De nombreuses questions se posent toujours concernant l'emploi des citoyens. Un employé potentiel essaie de savoir quels documents il doit soumettre aux responsables des ressources humaines, quel délai est imparti pour cela et à quoi il doit prêter attention lors de la signature d'un contrat de travail. L'employeur, à son tour, s'intéresse à la procédure d'inscription d'un nouvel employé au travail et aux normes législatives qui doivent être respectées.
Procédure d'embauche : quels documents sont réglementés ?
Lorsqu'il embauche de nouveaux employés, l'employeur doit être guidé par les normes de la législation du travail. Tout écart par rapport à celles-ci est qualifié de violation de la loi, entraînant une responsabilité administrative ou pénale.
Tableau : documents réglementaires régissant la procédure d'embauche
Titre du document | Caractéristique |
Code du travail de la Fédération de Russie | Il s'attarde en détail sur la procédure de préparation des contrats de travail et des livres (chapitres 10 et 11). Répertorie les documents soumis lors de la conclusion d'un contrat de travail (article 65). Indique comment rédiger et tenir correctement les cahiers de travail des travailleurs salariés (article 66). |
Décret gouvernemental n° 225 du 16 avril 2003, tel que modifié le 19 mai 2008, et ministère du Travail n° 69 du 10 octobre 2003. | Ces documents établissent l'ordre dans lequel les cahiers de travail sont remplis, comment ils sont enregistrés et stockés dans l'organisation. |
Résolution n° 1 du 01/05/2004 du Comité national des statistiques (Goskomstat) | Fournit des échantillons de documents pertinents pour l'emploi (ordre de travail, carte personnelle, etc.). |
Quels documents sont demandés pour postuler à un emploi ?
Un citoyen doit être préparé au fait que lors de sa candidature à un emploi, il devra présenter les documents suivants :
- Passeport ou autre document d'identification (acte de naissance, passeport de votre pays et autorisation de séjour en Russie pour les personnes originaires d'autres pays, etc.).
- Livret de travail (s'il s'agit du premier emploi, il est créé par cet organisme).
- Attestation d'assurance de l'assurance pension.
- Documents d'enregistrement militaire (pour les assujettis au service militaire ou les conscrits).
- Diplôme d'études (si le poste nécessite une formation et des connaissances particulières).
- Certificat médical (si des mineurs sont embauchés ou s'il s'agit d'un travail dans la restauration).
- Certificat de cession du NIF.
Le SNILS est l'un des documents nécessaires présenté par le futur salarié à l'issue contrat de travail(Article 65 du Code du travail de la Fédération de Russie)
Parfois, des documents supplémentaires sont demandés.
Lors de l'admission dans l'État ou service municipal Le demandeur reçoit un formulaire qu'il s'engage à remplir.
En plus de soumettre le paquet principal de documents, un employé potentiel, lors de son entrée au service des organismes étatiques ou municipaux, doit remplir un questionnaire
Procédure et règles pour postuler à un emploi selon le Code du travail de la Fédération de Russie
Lors de l'embauche de nouvelles personnes, une certaine séquence d'actions est suivie. Elles concernent la collecte des documents demandés aux citoyens et leur étude, l'émission d'un ordre d'emploi, l'exécution et la signature d'un contrat de travail.
Acceptation des documents nécessaires de l'employé
En plus de l'ensemble des documents décrits ci-dessus, le demandeur soumet une demande d'emploi. Il convient de mentionner d'emblée que, selon la loi, il n'est pas nécessaire de l'écrire. Dans le Code du travail de la Fédération de Russie (article 65), la demande n'est pas mentionnée dans la liste des documents requis pour l'emploi. Cependant, dans certains cas (par exemple lors de l'admission à service civil), il est rédigé et présenté avec la documentation principale. L'employeur accepte le paquet de documents nécessaire à l'authentification. Des photocopies sont faites de certains d'entre eux (passeports, SNILS, NIF) ou des données sont copiées (carte d'identité militaire), et les originaux sont restitués au propriétaire (à l'exception du cahier de travail).
Après vérification des documents, l'employeur décide d'embaucher un salarié potentiel ou de refuser de l'embaucher.
Quant à la demande d'emploi, elle est rédigée de manière arbitraire, puisqu'il n'existe pas de modèle établi. Néanmoins, son contenu doit répondre à certaines exigences (). Il est délivré au nom de la première personne de l'organisation.
Le texte de la candidature contient les données suivantes :
- Nom complet de l'employé potentiel ;
- Nom unité structurelle(le cas échéant) et le poste (profession) dans lequel le citoyen envisage de travailler ;
- salaire pour le poste occupé selon le tableau d'effectifs;
- la date à partir de laquelle le citoyen envisage de commencer ses activités auprès de cet employeur ;
- des informations sur la prise de connaissance du règlement intérieur réglementation du travail;
- date de rédaction.
Une demande d'emploi est rédigée sous forme libre, mais parfois les grandes organisations développent leurs propres formulaires unifiés
Familiarisation du salarié avec les documents internes
Un citoyen qui a commencé à exercer ses fonctions reçoit un certain nombre de réglementations locales pour examen.
Les réglementations locales sont des documents internes d'une organisation ou d'une entreprise adoptés par la direction qui contiennent des règles de conduite pour les salariés.
Liste des réglementations locales qu'un employé doit étudier :
- règlement intérieur du travail ();
- Description de l'emploi;
- instructions de protection du travail;
- réglementation sur l'unité structurelle dans laquelle le salarié exercera ses fonctions ;
- réglementation sur la certification;
- disposition sur les secrets commerciaux;
- réglementation des salaires;
- calendrier;
- horaire des quarts de travail ;
- règles de conservation et d'utilisation des données personnelles des salariés.
L'horaire de travail est l'une des réglementations locales de l'organisation avec laquelle l'employé peut être familiarisé
La législation du travail ne réglemente pas la procédure de familiarisation des salariés avec la documentation interne. L'employeur a le droit d'utiliser n'importe quelle méthode à cette fin, mais le salarié doit signer après une telle procédure.
N'oubliez pas que le fait de ne pas familiariser les salariés avec les documents internes de l'organisation est illégal et entraîne la responsabilité administrative de l'employeur.
Tableau : moyens de familiariser les employés avec la documentation interne
Méthode d'introduction | Caractéristique |
Signature du salarié sur la fiche de familiarisation | Le nom complet du salarié et la date de connaissance sont indiqués ici. Cette feuille est jointe à chaque acte réglementaire local, numérotée, cousue et cachetée et signée par le fonctionnaire. |
Signature du salarié dans un journal spécial destiné à familiariser les salariés avec la réglementation locale | Contrairement à une fiche de familiarisation, ce journal peut être l’occasion pour les salariés de se familiariser avec plusieurs réglementations locales. |
La signature du salarié sur la fiche de familiarisation, qui constitue une annexe au contrat de travail | Toutes les réglementations locales que l'employé connaît sont répertoriées ici. |
Comment rédiger correctement un contrat de travail
Un contrat de travail est un document fixant les droits et obligations du salarié et de l'employeur.
Le contrat de travail entre en vigueur après sa signature par le salarié et l'employeur. Le citoyen commence à exercer ses fonctions à la date précisée dans le contrat de travail. Si le jour n’est pas précisé, cela se produit après l’entrée en vigueur du contrat.
Afin de formater correctement ces document important, il serait utile de se tourner vers la loi. Dans l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie cite des informations et des conditions qui doivent en tout état de cause être reflétées dans le texte du contrat de travail :
- Nom complet du demandeur et nom de son lieu de travail ;
- des informations sur les pièces d'identité du salarié et de l'employeur (s'il s'agit d'un particulier) ;
- NIF (pour les employeurs, à l'exception des employeurs individuels qui ne sont pas des entrepreneurs individuels) ;
- des informations sur le représentant de l'employeur qui a signé ce document, ainsi que les bases sur lesquelles il est investi de ces pouvoirs ;
- lieu et date de conclusion du contrat de travail.
