Pracovněprávní předpisy stanoví, že v některých případech zaměstnavatel vyžaduje od zaměstnance písemné vysvětlení.
Zaměstnavatel si například musí takové vysvětlení od zaměstnance vyžádat před tím, než vůči zaměstnanci uplatní disciplinární sankci ve formě důtky, důtky nebo propuštění (článek 193 zákoníku práce Ruské federace, část 1).
Od zaměstnance je třeba získat písemné vysvětlení a zjistit příčinu škody způsobené takovým zaměstnancem (část 2 článku 247 zákoníku práce Ruské federace).
Jak požádat zaměstnance o písemné vysvětlení?
Vzor žádosti o písemné vysvětlení
Neexistuje jediný povinný formulář, ve kterém by měl být sestaven požadavek, aby zaměstnanec podal vysvětlení. Zaměstnavatel tedy takový požadavek v jakékoli podobě vznáší. V žádosti musí být uvedeno, proč jsou od zaměstnance požadována písemná vysvětlení, a také lhůta, která je zaměstnanci poskytnuta k podání těchto vysvětlení. Například před uplatněním disciplinární sankce musí zaměstnanec podat vysvětlení do dvou pracovních dnů po dni obdržení žádosti (část 1 článku 193 zákoníku práce Ruské federace).
Vzhledem k tomu, že v některých případech je zaměstnavatel povinen požadovat po zaměstnanci vysvětlení, může být nedodržení tohoto postupu považováno za porušení pracovněprávních předpisů. Zaměstnavatel proto musí potvrdit skutečnost, že byla od zaměstnance požadována vysvětlení. To lze provést seznámením zaměstnance s takovým požadavkem, kde zaměstnanec připojí svůj podpis. Nebo, pokud zaměstnanec odmítne podepsat pro seznámení s požadavkem, může být takový požadavek zaslán zaměstnanci v místě jeho bydliště s potvrzením skutečnosti odeslání se seznamem přílohy a oznámením o doručení. Další možností, jak zaměstnance upozornit na žádost, když ji nechce vzít zpět, je nahlas přečíst žádost o vysvětlení. V tomto případě to musí být provedeno za přítomnosti svědků (komise), o čemž je vypracován odpovídající akt.
Pro žádost o vysvětlení poskytujeme vzor, jak jej vyplnit.
21. března 2013 17:16
Povinnost zaměstnavatele vyžádat si od zaměstnance písemné vysvětlení v souvislosti se spáchaným disciplinárním proviněním je zákonem definována jako nedílná součást řízení. Proč přikládá zákonodárce tomuto dokumentu takový význam? Za prvé, vysvětlení má pomoci zjistit pravdu. Obsah dokumentu odráží pohled zaměstnance na to, co se stalo, jeho postoj k přestupku a jeho následkům. Pokud se zaměstnanec uzná vinným z přestupku, pak má ve svém vysvětlení možnost nejen uvést dosavadní skutečnosti, ale také vyjádřit např. svou lítost nad tím, co udělal, slíbit zaměstnavateli, že takové přestupky nebude v budoucnost atd. Zároveň, když se zaměstnanec domnívá, že se kárného provinění nedopustil, má také možnost ve vysvětlení uvést vlastní důvody a předložit potřebné důkazy. Stává se také, že analýza obsahu vysvětlení pomáhá zaměstnavateli nejen odstranit nároky vůči zaměstnanci, ale také určit skutečného pachatele. Vysvětlení zaměstnance tak přispívá k objektivnímu posouzení současného stavu zaměstnavatele, umožňuje mu zjistit všechny okolnosti disciplinárního provinění a případně zvolit správné opatření disciplinárního opatření vůči zaměstnanci.
Povinnost zaměstnavatele před uplatněním disciplinární sankce vyžadovat od zaměstnance písemné vysvětlení je stanovena v části 1 čl. 193 Ruská Federace(dále jen zákoník práce Ruské federace). Zákonodárce tam stanovil lhůty přidělené zaměstnanci pro sepsání a podání vysvětlení - dva pracovní dny.
