrétaire du chef[nom de l'organisation, de l'entreprise, etc.]
Cette description de poste a été élaborée et approuvée conformément aux dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres réglementations régissant les relations juridiques du travail dans la Fédération de Russie.
I. Dispositions générales
1.1. Le secrétaire du directeur appartient à la catégorie des exécuteurs techniques.
1.2. Une personne ayant une formation professionnelle supérieure est nommée au poste de secrétaire du chef, sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle, ou d'enseignement professionnel secondaire et d'expérience professionnelle dans la spécialité pendant au moins [c'est-à-dire] ans.
1.3. La nomination au poste de secrétaire du chef et la révocation de celui-ci sont prononcées par arrêté du chef d'entreprise sur la recommandation de [inscrire la mention requise].
1.4. Le secrétaire doit savoir :
Résolutions, arrêtés, arrêtés, autres documents réglementaires et normatifs des organes supérieurs et autres concernant les activités de l'entreprise ;
Règlements, instructions, autres documents normatifs sur la tenue des dossiers ;
La structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions ;
Charte d'entreprise;
Organisation du travail de bureau;
Modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
Archivage ;
Manuscrit;
Règles d'utilisation des systèmes d'interphone ;
Normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;
Règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standards ;
Fondements de l'éthique et de l'esthétique;
Règles de communication d'entreprise;
Règles de fonctionnement des équipements informatiques ;
Fondamentaux du droit administratif et du droit du travail;
Règlement intérieur du travail ;
Règles et normes de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre les incendies ;
1.5. Le secrétaire est directement subordonné au chef [de l'entreprise, unité structurelle].
1.6. Pendant l'absence du secrétaire (vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée selon la procédure établie, qui acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des fonctions qui lui sont confiées.
1.7. [Entrez ce que vous voulez].
II. Responsabilités professionnelles
Secrétaire:
2.1. Réalise des travaux sur le support organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef.
2.2. Accepte la correspondance arrivant pour examen par le chef, la transfère conformément à la décision prise à des divisions structurelles ou à des interprètes spécifiques pour une utilisation dans le processus de travail ou de préparation des réponses.
2.3. Dirige le travail de bureau, effectue diverses opérations à l'aide de la technologie informatique, conçues pour collecter, traiter et présenter des informations dans la préparation et l'adoption des décisions.
2.4. Accepte les documents et les demandes personnelles de signature du chef.
2.5. Prépare les documents et matériels nécessaires au travail du gestionnaire.
2.6. Surveille l'examen et la soumission en temps opportun par les divisions structurelles et les exécuteurs spécifiques des documents soumis au responsable pour signature, assure leur édition de haute qualité.
2.7. Organise les conversations téléphoniques du chef, note les informations reçues en son absence et porte à sa connaissance son contenu, transmet et reçoit des informations sur les appareils de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que les messages téléphoniques, les porte à son attention en temps opportun les informations reçues par les canaux de communication.
2.8. Au nom du chef, prépare les courriers, demandes, autres documents, prépare les réponses aux auteurs des courriers.
2.9. Réalise un travail de préparation des réunions et réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, ordre du jour, enregistrement), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et réunions.
2.10. Effectue un contrôle sur l'exécution des ordres émis et des ordres par les employés de l'entreprise, ainsi que sur le respect des délais d'exécution des instructions et des instructions du chef, pris sous contrôle.
2.11. Conserve un dossier de carte de contrôle et d'enregistrement.
2.12. Fournit au lieu de travail du gestionnaire les outils organisationnels nécessaires, la papeterie, crée des conditions propices au travail efficace du gestionnaire.
2.13. Sous la direction du gestionnaire, imprime les documents de service nécessaires à son travail, ou entre les informations courantes dans la banque de données.
2.14. Organise l'accueil des visiteurs, favorise l'efficacité de prise en compte des demandes et propositions des salariés.
2.15. Forme les caisses conformément à la nomenclature approuvée, s'assure de leur sécurité et les soumet aux archives en temps utile.
2.16. Effectue les missions individuelles de bureau du chef.
2.17. [Entrez ce que vous voulez].
III. Droits
Le secrétaire a le droit :
3.1. Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de l'entreprise concernant ses activités.
3.2. Soumettre des propositions d'amélioration des travaux liés aux responsabilités prévues dans la présente instruction pour examen par la direction.
3.3. Dans les limites de ses compétences, informer son supérieur immédiat de toutes les lacunes relevées dans l'exercice de ses fonctions officielles et faire des propositions pour leur élimination.
3.4. Demander, personnellement ou au nom de la direction de l'entreprise, aux divisions structurelles et aux spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles.
3.5. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'assiste dans l'exercice de ses devoirs et de ses droits.
3.6. [Entrez ce que vous voulez].
IV. Une responsabilité
Le secrétaire est chargé de :
4.1. Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions prévues par cette description de poste, dans les limites déterminées par la législation du travail de la Fédération de Russie.
4.2. Pour les infractions commises dans l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile de la Fédération de Russie.
4.3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile de la Fédération de Russie.
La description de poste est élaborée conformément à [nom, numéro et date du document].
Chef d'unité structurelle
[initiales, nom]
[Signature]
[jour mois année]
D'accord:
Chef du service juridique
[initiales, nom]
[Signature]
[jour mois année]
J'ai lu les instructions :
[initiales, nom]
[Signature]
[jour mois année]