Tableau : contenu du contrat de travail
Conditions du contrat de travail | Par quoi se caractérisent-ils ? |
Lieu de travail | Le contrat de travail doit définir le lieu de travail, en indiquant l'unité structurelle et sa localisation. Si le travail a personnage voyageur, ceci est également indiqué. |
Fonction de travail | La fonction professionnelle du salarié est déterminée, c'est-à-dire le poste qu'il occupe (profession, spécialité) conformément au tableau des effectifs avec clarification des qualifications. |
Date de début | La date de début de travail doit être indiquée, et pour un contrat de travail à durée déterminée, la durée de validité et les circonstances ayant servi de base à sa conclusion. |
Modalités de paiement | Le montant spécifique du taux tarifaire ou du salaire de l'employé, des paiements supplémentaires, des indemnités et des paiements incitatifs est indiqué. |
Mode | Un mode spécifique de temps de travail et de temps de repos est indiqué si pour cet employé elle diffère des règles générales. |
Compensation | Le montant de l'indemnisation pour le travail pénible et le travail dans des conditions de travail préjudiciables ou dangereuses est indiqué. |
Condition d'assurance sociale obligatoire | Cette condition reflète le fait qu'à partir de la conclusion du contrat de travail, le salarié devient assuré, et en cas de maladie, de grossesse ou d'accident, il a le droit de percevoir des indemnités d'assurance. |
D'autres conditions | Le contrat peut également comporter d'autres conditions obligatoires dans certains cas. |
Si les responsabilités d’un salarié incluent le travail dans des conditions dangereuses, le contrat de travail précise le montant de l’indemnisation pour un tel risque.
Préparation d'un bon de travail
Un ordre ou une instruction d'emploi est émis après que l'organisation a reçu une demande du demandeur concernant son désir de trouver un emploi et après la signature d'un contrat de travail entre lui et l'employeur. L'arrêté est rédigé par le salarié chargé de cette responsabilité. En règle générale, il s'agit d'un employé du service RH.
Un bon de travail est un document interne sur la base duquel la carte grise d'un salarié est établie, une inscription particulière est faite dans le cahier de travail et un compte personnel est ouvert.
La commande doit contenir les informations suivantes :
- Nom du document (« Commande »).
- Date d'entrée en vigueur du document.
- Nom complet de l'organisation.
- Lieu de commande.
- Le poste pour lequel l'employé a été embauché.
- Le montant du salaire officiel.
- Nom complet du salarié et sa signature.
- Signature du gérant.
- Date d'embauche, fin d'emploi (si le contrat est à durée déterminée).
Le bon de travail est établi par le service RH et signé par la personne principale de l'organisation
La commande est préparée et signée dans les trois joursà compter de la date à laquelle le salarié a commencé à travailler. Le salarié embauché étudie le contenu de la commande et confirme son accord avec celle-ci en la signant.
Enregistrement d'un cahier de travail
Lors de l'embauche d'un salarié, les inscriptions requises par la loi sont faites dans son cahier de travail. S'il s'agit du premier emploi du citoyen, le cahier de travail est ouvert dans le même organisme. Dans ce cas, remplissez d'abord titre de page.
Un cahier de travail est un document officiel contenant des relevés d’emploi d’un citoyen.
Lorsqu'il postule à un emploi, un citoyen présente son cahier de travail au service du personnel, où il est conservé jusqu'à la fin de ses activités dans cette organisation
La page de titre de l'œuvre doit contenir les informations suivantes :
- Nom complet de l'employé (au complet et sans abréviations) sur la base d'une pièce d'identité.
- Date de naissance. Il est écrit en chiffres arabes dans l'ordre : jour, mois et année. Les valeurs du jour et du mois sont écrites au format à deux chiffres et l'année est indiquée au format à quatre chiffres.
- Informations sur l'éducation. Elle est saisie sur la base de documents confirmant ces informations (diplôme, certificat, etc.). Si les études ne sont pas terminées, les informations sont saisies sur la base d'une carte d'étudiant en cours de validité au moment de l'inscription ou d'une attestation d'un établissement d'enseignement.
- Informations sur la profession et la spécialité (également sur la base de pièces justificatives).
L'employé vérifie si les données ont été correctement saisies puis signe. Le salarié qui prépare le cahier de travail signe la première page du document. La signature est scellée du sceau du service du personnel.
Toutes les informations indiquées dans le contrat de travail doivent être documentées
Les éléments suivants sont inscrits dans le cahier de travail :
- numéro de série dossiers;
- nom de l'entreprise;
- relevé d’inscription du salarié dans le personnel ;
- dossiers de transferts, d'attribution de grades, etc. ;
- procès-verbal de licenciement;
- signature du représentant de l'employeur et sceau de l'organisation.
Un employé du service RH enregistre l'emploi d'un nouvel employé dans le cahier de travail. Elle s'effectue sur une ligne distincte, où doivent être indiqués : le numéro d'ordre, la date, la mention « accepté pour le poste… » et les motifs - contrat de travail et ordre (avec numéros et dates).
L'obligation de faire des inscriptions dans le cahier de travail concerne les pouvoirs de l'employeur ou du salarié du service du personnel
Exigences générales pour remplir un cahier de travail :
- L'encre utilisée pour saisir les informations doit être noire ou de couleur bleue;
- les dates sont écrites en chiffres arabes ;
- Les erreurs, corrections de données et réductions ne sont pas autorisées ;
- les informations font double emploi avec l'ordre de promotion (récompense, transfert) émis par la direction ; le numéro du document est inscrit à côté de l'inscription.
Si une erreur a été commise lors de la saisie des données dans le dossier de travail, vous devez procéder comme suit :
- indiquer le prochain numéro d'ordre du dossier ;
- entrez que l'entrée sous le numéro correspondant n'est pas valide et ici, sous ce numéro, entrez les informations correctes.
Enregistrement du dossier personnel d’un salarié
La plupart des organisations ne peuvent pas conserver les dossiers personnels des employés. Au moins dans les normes législatives, rien n'indique qu'une telle procédure est obligatoire. Toutefois, cette règle ne s'applique pas aux fonctionnaires.
Les dossiers personnels sont ouverts dans le but de :
- organiser les données sur chaque employé ;
- protéger ces données ;
- rechercher rapidement des informations sur une personne employée.
Un dossier personnel est un ensemble de couvertures (page de titre) et de documents d'un travailleur embauché, qui contiennent des informations complètes sur lui-même et son activité de travail.
De nombreux employeurs établissent des dossiers personnels des salariés, car cela permet de corriger et de compléter en temps opportun les informations sur l'employé.
Conditions requises pour l'enregistrement d'un dossier personnel :
- la couverture indique des informations de base sur le salarié (nom complet, date d'établissement du dossier personnel) et le nom de l'organisation ;
- les fichiers personnels situés dans le dossier public sont classés par ordre alphabétique ;
- un contrôle doit être exercé sur le nombre de pages du dossier personnel (il ne doit pas y en avoir plus de 250).
Le dossier personnel contient :
- Documentation présentée par le citoyen au moment de l'embauche.
- Documents qui apparaissent lors du travail des salariés :
- une copie de l'accord de responsabilité (pour les employés qui ont l'obligation d'indemniser les dommages) ;
- Description de l'emploi;
- accord complémentaire au contrat de travail ;
- certificats des résultats des examens médicaux périodiques;
- accord de non-divulgation d'informations confidentielles (si l'employé a accès à ces informations) ;
- fiches de certification;
- rapports, notes explicatives et de service.
- Documents de cessation d'emploi :
- lettre de démission d'un employé;
- une copie de l'ordonnance de révocation.
Carte personnelle
La carte personnelle d’un salarié permet de regrouper, dans une version simplifiée, toutes les données relatives à un nouveau salarié.
La carte personnelle d’un salarié est un document obligatoire établi lors de l’embauche
En règle générale, ce document est rédigé sous une forme unifiée :
- T-2 - pour les employés de la plupart des entrepreneurs individuels et des SARL ;
- T-2 GS (MS) – pour les employés de l'État et des municipalités ;
- T-4 - pour les salariés scientifiques et scientifiques-pédagogiques.
Un employeur peut délivrer une carte personnelle personnellement « pour lui-même ». Cependant, il faut se laisser guider par les exigences imposées par la loi. La carte est imprimée sur carton et conservée dans l'organisation pendant 75 ans.
Inscription en tant qu'employeur
Les entrepreneurs individuels et les chefs d'organisations sont tenus de s'inscrire en tant qu'employeurs s'ils envisagent d'employer des citoyens. La direction de l'organisation et les entrepreneurs individuels qui ont embauché des salariés s'adressent à cet effet à la Caisse d'assurance sociale (FIS). Depuis 2017, il suffit de s'inscrire auprès de la Caisse d'assurance sociale, puisque la Caisse de pension se renseigne sur le statut de l'employeur auprès de l'administration fiscale.
Dans le rapport que l'entrepreneur-employeur remettra à la Caisse de pension pour ses salariés, il doit indiquer le numéro d'immatriculation à l'assurance que la Caisse de pension lui a attribué lors de son inscription en tant qu'entrepreneur individuel.
Les employeurs (entrepreneurs individuels et SARL) doivent s'inscrire auprès de la Caisse d'assurance sociale dans les 10 jours à compter de la date de conclusion d'un contrat de travail avec un salarié.