Vzhledem k tomu, že zákonodárce stanoví striktně stanovenou lhůtu pro vyhotovení vysvětlení, musí zaměstnavatel doložit datum, kdy zaměstnance k podání vysvětlení vyzval. Zákonodárce takový úkon zaměstnavateli neukládá. Takový dokument však bude užitečný: za prvé, datum v něm uvedené se stane počátkem lhůty přidělené zaměstnanci na přípravu vysvětlení a zadruhé bude existovat listinný důkaz, že zaměstnanci bylo vysvětleno jeho právo na vysvětlení.
Oznámení zaměstnance o nutnosti podat písemné vysvětlení je zpravidla vyhotoveno na hlavičkovém papíře a podepsáno zástupcem zaměstnavatele, který má právo uplatňovat disciplinární sankce (nejčastěji vedoucím organizace, v některých případech však může činit i jiná osoba, na kterou byla tato působnost přenesena).
Může to vypadat takto:
O poskytování
písemné vysvětlení
V souvislosti s Vaším nesprávným plněním Vašich pracovních povinností, které mělo za následek Vaši nepřítomnost na pracovišti dne 16. 1. 2012 v době od 13.00 do 18.00 hod., Vás žádám o podání písemného vysvětlení na Ředitelství personálního řízení (Vedení závodu, 3. patro, místnost 36) o této skutečnosti do 18.00 hodin dne 19. ledna 2012.
Ředitel (podpis) Yu.V. starostov
Oznámení přijato 17. ledna 2012.
Inženýr III kategorie (podpis) A.V. Avksentiev
Vyvstává otázka: co dělat, když zaměstnanec odmítl přijmout takový dokument? Jak tedy lze potvrdit, že požadavek na podání vysvětlení byl upozorněn, a jak lze prokázat, že právě od takového a takového data začala běžet dvoudenní lhůta pro podání vysvětlení? Na tuto otázku nám zákonodárce nedává odpověď. Domnívám se však, že aby se v budoucnu vyhnul právním problémům, musí zaměstnavatel podniknout určité kroky. Například předání výpovědi zaměstnanci nikoliv jednotlivě, ale komisionálně (např. za přítomnosti jeho přímého nadřízeného a zástupce výboru odborové organizace nebo některého ze zaměstnanců organizace, kteří se nezajímají o výsledek řízení). v případě, že zaměstnanec není členem odborové organizace nebo u zaměstnavatele nepůsobí odborová organizace), po přečtení obsahu oznámení všem přítomným nahlas. Pokud zaměstnanec odmítne oznámení přijmout, jeví se jako nutné sepsat akt, který podepíší přítomní, čímž zaměstnavatel potvrdí, že dodržuje ustanovení části 1 čl. 193 zákoníku práce Ruské federace.
Pracovní legislativa přímo neupravuje formu dokumentu, ve kterém má být vysvětlení sepsáno. To znamená, že v tomto případě je nutné aplikovat stávající pravidla kancelářské práce.
Nejčastěji je vysvětlení uvedeno ve formě vysvětlující poznámka- dokument vysvětlující důvody jakékoli události, skutečnosti nebo akce.
Aby zaměstnavatel obdržel obsahově užitečný dokument, je důležité, aby zaměstnanec ve vysvětlivce podrobně popsal všechny okolnosti svého jednání nebo nečinnosti a uvedl:
- zda on sám považuje své chování za nezákonné, tzn. jeho jednání nebo nečinnost představovalo neplnění nebo nesprávné plnění pracovních povinností, je vhodné, aby zaměstnanec uvedl argumenty potvrzující jeho vlastní pozici;
- přiznává svou vinu;
- jaký byl podle něj důvod (důvody) jeho disciplinárního provinění;
- jaký je jeho postoj ke spáchanému přestupku a k negativním důsledkům, které v důsledku toho pro zaměstnavatele vznikly;
- má nějaký názor na jeho případné zapojení zaměstnavatele do disciplinární odpovědnost.