Documents dont un entrepreneur individuel aura besoin pour s'inscrire en tant qu'employeur :
- demande d'inscription en tant qu'employeur à la Caisse d'assurance sociale ;
- passeport;
- certificat d'enregistrement d'État des entrepreneurs individuels;
- extrait du Registre d'État unifié des entrepreneurs individuels ;
- SNILS;
- licence (pour certains types d'activités);
- un contrat de travail ou de droit civil avec un salarié (le passeport du salarié, ses SNILS, INN et cahier de travail peuvent être exigés) ;
- procuration, certifiée par un notaire (si une autre personne soumet des documents pour l'entrepreneur individuel).
Un entrepreneur individuel est enregistré en tant qu'employeur uniquement auprès de la Caisse d'assurance sociale
Documents requis par LLC lors de l'inscription en tant qu'employeur :
- les demandes d'inscription en tant qu'employeur;
- passeport;
- certificat d'enregistrement d'État de LLC ;
- certificat d'enregistrement auprès du Service fédéral des impôts;
- extrait du Registre d'État unifié des personnes morales ;
- codes statistiques de Rosstat ;
- licence (le cas échéant);
- des copies des contrats de travail avec les employés et de leurs dossiers de travail ;
- procuration certifiée par un notaire (si pour directeur général les documents sont soumis par un représentant autorisé).
Caractéristiques de postuler à un poste de directeur général
Les exigences légales en matière d'emploi s'appliquent à tous sans exception, quel que soit le poste occupé par un employé en particulier. Cependant, l’embauche d’un directeur général présente ses spécificités. Tout d'abord, une série d'événements liés à la sélection d'un candidat à un poste sont organisés. position de leader et sa nomination, puis présenter le dossier nécessaire à l'enregistrement par le Directeur Général.
Le contrat de travail avec le directeur général est conclu pour la durée prévue par la charte de l'organisme.
Tableau : documents requis par un PDG potentiel pour un emploi
Procédure d'inscription
Lors de l'embauche d'un directeur général, un arrêté d'embauche est émis sous la forme n° T-1. Il doit signer cet arrêté tant au nom du responsable de l’organisation qu’au nom de l’employé.
Lors de la création d'un ordre d'emploi d'un directeur général, vous pouvez utiliser à la fois une forme unifiée du document et une forme développée indépendamment par l'organisation.
Les détails suivants sont inscrits dans le cahier de travail :
- ou un ordre d'emploi sous le formulaire n° T-1 ;
- ou les décisions relatives à l'élection au poste de directeur général.
Après son emploi, le directeur général remplit un formulaire selon le formulaire P14001. Ce document enregistre les données personnelles, l'adresse de résidence ou d'enregistrement, après quoi le formulaire est scellé. Il est soumis aux autorités d'enregistrement pour apporter des modifications au Registre d'État unifié des personnes morales.
Pour inscrire un salarié comme directeur général, remplissez le formulaire P14001
Fonctionnalités de conception pour le travail à distance
Si la nature de votre activité professionnelle vous permet de travailler à distance, l’employeur et les salariés en profitent souvent. L'embauche d'un collaborateur à distance doit être formalisée conformément à la réglementation en vigueur normes juridiques. Lors du travail à distance, la documentation est échangée via Internet, mais l'employeur et l'employé doivent d'abord recevoir des informations électroniques. signatures numériques(EDS). EDS certifie les documents électroniques.
La séquence d'actions pour l'obtention d'une signature électronique par un employé d'une organisation :
- Contacter un centre proposant des services de signature numérique.
- Paiement du service.
- Remplir le formulaire de demande d'obtention d'une signature électronique.
- Si la demande est approuvée, obtenez une signature numérique.
- Configuration d'un ordinateur lors de la première utilisation de la signature numérique (vous devez visiter Espace personnel sur le site Internet du service et suivez les instructions).
Le contrat de travail d'un salarié à distance précise ce qui suit :
- une explication selon laquelle ce travail est à distance ;
- l'adresse où travaille le salarié ;
- durée des heures de travail pendant la semaine;
- une définition claire de la forme sous laquelle le rapport sur les travaux effectués est présenté ;
- les garanties sociales dont bénéficie un travailleur à distance ;
- compensation des dépenses liées à Internet, aux communications mobiles, à la location du lieu de travail et à d'autres dépenses (si prévues dans le contrat) ;
- les responsabilités professionnelles de l'employé ;
- responsabilité des parties au titre du présent accord.
Caractéristiques de l'emploi étudiant
L'embauche d'étudiants à temps plein commence par la rédaction d'un contrat de travail. Il peut être conclu soit pour une durée indéterminée, soit pour une certaine durée (mais pas plus de cinq ans). En règle générale, il est conclu entre les parties contrat à durée déterminée.
Caractéristiques de l'embauche d'étudiants :
- L'âge de l'étudiant doit être pris en compte. Vous ne pouvez nouer des relations de travail qu'avec les citoyens âgés de plus de 16 ans.
- La législation du travail établit un certain nombre de restrictions pour les travailleurs mineurs, de sorte que tous les types de travail ne leur sont pas accessibles.
- Fourni check-up médical aux frais de l'employeur.
- Ne peut pas être pris en charge probation les personnes de moins de 18 ans.
- Les étudiants peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel. Les citoyens mineurs ne peuvent pas travailler plus de 7 heures par jour. Les citoyens qui ont déjà 18 ans ont le droit de demander un travail à temps partiel selon à volonté.
- Les étudiants à temps partiel sont généralement embauchés de manière générale.
Il convient de garder à l’esprit que les étudiants sont pleinement soumis au droit du travail.
Toute la documentation est complétée de la même manière que dans les autres cas énumérés ci-dessus.
Délais de traitement des documents d'emploi
Lors de l'embauche de nouveaux employés, la documentation est complétée assez rapidement. Il convient de noter que les dates d'émission d'un ordre de travail, de conclusion d'un contrat de travail et de début de travail ne coïncident généralement pas.
Tableau : délais de remplissage des documents lors de l'embauche
Type de document | Période de préparation des documents |
Contrat de travail | Conclu au plus tard 3 jours à compter de la date de son admission au travail. |
Antécédents professionnels | Il est lancé pour tout citoyen ayant travaillé plus de 5 jours. S'il s'agit du premier emploi, l'attestation de travail doit être délivrée au plus tard une semaine à compter de la date d'embauche. |
L'ordre d'acceptation au travail | Publié dans les 3 jours à compter de la date à laquelle le salarié commence effectivement à travailler. |
Carte personnelle d'employé | En règle générale, la carte personnelle commence à être remplie au plus tard 3 jours à compter de la date du début effectif du travail du citoyen. |
Dossier personnel du salarié | La loi ne précise pas dans quel délai un dossier personnel doit être ouvert. Il est conseillé de le délivrer immédiatement après l'embauche du salarié. |
Comment formaliser une relation de travail sans emploi
La législation du travail le précise clairement : l'embauche doit être accompagnée de la conclusion d'un accord avec le candidat. Cependant, au lieu d'un contrat de travail, il est parfois possible de conclure un accord GPC.
Un contrat civil (CLA) est un accord conclu pour exécuter certains travaux ou fournir des services.
Lors de la rédaction d’un tel accord, l’employeur ne procède à aucune inscription dans le cahier de travail du salarié. Malgré cela, toutes les activités prescrites par la présente convention au salarié sont comptabilisées dans l'ancienneté et affectent le montant de la pension. Il convient de garder à l'esprit que les travaux dans le cadre d'un accord GPC ne peuvent être indéfinis, c'est-à-dire que sa durée dépend de la durée de validité d'un tel accord.
Un contrat de droit civil contient toujours les dates de début et de fin des travaux (prestations)
Caractéristiques de la conclusion d'un accord GPC :
- L'employeur est guidé par les normes du Code civil lors de sa conclusion.
- Les parties au contrat sont le client (organisation) et l'entrepreneur (particulier).
- L'objet du contrat est le résultat final du travail ou de la prestation d'un service, que l'employeur accepte dans le délai fixé par le contrat.
- Le contrat ne peut pas contenir d'instructions sur l'horaire de travail, les responsabilités professionnelles ou le respect des règles de l'entreprise.
À l'expiration du contrat GPC, l'entrepreneur doit démontrer le résultat de son travail au client. Le client ne paie le coût des travaux exécutés qu'après avoir établi un certificat de réception des travaux exécutés (services rendus).
Le certificat de réception des travaux réalisés est un document reflétant le coût, la durée et les types de travaux effectués
Si dans procédure judiciaire il est établi que l'accord GPC cache la véritable relation de travail entre l'employeur et l'employé ; les normes du Code du travail de la Fédération de Russie seront appliquées à ces relations. Cela suggère que c’est le contenu du contrat qui compte, et non son nom. Dans ce cas, l'employeur est tenu de requalifier l'accord GPC en contrat de travail, après avoir établi un ensemble standard de documents.
Responsabilité en cas de non-enregistrement des relations de travail
L'employeur doit être préparé au fait qu'en cas d'inscription inappropriée et intempestive les relations de travail il devra répondre à la loi. Les employeurs sont soumis à une responsabilité administrative et pénale.
La responsabilité du sujet est divisée en deux types :
- Responsabilité d'un fonctionnaire (un certain nombre d'employés pour lesquels l'enregistrement officiel des employés est une responsabilité professionnelle directe). Ils sont responsables devant la direction de l'entreprise ; les sanctions ne sont pas prévues par la loi.
- Responsabilité de l'employeur dans le statut entité légale.
La responsabilité administrative naît si l'employeur se soustrait à la rédaction d'un contrat de travail avec un salarié ou le conclut de manière inappropriée.
Cette situation implique l'imposition des amendes suivantes :
- sur les personnes effectuant activité entrepreneuriale sans constituer une personne morale - de 5 000 à 10 000 roubles;
- pour les personnes morales - de 50 à 100 tr.
S'il ne s'agit pas de la première infraction de ce type, le montant des amendes augmente considérablement. Si l'activité professionnelle d'un travailleur non inscrit se poursuit longue durée, l'employeur encourt une responsabilité pénale pour fraude fiscale et fiscale (article 199.1 du Code pénal de la Fédération de Russie). Dans ce cas, les contrevenants s'exposent à une amende pouvant aller jusqu'à 300 000 roubles. ou l'emprisonnement avec une éventuelle interdiction de poursuivre ses activités dans ce domaine.
Il convient de rappeler que l'employeur est également responsable de l'exploitation de citoyens étrangers en tant qu'employés sans conclure de contrat de travail. Dans ce cas, l'amende peut atteindre 1 million.
Vidéo : qu'est-ce que l'emploi officiel selon le Code du travail de la Fédération de Russie
L'emploi d'un nouvel employé nécessite le respect d'une certaine procédure prévue par le Code du travail de la Fédération de Russie. Cela comprend des actions des personnes responsables de l'organisation telles que l'examen de l'ensemble des documents soumis par le candidat, l'émission d'un ordre d'emploi en cas de réponse positive de la direction, la conclusion d'un contrat de travail, etc. Le non-respect de la législation du travail entraîne des sanctions administratives. ou la responsabilité pénale.
Il existe plusieurs options pour formaliser la relation entre la personne fournissant le travail et celle qui l'exécute. Le mode d'emploi détermine la procédure de candidature à un emploi, les droits et obligations des parties, la responsabilité, la procédure de paiement des impôts et cotisations obligatoires, et bien plus encore.
En Russie, la relation entre un employé (interprète) et un employeur (client) peut être formalisée de l'une des manières suivantes :
- Travail à distance.
- Travail intérimaire.
- Emploi non officiel.
Contrat de travail
Contrat de travail– un accord entre un salarié et un employeur en vertu duquel le salarié s'engage à exercer régulièrement les fonctions qui lui sont assignées par le contrat de travail, à respecter les horaires de travail, et l'employeur s'engage à assurer les conditions d'exécution du travail, à fournir le travail lui-même et payer les salaires à temps et intégralement. Les relations dans le cadre de cet accord sont régies par la législation du travail, notamment le Code du travail et les lois fédérales pertinentes.
Signes d'un contrat de travail :
- inclusion d'un employé dans le personnel de l'organisation avec l'obligation d'exercer des fonctions professionnelles pour un certain poste ;
- le respect par le salarié du règlement intérieur du travail et des horaires de travail ;
- impossibilité de transférer le travail à des tiers ;
- l'obligation de l'employeur de payer régulièrement les salaires et d'assurer les conditions de travail.
Procédure d'enregistrement d'un contrat de travail
L'inscription au travail selon la législation du travail comprend les étapes suivantes :
- Réception des documents du salarié.
- Familiarisation de l'employé avec les réglementations locales.
- Conclusion d'un accord.
- Préparation et enregistrement des documents pour l'employé.
- Faire une inscription dans le cahier de travail.
Lors de l'embauche d'un employé, l'employeur est tenu de payer pour lui l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les primes d'assurance, de fournir les rapports fiscaux, statistiques et autres prévus par la législation de la Fédération de Russie et de respecter les droits et intérêts de l'employé.
Vous pouvez en savoir plus sur la procédure d'embauche dans le cadre d'un contrat de travail.
Contrat civil
Contrat civil– un accord entre deux ou plusieurs personnes, dont le but est d’exécuter des travaux ou des services spécifiés dans le contrat. Un contrat civil est le plus souvent conclu lorsqu'il est nécessaire d'effectuer un travail ponctuel, si le volume des prestations fournies est faible et qu'il ne sert à rien d'embaucher une personne pour une courte période.
Types de contrats civils
Il existe plusieurs types de contrats de droit civil :
- contracter;
- prestation payante prestations de service;
- commissions;
- transport;
- expédition de transport;
- gestion de la confiance propriété;
- instructions.
Note: conclure un contrat de droit civil en général est bien plus rentable et pratique que de rédiger un contrat de travail.
note que lors de la conclusion d'un contrat civil, aucune inscription n'est faite dans le cahier de travail, mais le temps travaillé dans le cadre du contrat spécifié est inclus dans l'ancienneté totale. Si un accord est conclu avec un particulier, l'employeur est tenu de payer l'impôt sur le revenu et les cotisations d'assurance à la Caisse de pension et à la Caisse d'assurance maladie obligatoire pour le salarié (les cotisations à la Caisse d'assurance sociale ne sont payées que si cela est stipulé dans l'accord ).
Comparaison des contrats de travail et de droit civil
Principales différences entre un contrat de travail et un contrat de droit civil
Signe | Contrat de travail | Contrat civil |
---|---|---|
Objet de l'accord | Exercer une fonction de travail | Le résultat de l’exécution d’un travail ou de la fourniture de services |
Possibilité d'impliquer 3 personnes dans les travaux | Impossible | Peut être |
Respect du règlement intérieur du travail | Nécessairement | Pas nécessaire |
Conditions d'exécution des travaux | L'employeur est tenu d'offrir au salarié des conditions de travail appropriées | L'employeur n'est pas tenu de fournir au salarié des conditions d'exécution du travail |
Documentation | Après enregistrement du contrat, il est nécessaire d'établir pour le salarié un grand nombre de documents : bon de travail, tableau des effectifs, calendrier des vacances, carte personnelle, carnet de travail et SNILS (si le salarié obtient un emploi pour la première fois), etc. | Après exécution du contrat, seul un acte de réception de travaux ou de prestation de services est dressé |
Taille du salaire | Le salaire ne peut être inférieur au salaire minimum mensuel établi. Le contrat est considéré comme invalide s'il n'indique pas le montant du salaire | Le montant du paiement est fixé par le contrat et n'est pas lié au salaire minimum ; son indication dans le contrat n'est pas nécessaire ; |
Procédure de paiement du salaire | Au moins 2 fois par mois | La procédure de paiement est déterminée par le contrat |
Durée du contrat | Par règle générale– illimité. Dans des cas exceptionnels, un contrat à durée déterminée peut être conclu | Urgent seulement. L'absence de clause dans le contrat le rend invalide |
Possibilité de prolonger la durée du contrat | Peut être | Impossible |
Des outils pour faire le travail | Fourni par l'employeur. Un salarié, en accord avec l'employeur, peut utiliser ses biens personnels, mais dans ce cas il est indemnisé pour l'usure de ces biens. | Le travailleur utilise fonds propres effectuer un travail (fournir des services) |
Procédure de résiliation du contrat | Un salarié ne peut être licencié que pour certains motifs. Le salarié a lui-même le droit de résilier le contrat de travail à sa propre demande. | La procédure de résiliation du contrat est prévue dans le document lui-même. Il n'y a pas de conditions particulières de résiliation tant pour le salarié que pour l'employeur. |
Responsabilité en cas de manquement aux obligations stipulées par le contrat | La responsabilité administrative est prévue pour l'employeur et la responsabilité disciplinaire pour le salarié (discipline, réprimande, licenciement). Il n'y a aucune pénalité pour le salarié | Des pénalités pour le salarié peuvent être prévues par les termes du contrat. Si l'employeur ne paie pas à temps et n'accepte pas le travail, il est obligé de payer à l'employé des intérêts pour l'utilisation de l'argent d'autrui. |
Imposition | Impôt sur le revenu et primes d'assurance en fonds hors budget L'employeur paie pour l'employé | Si l'accord est conclu avec un entrepreneur individuel, l'impôt sur le revenu des personnes physiques et il paie ses cotisations de manière indépendante |
Vous pourrez en savoir plus sur les types de contrat civil, leurs avantages et inconvénients pour l’employeur et le salarié.