Vysvětlivka musí obsahovat tyto podrobnosti:
1) název konstrukční jednotky (uveďte název konstrukční jednotky, ve které autor vysvětlivky působí);
2) typ dokumentu ( vysvětlující dopis);
3) adresát. Protože v souladu s částí 1 čl. 193 zákoníku práce Ruské federace, pokud zaměstnavatel požaduje vysvětlení, pak adresátem vysvětlivky musí být úředník, který na základě listiny nebo jiného dokumentu (například plné moci) je zástupcem zaměstnavatele, který má právo uplatňovat disciplinární sankce. Podle obecné pravidlo to je vedoucí organizace - ředitel, generální ředitel, předseda představenstva atd. V případě delegování pravomoci na nižšího úředníka (například zástupce vedoucího organizace pro lidské zdroje) je vysvětlení adresováno jemu.
4) datum (uveďte datum vyhotovení vysvětlivky);
5) název textu (např. „K důvodu nepřítomnosti v práci“ nebo „K důvodu nesplnění příkazu vedoucího katedry“);
6) text. Je psána klidným a vyrovnaným stylem, bez příliš jasného emocionálního podtextu (ačkoli by v něm měl být stále přítomen určitý podíl emocí zaměstnance). Text by měl být stručný, jasný, jednoduchý v podání a jasný ve své formulaci. Je třeba se vyvarovat umělecké kráse, pompézních frází a přílišné publicistiky. Důležitým faktorem je logická návaznost textu, aby adresát poznámky správně a bez problémů pochopil, co chtěl autor říci;
7) podpis (provedený s uvedením funkce, osobního podpisu a jeho dekódování, iniciály a příjmení zaměstnance).
Vysvětlivka může vypadat takto:
Obchodní oddělení
Ředitel Yu.V. starostov
Vysvětlující dopis
17.01.2012
16. ledna 2012 v polední přestávce ve 13:05. Šel jsem domů na oběd. Když už jsem se vracel z domova do práce, potkal jsem na dvoře domu souseda, který řekl, že se jeho syn vrátil z armády, a pozval mě k sobě domů na oslavu setkání. Odmítl jsem a vysvětlil jsem mu, že musím do práce. Soused mě ale nakonec na 10 minut přemluvil, abych vešel, a šli jsme k němu do bytu. Naše oslava se však protáhla. Rozhodl jsem se, že se do práce nevrátím, protože jsem byl opilý. Záměrně jsem nevolal do práce, protože jsem si myslel, že hovor okamžitě odhalí mou nepřítomnost a jinak si toho nemusí všimnout.
Jsem si plně vědom své viny a ujišťuji vás, že taková porušení se už nikdy nebudou opakovat. Berte však prosím v úvahu, že z mé nepřítomnosti v práci žádná nevyplynula negativní důsledky pro naše vedení.
Vezměte prosím také na vědomí, že za uplynulý rok jsem byl dvakrát odměněn za vysoký výkon ve své práci - v květnu mi bylo uděleno čestné uznání a v prosinci na základě výsledků mé práce za rok peněžní bonus.
Pokud po uplynutí stanovené lhůty zaměstnanec nepodá vysvětlení, pak v souladu s částí 1 čl. 193 zákoníku práce Ruské federace je zaměstnavatel povinen vypracovat odpovídající zákon.
Pracovní legislativa neurčuje, který úředník organizace posudek vyhotovuje a v jakém časovém horizontu a zda je nutné s ním zaměstnance seznámit. To je stanoveno na místní úrovni s přihlédnutím ke stávajícím kancelářským pravidlům.
Zákon je listina vyhotovená skupinou osob, která potvrzuje jimi zjištěné skutečnosti nebo události. Proto je nutné, aby byl takový akt vypracován kolektivně. Do postupu jeho přípravy je vhodné zapojit tytéž osoby, které byly přítomny, když byl zaměstnanec upozorněn na nutnost podání vysvětlení, neboť jsou si vědomy skutečnosti vyrozumění zaměstnance a termínu. Zároveň je ale nutné vysvětlit přítomným, že v případě pracovního sporu mohou být předvoláni k podání vysvětlení k otázkám souvisejícím s tímto zákonem.
Akt je vypracován podle tradičního schématu pro akty a může vypadat takto.