Travail à distance
Le travail à distance est reconnu comme les activités du salarié exercées en dehors du lieu de travail fixe (à domicile, dans les transports, les cafés, à l'étranger, etc.). Un salarié reçoit généralement une tâche d'un employeur à distance : par courrier, via Internet, etc.
Il existe deux types de travail à distance :
- À domicile.
- Télécommande.
Devoirs implique la fabrication de produits ayant une forme matérielle, par exemple des stylos de collecte, la culture de champignons, la broderie, le tricot, etc.
Le résultat travail à distance n'est pas une chose, mais une information, une information, des objets de propriété intellectuelle. Les employés distants peuvent être des journalistes, des rédacteurs, des gestionnaires de contenu, des rédacteurs, des programmeurs, etc.
Un travailleur à distance peut être inscrit aussi bien sous un contrat de travail que sous un contrat de droit civil.
Note: paiement paiements obligatoires et les cotisations dépendent entièrement du mode d'inscription du salarié et de son statut d'entrepreneur individuel.
Travail intérimaire
Le travail intérimaire est le travail des salariés sur ordre de l'employeur, effectué dans l'intérêt, sous la direction et le contrôle de personnes avec lesquelles ils n'entretiennent pas de relation de travail. Depuis 2016, le travail intérimaire, à l'exception de certains cas, est interdit en Fédération de Russie.
Il existe 2 types de travail intérimaire :
- Externalisation.
- En sureffectif.
Externalisation le transfert est reconnu certaines fonctions ou des tâches à un tiers (organisation, entrepreneur individuel, particulier). Les relations dans le cadre de l'externalisation sont dans la plupart des cas formalisées par un contrat de prestation de services payants. Le plus souvent, les dossiers comptables, fiscaux et personnels (préparation et dépôt des déclarations, reporting, etc.), ainsi que l'accompagnement juridique sont externalisés. Étant donné que l’externalisation n’implique pas le transfert des employés de l’entrepreneur vers le client, cette forme de travail intérimaire est autorisée et peut être utilisée par l’employeur pour réduire les coûts de maintien du personnel.
En sous-effectif représente le transfert d'employés de l'entrepreneur au client. Les employés faisant partie du personnel de l'entrepreneur exécutent leur travail et sont subordonnés à un tiers. Cette œuvre est interdite depuis 2016 et son utilisation entraîne une responsabilité administrative.
Une exception au recours au travail intérimaire est prévue pour :
- les agences d'emploi privées qui remplissent certaines conditions (agrément, application du régime fiscal général).
- personnes morales lors de l'envoi d'un salarié dans leurs filiales, sous réserve des conditions et de la procédure de mise à disposition des salariés agréées par les autorités compétentes loi fédérale. Sur actuellement cette loi n'a pas été adoptée.
Emploi non officiel
Travailler sans enregistrement officiel d'un employé menace l'employeur de problèmes assez graves. La législation actuelle prévoit une responsabilité administrative, fiscale et pénale en cas d'embauche et d'emploi illégaux de salariés.
Ainsi, selon le Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, un employeur peut être poursuivi pour violation du droit du travail, ce qui le menace d'une amende de 1 000 à 5 000 roubles. pour les entrepreneurs individuels et de 30 000 à 50 000 roubles. pour l'organisation.
L'employeur est tenu responsable fiscalement et pénalement du fait qu'il ne remplit pas correctement les fonctions d'agent fiscal, à savoir qu'il ne calcule pas et ne transfère pas au budget le montant des impôts pour ses employés non enregistrés.
Selon Code du travail, un entrepreneur individuel a le droit d'embaucher des employés et ce processus n'est pas très différent de celui d'un employeur d'organisations. Cependant, le chapitre 48 du Code du travail de la Fédération de Russie décrit les caractéristiques du travail des travailleurs dont les activités sont liées aux entrepreneurs individuels.
Selon la loi, tout employeur doit officiellement employer des salariés. Dans les trois jours suivant le début du travail du salarié, l'employeur est tenu de formaliser sa relation avec un contrat de travail et de faire une inscription dans le cahier de travail.
Si un entrepreneur enfreint les exigences de la loi, il est alors responsable de :
Administratif - une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles ou un gel des activités jusqu'à 90 jours ;
Taxe - amende des services d'inspection en fonction de la gravité de l'infraction ;
Pénal - une amende pouvant aller jusqu'à 200 000 roubles ou une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 2 ans.
Pour embaucher un employé, vous devez :
Conclure un contrat de travail ou civil ;
Préparer les documents personnels ;
Inscrivez-vous à la Caisse de Prévoyance Sociale (SIF).
Un contrat civil facilite le processus d'embauche pour entrepreneur individuel. Dans ce cas, le contrat est conclu pour l'exécution d'un volume de travail déterminé ou la fourniture d'un service et ne nécessite pas d'inscription à la Caisse d'assurance sociale.
Aussi, quoi qu'il arrive contrat d'embauche Il a été conclu que l'employeur, dans les 30 jours à compter de la date d'inscription du premier employé, est tenu de s'inscrire auprès de la Caisse de pension.
Inscription étape par étape d'un employé
Pour qu'un employeur puisse inscrire un salarié, il doit fournir l'ensemble de documents suivant :
-
Carnet de travail (s'il manque, remplissez-le vous-même) ;
-
Documents d'enregistrement militaire ;
Documents confirmant les qualifications du salarié (diplôme d’études supérieures ou études supérieures incomplètes).
Considérons l'enregistrement étape par étape d'un employé conformément au Code du travail de la Fédération de Russie :
1. L'employé doit rédiger une demande d'emploi conformément à l'horaire des effectifs.
2. Conformément à l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur établit 2 exemplaires. Un exemplaire reste chez l'entrepreneur, l'autre est remis au salarié. Le contrat doit comprendre les informations suivantes :
Nom complet de l'employé et de l'employeur ;
Détails de l'organisation ;
Données du passeport de l'employé ;
Calendrier;
Informations sur les salaires et primes ;
Responsabilités professionnelles;
Date et signature.
3. L'employeur familiarise le nouveau salarié avec ses activités et la réglementation locale en vigueur : description de poste, réglementation sur la protection du travail, règlement intérieur du travail, etc.
4. L'entrepreneur établit selon le formulaire unifié T-1..
5. L'employeur crée une carte personnelle pour le salarié.
6. Le gestionnaire effectue une inscription dans le cahier de travail dans un délai d'une semaine à compter de la date de conclusion du contrat de travail.
Paiements à et par employé
L'article 136 du Code du travail de la Fédération de Russie prévoit qu'un entrepreneur est tenu de verser le salaire à un employé tous les deux mois. Les modalités et modalités de paiement sont fixées par le contrat de travail. Lors du calcul des salaires, il est nécessaire de conserver les dossiers du personnel et les feuilles de temps. Les retards de paiement engagent la responsabilité administrative ou financière de l'employeur.
Un salarié inscrit sous un contrat de travail a droit aux congés annuels payés et aux congés de maladie. À son tour, l'employeur doit retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur le salaire une fois par mois et le transférer au budget. Il est de 13 % et est versé au bureau des impôts au plus tard deux jours après le calcul du salaire.
L'entrepreneur qui a attiré une certaine quantité de les salariés, deviennent employeur et doivent donc transférer les cotisations fixées par la loi. Les primes d'assurance doit être payé au plus tard le 15 de chaque mois. Le taux de cotisation est de 30% du salaire du salarié, dont 22% pour la Caisse de pension, 5,1% pour la Caisse d'assurance maladie obligatoire et 2,9% pour la Caisse d'assurance sociale.
Lors de la conclusion d'un contrat civil, l'employeur n'est pas obligé de verser des fonds à la Caisse d'assurance sociale, mais les transferts sont autorisés s'il le souhaite.
Rapport d'entrepreneur sur l'employé
Avec les employés embauchés, l'entrepreneur dispose d'un nombre accru de rapports qui doivent être soumis à différentes autorités. Il est donc important que l’employeur sache où, dans quel délai et quels rapports doivent être fournis.
Les déclarations des salariés sont soumises à trois autorités :
Autorité fiscale;
Caisse d'assurance sociale.
Les déclarations suivantes doivent être soumises au bureau des impôts :
Des informations sur numéro médiane employés - les données sont soumises une fois par an. Ils doivent être fournis avant le 20 janvier l'année prochaine. Par exemple, un rapport pour 2017 doit être soumis avant le 20 janvier 2018. Ces informations sont nécessaires pour que l'administration fiscale contrôle le nombre d'employés lors du calcul des impôts et de l'imposition de régimes fiscaux spéciaux.