20.11.2012
O neposkytnutí zaměstnance
písemné vysvětlení týkající se
s kárnou komisí
přečin
Mnou vedoucí HR oddělení M.A. Uralové, za přítomnosti vedoucího oddělení č. 13 hod. Alekseev a ekonom kategorie II oddělení č. 10 Yu.I. Zayková vypracovala tento zákon na následující:
17.01.2012 inženýrovi oddělení č. 13 P.P. Korovin v souladu s částí 1 Čl. 193 zákoníku práce Ruské federace byl požádán o podání písemného vysvětlení do 19. ledna 2012 v souvislosti se spácháním disciplinárního provinění, které bylo vyjádřeno v nepřítomnosti na pracovišti po dobu pěti hodin po sobě. Ve stanovené lhůtě písemné vysvětlení P.P. Korovin nebyl zastoupen. Přítomným řekl, že s kolegy o důvodech své nepřítomnosti prý již jednou mluvil a nic víc se nechystá psát.
Tento akt je vyhotoven ve dvou vyhotoveních:
první kopie - na personální oddělení;
druhá kopie - P.P. Korovin.
(podpis) M.A. Uralova
(podpis) A.M. Aleksejev
(podpis) Yu.I. Zaiková
Kopii aktu obdržel: (podpis) P.P. Korovin
Zákonodárce nestanoví seznámení s úkonem samotného zaměstnance. Ale i přes to by měl zaměstnavatel takový pokus udělat. A v první řadě je doporučeno tak učinit, aby nedocházelo k nedorozuměním, zaměstnance co nejpodrobněji informovat o řízení ve věci disciplinárního provinění, které je mu uloženo. A vypracování takového aktu je jednou z fází tohoto řízení a zaměstnanec o tom musí vědět.
Pokud však zaměstnanec, přestože lhůtu zmeškal, přesto poskytl zaměstnavateli písemné vysvětlení, co má zaměstnavatel dělat? Měl by to nutně vzít v úvahu, nebo takové vysvětlení není právně významným dokumentem? Zákonodárce na tuto otázku nedává přímou odpověď. Ale na základě analýzy obsahu části 1 čl. 193 zákoníku práce Ruské federace lze předpokládat následující. Pokud zaměstnanec tvrdí, že zmeškání lhůty bylo z opodstatněného důvodu, pak musí být samozřejmě provedena příslušná kontrola. Potvrdí-li se oprávněný důvod nepřítomnosti, musí zaměstnavatel přijmout písemné vysvětlení, jako by bylo podáno bez zmeškání lhůty. Není-li zmeškání lhůty způsobeno závažným důvodem, má zaměstnavatel právo vysvětlení nepřijmout. Zároveň, aby se předešlo případným negativním právním důsledkům v budoucnu, se zaměstnavateli stále doporučuje seznámit se s obsahem dokumentu, protože může obsahovat pro něj důležité informace, které mu pomohou např. správná volba disciplinární opatření nebo řešení otázky nutnosti vyvodit disciplinární odpovědnost tohoto zaměstnance obecně.
Je důležité věnovat pozornost skutečnosti, že neposkytnutí vysvětlení zaměstnance, i když je vyjádřeno kategorickým odmítnutím, by nemělo být považováno za nové disciplinární provinění. Vysvětlení totiž zákonodárce považuje nikoli za povinnost zaměstnance, ale výhradně za jeho právo. Odmítnutí výkonu práva neznamená uplatnění opatření právní odpovědnosti. Zákonodárce však také stanovil určité záruky pro zaměstnavatele v případě, že zaměstnanec odmítne uplatnit své právo na vysvětlení. Na základě části 2 čl. 193 zákoníku práce Ruské federace, absence tohoto dokumentu od zaměstnavatele, potvrzeného příslušným zákonem, nebude překážkou pro uplatnění disciplinární sankce vůči zaměstnanci.
Vysvětlující dopis– dokument dokládající důvody porušení spáchaného jedním nebo druhým zaměstnancem. Obvykle se píše buď dobrovolně, nebo na žádost vedoucího v případech, kdy zaměstnanec podniku udělal něco špatného (zpozdil se nebo vůbec nepřišel do práce, dostavil se opilý, neplnil mu dané pokyny , atd.).
SOUBORY Otevřete tyto soubory online 3 soubory
Proč potřebujete vysvětlující poznámku?
Porušení, která vyžadují vysvětlení od zaměstnance, jsou zpravidla dosti závažná a mohou vést k disciplinárnímu postihu, včetně propuštění. Aby se tomu zabránilo a upřímně pochopili situaci, kompetentní manažer žádá o písemná vysvětlení.