Certificat 2-NDFL - le rapport est fourni une fois par an jusqu'au 1er avril pour chaque salarié. Le certificat affiche des informations sur le revenu de l’employé, les déductions requises et les retenues à la source. impôt sur le revenu au cours de la dernière année. Si un entrepreneur individuel compte plus de 25 personnes, le rapport est soumis par voie électronique.
Certificat 6-NDFL - soumis trimestriellement jusqu'au 1er jour du trimestre suivant. Le certificat doit être fourni à temps. En cas de retard, en plus d'une amende, l'administration fiscale a le droit de bloquer le compte courant.
Calcul des primes d'assurance - soumis trimestriellement jusqu'au 30 du trimestre suivant.
Deux rapports doivent être soumis à la Caisse de pension :
Les informations sur l'expérience en assurance sont soumises une fois par an à la fin de l'année. Le rapport doit être soumis au plus tard le 1er mars de l’année suivante.
SZV-M - le rapport doit être soumis mensuellement avant le 15 du mois suivant. Le document contient des informations sur l'employeur et les employés. Les informations suivantes doivent être disponibles pour les salariés : nom complet, SNILS et numéro d'identification fiscale.
Caisse d'assurance sociale :
4 FSS - un rapport est fourni une fois par trimestre par l'employeur qui paie les cotisations pour les accidents. Le rapport est nécessaire pour que l'employeur puisse restituer une partie des fonds versés. Les informations doivent être fournies avant le 25 du trimestre suivant.
Inscription d'un salarié à temps partiel
L'algorithme d'embauche d'un employé à temps partiel n'est pratiquement pas différent de l'embauche d'un employé à temps plein. Mais il y a plusieurs nuances :
1. Acceptez la candidature. Dans la demande d'emploi, le salarié indique le poste et le salaire souhaités.
2. Familiarisation avec les actes locaux contre signature.
3. Conclusion d'un contrat de travail, où Attention particulière se concentre sur les heures travaillées et le taux de rémunération.
4. Émission d'un arrêté qui doit indiquer que le salarié a été embauché à temps partiel.
5. Inscription au cahier de travail. Aucune information sur le tarif n'est fournie.
Lors de la conclusion d'un contrat de travail, vous devez calculer le nombre d'heures pour un tarif à temps partiel. Le nombre d'heures travaillées par jour, semaine ou mois doit être spécifiquement indiqué. Ces informations sont nécessaires pour calculer correctement les salaires. Dans le même temps, il est recommandé d'indiquer le salaire à temps plein dans le contrat de travail, mais il convient de préciser que le salarié a été embauché à temps partiel et que le salaire est inférieur.
La loi de la Fédération de Russie établit un salaire minimum. Mais, travaillant à temps partiel, le salarié peut percevoir moins que ce montant. Des clarifications dans le contrat de travail permettront d'éviter des problèmes avec inspection du travail et expliquer pourquoi le paiement est effectué en taille plus petite que le minimum établi.
Le plus souvent, les travailleurs obtiennent un emploi à temps partiel et ont un lieu de travail principal. Dans ce cas, le cahier de travail reste à la place principale et aucune inscription concernant le travail à temps partiel n'est inscrite.
Inscription d'un intérimaire
Au cours du travail, des situations surviennent lorsqu'un employé entre en congé maternité ou prend un congé de maladie de longue durée. L'employeur est contraint d'embaucher une personne supplémentaire pour effectuer les tâches de travail, un salarié temporairement absent.
Un entrepreneur peut recourir à plusieurs options.
Transférer les responsabilités à un autre employé travaillant pour lui.
Dans ce cas, un accord complémentaire est conclu et une commande est émise. Les documents doivent inclure des informations sur les responsabilités professionnelles supplémentaires et les changements de salaire. En plus de ses fonctions professionnelles, l'employé est tenu d'effectuer des tâches supplémentaires qui lui sont assignées.
Mutation d'un salarié à un poste temporairement vacant. Les tâches précédentes sont complètement supprimées de l'employé et de nouvelles sont attribuées. Vous pouvez rester en poste en raison d'un transfert pendant une durée maximale d'un an. L'inscription ne sera pas inscrite dans le cahier de travail. Dès le retour du salarié absent, le salarié remplaçant occupe son poste. Pour réaliser le transfert, l'employeur rédige un avenant au contrat de travail.
Conclusion d'un contrat à durée déterminée.
Peut remplacer un employé absent nouvel employé avec qui il est conclu. Le contrat est rédigé de la même manière qu'un contrat à durée indéterminée, mais il est précisé que le salarié a été embauché en remplacement d'un salarié temporairement absent. Si la date de retour du salarié est connue, vous pouvez limiter le travail du nouveau salarié à des délais précis.
En règle générale, un service spécialement désigné, appelé personnel, s'occupe de l'enregistrement des nouveaux employés. Les agents RH sélectionnent les candidats, sélectionnent les candidats appropriés, mènent des entretiens, formalisent l'embauche de nouveaux employés, organisent leurs congés, leurs transferts, leur licenciement et résolvent d'autres problèmes liés au personnel. Comment sont embauchés les nouveaux collaborateurs en 2018 ?
Si l'entreprise ne dispose pas de service du personnel, tout employé autorisé est alors responsable de l'embauche de nouveaux employés.
Embaucher un nouvel employé : points essentiels
Nouvel employé soumis à des examens médicaux
Les examens médicaux primaires ne sont pas requis pour tous les postes. La liste des catégories de travailleurs pour lesquels il est nécessaire de se soumettre à un examen médical avant de commencer à travailler est donnée à l'article 213 du Code du travail de la Fédération de Russie :
- Travailler dans des conditions de travail nocives et dangereuses ;
- dont le travail est lié à la circulation ;
- Travailleurs de l'industrie agroalimentaire, de la restauration collective et du commerce ;
- Travailleurs des ouvrages hydrauliques ;
- Personnel médical ;
- Travailler dans des institutions de garde d'enfants;
- Moins de 18 ans.
Les travailleurs susmentionnés doivent d'abord se soumettre à un examen médical avant d'être enregistrés comme membres de l'entreprise. Vous pouvez en savoir plus sur les examens médicaux, la fiscalité et la comptabilisation des dépenses liées aux examens médicaux.
Responsabilités professionnelles du nouvel employé
Les responsabilités du poste sont spécifiées dans la description de poste, qu'une personne doit étudier attentivement. Chaque poste a sa propre description de poste.
En plus de ce document, le salarié doit également être initié au règlement intérieur du travail dont un exemplaire peut être consulté.
De plus, l'organisation peut avoir convention collective et d'autres actes locaux internes réglementant les questions liées au personnel. Le salarié doit également prendre connaissance de ces documents afin de connaître ses droits et obligations.
Contrat de travail avec le salarié
La prochaine étape à franchir lors de l'embauche d'une nouvelle personne est de conclure un contrat de travail avec elle. Cela peut être urgent ou indéfini. La première est d'une certaine durée, ce qui est important pour un travail ponctuel, lors du remplacement d'un autre salarié, par exemple, alors qu'il est en congé parental, ainsi que dans d'autres cas. n'a pas de date d'expiration, c'est-à-dire qu'il est conclu pour une durée indéterminée.
Contrat de travail est un accord entre un employé et un employeur, contenant les droits et obligations des parties. Établi en deux exemplaires : pour le salarié et l'employeur, signés par les deux parties.
Un contrat civil peut également être conclu avec le salarié. C'est très pratique pour l'employeur : il n'est pas nécessaire d'accorder des congés aux employés, de payer des congés de maladie ou de contribuer aux fonds. Mais il n'est pas toujours possible de le conclure ; certaines conditions doivent être remplies, notamment, il doit présupposer le résultat final. Nous parlerons davantage de ce type de contrat dans un autre article.
Accord de responsabilité
Si une personne est embauchée pour un poste impliquant une responsabilité financière, il est alors nécessaire de conclure avec elle un accord sur la responsabilité financière totale ou partielle.
Des exemples de ces travailleurs comprennent le personnel comptable, le personnel d'entrepôt, le personnel de vente et tout autre personnel ayant accès à des actifs matériels ou monétaires.
Accord de secret commercial
Si nécessaire, lors de l'embauche d'un nouveau salarié, un accord est conclu avec lui, garantissant la non-divulgation des secrets commerciaux, vous pouvez télécharger un exemple d'un tel accord sur ;
Une fois les accords nécessaires rédigés et signés, ils sont inscrits dans un livret d'enregistrement spécial, dans lequel le salarié appose sa signature. Ce dossier aidera à l'avenir l'employeur à prouver que des contrats ont été conclus avec le salarié (travail, responsabilité financière, non-divulgation des secrets commerciaux).
Demande d'emploi
Après avoir terminé les étapes ci-dessus, l'employé rédige une demande d'emploi. Ce document n’est pas obligatoire, mais néanmoins la plupart des employeurs l’exigent.
Il est rédigé par le salarié sur une feuille de papier A4 sous quelque forme que ce soit adressée au chef de l'organisation.
Un exemple de rédaction d’une demande d’emploi peut être téléchargé.
L'ordre d'acceptation au travail
Sur la base de la candidature du salarié, un ordre d’embauche est établi. Pour l'inscription, vous pouvez utiliser celui unifié. Le premier est utilisé lors de l'embauche d'une personne, le second lors de l'embauche d'un groupe de salariés.
La procédure de remplissage d'une commande peut être consultée, où des formulaires de commande unifiés sont présentés en téléchargement, ainsi qu'un exemple de remplissage de la commande.
Remplir un cahier de travail
Sur la base de l'ordre d'emploi approuvé, un employé du personnel ou un autre spécialiste responsable fait une inscription dans le cahier de travail. Dans ce cas, il est indiqué à quelle date le nouveau salarié a été embauché, à quel poste, dans quelle organisation. Les données à renseigner sont extraites de la commande.
Parfois, cette étape peut être complétée plus tard, mais le cahier de travail doit encore être obtenu auprès du salarié.
Les informations relatives à l'inscription effectuée dans le cahier de travail font l'objet d'une réflexion dans le livre de comptabilité des mouvements des cahiers de travail.
Après cela, l'employé peut commencer ses fonctions et l'employé du personnel s'inscrit pour lui et, si nécessaire, ouvre un compte personnel.
Pour compléter ces documents, l'employé doit obtenir un passeport, des documents scolaires, une carte d'identité militaire, une demande d'emploi et un questionnaire avec des données biographiques.
De plus, l'activité professionnelle du nouveau salarié fait l'objet d'une réflexion sur la feuille de temps de travail, établie sous le formulaire T-12 ou. La feuille de temps enregistre toutes les apparitions et absences des employés, en indiquant le motif de l'absence.
Un nouvel employé doit également s'inscrire assurance médicale pour obligatoire assurance santé, ainsi qu'une carte de salaire en plastique (si les salaires dans l'entreprise sont émis par des moyens non monétaires).
Toute organisation enregistrée en tant que personne morale est tenue d'effectuer un travail de personnel et de soumettre des rapports au service social.
En règle générale, dans petite organisation enregistre la documentation du personnel, maintient Chef comptable.
Les professionnels jeunes et inexpérimentés se demandent souvent : est-il possible d'embaucher un salarié un jour de congé ou un jour férié ?
Un employé est inscrit au travail n'importe quel jour ouvrable de l'entreprise. Le nombre de jours ouvrables et l'horaire de travail sont déterminés par la direction.
Attention! L'organisation a le droit d'inscrire un salarié un jour de congé officiel, si cela n'est pas contraire à la Charte.
Mais les spécificités de la nomination et de l'inscription du salarié dans le tableau des effectifs doivent être prises en compte : quel que soit le moment où le salarié a reçu le contrat en main, le premier jour de travail officiel est considéré comme le jour de la semaine suivant.
Si le départ au travail tombe un jour férié, le salarié sera considéré comme embauché à son arrivée le lieu de travail.
Comment embaucher un salarié en période d'essai
L'employeur a le droit d'embaucher une personne soumise à une période d'essai. En règle générale, un contrat de travail type est établi, qui précise les modalités de paiement.
Important! Des informations sur les modalités d'embauche d'un employé peuvent être obtenues sur le site Web principal de l'Inspection des impôts.
Si, après un certain temps, l'une des parties souhaite modifier les termes du contrat, un avenant est alors établi, qui fait partie du contrat de travail et est versé au dossier personnel.
Selon la législation, quelles que soient les spécificités du poste, la période probatoire maximale à l'embauche est de 3 mois.
Pour les postes à responsabilités accrues, la direction peut attribuer une période d'essai à sa discrétion, mais le maximum peut aller jusqu'à 6 mois, et pour les travailleurs contractuels embauchés pour une période allant jusqu'à 6 mois, la période d'essai peut aller jusqu'à 2 semaines.
Attention! A la demande du salarié, la période pendant laquelle il subira l'examen ne pourra être inscrite au cahier de travail et ne pas être prise en compte pour le calcul. la durée du service.
- Mineurs.
- Spécialistes diplômés d'un établissement d'enseignement et affectés.
- Employées enceintes.
- Conscrits effectuant une certaine quantité de travail, embauchés pour une courte période.
Pour qu'une organisation évite des amendes et des pénalités, il est nécessaire de rédiger correctement les documents du personnel.
Embaucher un employé : instructions étape par étape avec une description détaillée
Avant d'embaucher quelqu'un pour un poste à responsabilité financière, vous devez clarifier comment embaucher correctement un employé : il est généralement vérifié pour son casier judiciaire, ses articles ou ses infractions. Cela vous aidera à éviter les ennuis et à minimiser les problèmes potentiels.
Après avoir passé toutes les étapes de vérification, vous pouvez commencer à inscrire un employé.
Étape 1 : Recevez une candidature
Une demande d'emploi standard est rédigée à la main, dans laquelle sont saisies toutes les informations sur l'employé et le poste pour lequel il est embauché.
A ce stade, le dossier de travail et la carte médicale du salarié sont vérifiés si le travail est lié à la restauration ou aux produits alimentaires. L'identification personnelle s'effectue à l'aide du passeport et les pages principales des pièces d'identité sont photocopiées.
Le cas échéant, le salarié peut présenter les documents suivants et leurs copies :
- Document pédagogique.
- Permis de conduire.
- Certificats de réussite des cours.
- Lettre de recommandation.
- Caractéristiques du lieu d'études et de travail.
- Un certificat du ministère de l'Intérieur attestant que l'employé n'est pas enregistré, etc.
Étape 2. Familiariser le salarié avec le règlement intérieur
Chaque salarié, avant de commencer à exercer sa responsabilités professionnelles, doit suivre une orientation et signer dans le journal de bord.
Attention! Selon les spécificités des activités de l’organisation, le nombre de réglementations et leur contenu peuvent varier.
Pour une formation simplifiée sur le terrain, vous pouvez utiliser un questionnaire : les données sont saisies manuellement, où sont apposées une signature et une date de formation.
Important! Rédiger et tenir des journaux pour toute personne morale est un incontournable ! Cela s'explique par la possibilité de défendre vos droits devant les tribunaux en cas d'accident.
La tenue de la documentation comptable est particulièrement importante pour les organisations de construction. Ainsi, la personne morale est exonérée de toute responsabilité pénale pour les infractions commises par le salarié dans temps de travail.
Étape 3. Rédiger un contrat de travail
Un contrat de travail est conclu dans un délai de 3 jours à compter de la date d'entrée en activité du salarié.
Important! Si, pour une raison quelconque, la direction n'a pas réussi à conclure un contrat de travail dans le délai imparti, cela n'est pas considéré comme une violation si l'organisation remplit toutes ses obligations envers l'employé.
Attention! Pour assurer la sécurité de ses droits, le salarié doit avoir en main un exemplaire signé.
Étape 4. Enregistrez un contrat de travail
L'enregistrement de la convention n'est effectué qu'après la signature du gérant. Une inscription relative à l'introduction d'une nouvelle unité dans le tableau des effectifs est inscrite dans un journal spécial, en regard de la date d'établissement du contrat.
Chaque contrat de travail dispose d'un numéro d'entrée qui permet d'identifier un salarié par groupe : par exemple, pour les ouvriers de la production primaire, des numéros commençant par le chiffre 1, etc. peuvent être utilisés.
Important! Une personne physique non enregistrée en tant que personne morale peut embaucher un salarié : le contrat est enregistré auprès du comité exécutif local ou du conseil du village.
Étape 5. Émettre un ordre d'embauche
Après avoir expliqué tous les aspects du contrat de travail, le responsable du personnel est tenu d'établir un ordre d'emploi. Il est permis d'utiliser une version imprimée, qui peut différer de la version légalement autorisée.
Sur la base du bon de travail, l'employeur a le droit :
- Promouvoir un employé.
- Transférez-le vers d'autres départements, etc.
- Envoyer en formation, recevoir une attestation de fin de cours, etc.
- Envoyé en voyage d'affaires.
Après signature et scellement du contrat, les principales informations sont transférées à la commande. Le salarié est tenu de le lire et de le signer.
Le formulaire d'État se présente sous la forme du formulaire T-1, et si une équipe de plusieurs personnes est embauchée (par exemple, pour effectuer un certain type de travaux de construction), alors le formulaire T-1a est rempli.
Le numéro de document est un attribut à l’aide duquel la documentation d’entrée et de sortie de l’organisation est enregistrée. Par conséquent, un employé potentiel doit faire attention à la correspondance du numéro dans le journal et dans la commande.
Étape 6. Enregistrez la commande
Une commande, en tant qu'unité distincte du flux de documents, doit être enregistrée dans le journal des commandes. Le registre unifié contient une liste de tous les arrêtés signés par le directeur ou son mandataire.
Dans les grandes entreprises, il existe des types de registres distincts pour chaque type de commande : pour les licenciements, les embauches, pour les congés de maternité, etc.
S'il le souhaite, le directeur ou le chef comptable peut tenir un journal électronique des commandes. Ceci n'est pas interdit par la loi et est très pratique pour faire un inventaire.
L'entreprise a le droit d'ajouter ou de supprimer n'importe quelle ligne gouvernementale à sa discrétion. Cependant informations générales doivent rester inchangés : données ou détails du passeport individuel, date, poste, numéro de candidature entrante, etc.
La tenue des registres internes ne doit pas concerner le salarié : tous les formulaires sont remplis pour la préparation et l'exécution ultérieure des déclarations annuelles et des rapports à soumettre aux fonds sociaux.
Étape 7. Faire une entrée dans le cahier de travail
La législation fixe des normes d'inscription d'un nouveau salarié dans le cahier de travail : l'inscription s'effectue 5 jours après la date d'acceptation officielle du poste.
Cependant, il existe des cas où un employé lui-même ne souhaite pas recevoir d'inscription dans son dossier de travail. Ceci est tout à fait légal et ne constitue pas un motif de licenciement. Une autre question est que le gestionnaire ce fait non rentable : cela indique que le salarié ne souhaite pas rester longtemps sur son lieu de travail.
Règles pour remplir le formulaire de travail :
- N'utilisez pas de stylos de couleur, de mastic, ni d'abréger ou de couper des mots.
- Vous êtes autorisé à écrire avec un stylo à pointe bleue, de manière lisible et claire.
- Il n'est pas recommandé d'apposer un cachet sur les documents : le sceau doit contenir les coordonnées de l'organisation et porter le nom complet de la personne morale.
- Il est interdit d'utiliser un modèle de signature comme sceau.
Attention! Si un salarié est embauché pour la première fois, l'employeur est tenu de délivrer un cahier de travail et de remplir tous les champs conformément à la loi.
Tout d'abord, remplissez la page de titre, puis notez les informations concernant l'éducation et le lieu de résidence. A la demande du salarié, un numéro de téléphone de contact peut être inscrit dans le dossier de travail.
Important! Avant de l'ajouter à votre cahier de travail Informations Complémentaires, vous devez demander l'autorisation au salarié : peut-être ne souhaite-t-il pas que certaines caractéristiques de ses activités ou de son ancienneté soient reflétées dans le document.
Les informations standards doivent être tirées de la commande et du contrat de travail.
Étape 8. Faire une inscription dans le carnet de travail
Selon la loi, cahier de travail doit être conservé par l’employeur. En règle générale, pour des raisons de sécurité, il est placé dans un coffre-fort ou dans un bureau spécial équipé de vidéosurveillance.
Attention! L'employeur assume l'entière responsabilité de la conservation de tous les documents et, en cas de perte, est tenu d'indemniser l'employé et de rétablir l'emploi.
La comptabilité des livres est effectuée à l'aide d'un journal dans lequel sont inscrits tous les numéros de documents et les noms complets de leurs propriétaires.
Pour l'enregistrement, le formulaire établi par le ministère du Travail de la Fédération de Russie est utilisé.
Important! Lors du remplissage du journal, il convient de garder à l'esprit que toute entrée doit être effectuée uniquement ligne par ligne.
Pour les grandes entreprises, un système de numérotation continue est souvent utilisé, il est donc permis de laisser des lignes vides dans le journal.
Étape 9. Créez une carte personnelle pour un employé
Les dossiers internes des employés sont conservés via une carte formulaire T-2. La carte personnelle d’un salarié est un document qui reflète toutes les activités d’un collaborateur : mutation, promotion, congé maternité, licenciement, etc.
Attention! Comme le montre la pratique, les organismes de contrôle accordent une attention particulière à la tenue de la documentation interne du personnel. Cela s'explique par la volonté de l'État d'obtenir des données statistiques fiables sur l'activité professionnelle de la population.
Ce formulaire peut être rempli manuellement ou sur ordinateur, cependant, dans ce cas, n'oubliez pas la sécurité des données personnelles. L'ordinateur sur lequel s'effectue le travail RH doit être protégé par un mot de passe externe et interne.
Il est préférable de remplir la carte immédiatement après avoir rédigé la commande - c'est pratique et pratique, car après l'enregistrement, certains documents iront immédiatement dans le coffre-fort.
Liste des informations inscrites sur la carte personnelle d'un collègue :
- Numéro et titre du document d’études établissement d'enseignement.
- Numéro de travail.
- Numéro INN et SNILS, si disponibles.
- Documents d'identité.
- Numéro de compte bancaire pour l'accumulation salaires, et autres documents, à la demande du collègue.
Étape 10. Créez un dossier personnel
Un dossier personnel d'un salarié est établi dès son embauche. À cette fin, un dossier séparé est utilisé dans lequel sont placés les photocopies et les documents originaux.
La couverture du dossier est une « carte de visite » d'un collègue : nom complet, numéro de série, fonction, date d'embauche, etc.
Au cours du processus de travail, des documents complémentaires peuvent être placés dans le dossier, tels que : une attestation de fin de cours, de perfectionnement, d'examen, etc.
La liste de pièces suivante doit être incluse dans votre dossier personnel :
- Autobiographie rédigée à la main par l'employé sous forme libre.
- Photos.
- Description de poste signée.
- Caractéristiques, lettres de recommandation.
- Demande de congé, etc.
Important! Le responsable du personnel est tenu de procéder à un inventaire et d'inscrire dans la liste tous les documents reçus. La liste est jointe à un dossier et sert de document officiel pour les audits. La suppression de tout document d'un dossier personnel n'est possible qu'avec l'autorisation du chef du service du personnel ou du directeur.
Quels documents peuvent être demandés pour postuler à un emploi et lesquels ne le peuvent pas ?
Le directeur, chef comptable, Ingénieur en chef et responsable du personnel.
Documents obligatoires
Il existe une certaine liste de documents qui doivent être fournis :
- Pièce d'identité : passeport, titre de séjour, etc.
Si un enfant mineur souhaite trouver un emploi, il doit fournir l'autorisation de ses parents, certifiée par un notaire, ainsi qu'un acte de naissance. S'il le souhaite, l'employeur peut demander une référence à une école ou un collège. Lors du remplacement d'un passeport par un autre, un citoyen a le droit de présenter un certificat reçu au bureau des passeports.
- Livre médical. La condition est obligatoire pour tous types de travaux liés à l’alimentation. La durée de conservation du livre médical est de 1 an, l'employé doit donc se soumettre à un examen constant. Dans certains cas, l'organisme prend en charge le dossier de santé.
- Livret de travail ou contrats de travail. En cas de travail à temps partiel, vous devez fournir une attestation d'un autre lieu de travail.
- SNILS. Il s'agit d'une carte avec un numéro de compte d'assurance. Il est complété par le salarié de manière indépendante ou à la discrétion de l'employeur.
- Carte d'identité militaire (conscrit). Fourni aux personnes astreintes au service militaire, jusqu'à l'âge de 27 ans et après.
- Si disponibles, les documents pédagogiques doivent être présentés : diplôme, certificat, diplôme, etc.
- Certains postes vacants nécessitent un certificat d'absence de casier judiciaire ou des dossiers criminels ouverts.
Documents supplémentaires
Conformément à la loi, l'employeur a le droit de demander des documents supplémentaires figurant dans la liste des règlements.
Liste des références complémentaires :
- À propos d'avoir une expérience de travail dans des endroits avec conditions dangereuses travail.
- D'un centre de désintoxication dont un collègue n'est pas inscrit.
- Du service des impôts : cela inclut la déclaration des revenus, ainsi que les biens du salarié.
- A propos de l'absence de grossesse.
- À propos de la composition familiale et du revenu total.
- Copies des documents confirmant la minorité des enfants.
- Sur les revenus d'autres lieux de travail (délivrés sur le formulaire 182-N).
Documents que l'employeur n'a pas le droit d'exiger
Il existe une liste de documents qu'un salarié ne peut pas fournir :
- Inscription. Selon la loi, toute personne a le droit de s'inscrire non seulement au lieu de résidence, mais également au lieu de séjour temporaire.
- ÉTAIN. Plus souvent situations controversées survenir lorsque le salarié est religieux et n'accepte pas d'enregistrer lui-même des registres numérotés.