Vysvětlivka může chránit zaměstnance v kontroverzní situace v případě neshod se zaměstnavatelem a může také nabýt statutu důkazního dokumentu, pokud se některá ze stran obrátí na soud.
Komu by měla být vysvětlující poznámka určena?
Nejčastěji je napsána vysvětlující poznámka adresovaná řediteli podniku. Ale pokud je společnost velmi velká, pak by to mělo být napsáno na bezprostřední vedení (vedoucí obchodu, mistr, vedoucí oddělení atd.). Postavení osoby, jejímž jménem je třeba poznámku napsat, je obvykle upraveno „Pravidly vnitřní předpisy“, který by měl být v každé organizaci.
Kdy napsat vysvětlující poznámku
Existují určité lhůty pro napsání vysvětlující poznámky: ne více než dva pracovní dny od data incidentu. Proto musí zaměstnavatel při sepisování písemné žádosti o vysvětlení stanovit datum - od tohoto data bude hlášení uchováváno. Není-li vysvětlivka sepsána ve stanovené lhůtě, má zaměstnavatel právo uplatnit vůči podřízenému tresty přiměřené přestupku a v rámci zákona.
Pamatujte, že za každé porušení může být udělena pouze jedna pokuta. kázeňský trest a to nejpozději do měsíce od zjištění skutkové podstaty přestupku (skutečnost se zjišťuje i písemně, sepsáním a registrací zvláštního zákona).
Pravidla pro vypracování vysvětlivky
Vysvětlivka je psána volnou formou. Musí obsahovat následující informace:
- informace o firmě,
- údaje o vedoucím a zaměstnanci, který se provinil,
- datum přestupku
- vysvětlení.
Čím přesvědčivější je hlavní část, tím lépe pro zaměstnance jako argumenty, je nejlepší uvést argumenty, které mají nějaké písemné potvrzení (např. pokud přijdete pozdě do práce – potvrzení ze zdravotnického zařízení, popř. účtenka z autoservisu s datem a časem opravy atd. .P.). Pozitivní roli hraje také pokání za spáchané porušení (pokud se jedná o přímé zavinění zaměstnance) a příslib, že se v budoucnu polepší a nedopustí se podobných chyb.
Pokud zaměstnanec nespatřuje žádné zavinění, musí to být také zohledněno ve vysvětlivce, která poskytne všechny potřebné důkazy o jeho absenci.
Vysvětlivku můžete napsat buď ručně, nebo ji napsat na počítači. Upřednostňuje se první možnost a takto požadují sestavení dokumentu zkušení personalisté a právníci. V každém případě by tam mělo být vysvětlení ověřeno živým podpisem zaměstnance s povinným „živým“ přepisem.
Vysvětlivka musí být napsána ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno musí být předáno zaměstnavateli a druhé si musí uschovat, ale až poté, co zaměstnavatel na obou vyhotoveních označí, že vysvětlivky obdržel.
Pokyny pro psaní vysvětlivky
Vysvětlivka z hlediska norem a pravidel kancelářské práce má zcela standardní strukturu a neměla by činit velké potíže při psaní
V záhlaví dokumentu v pravém horním rohu musíte zadat informace o adresátovi.
- Nejprve je uvedena funkce zaměstnance, na jehož jméno je vypracován (ředitel, generální ředitel, vedoucí oddělení, vedoucí skupiny atd.).
- Poté napište celý název organizace s uvedením její organizační struktury právní status(IP, LLC, ZOA, JSC), jakož i příjmení, jméno, patronymie adresáta.
- Poté jsou informace o zaměstnanci zaznamenány přesně stejným způsobem (pozice, název společnosti, příjmení, jméno, patronymie).
- Dále uveďte lokalitu, kde je podnik registrován, a také datum sepsání žádosti.
Poté do středu řádku musíte napsat název dokumentu s krátkým popisem jeho podstaty (v tomto případě „o zpoždění do práce“).
Druhá část je hlavní. Zde je nutné poskytnout pouze skutečnosti a důvody přestupku, v tomto případě byste se měli snažit podat správné vysvětlení s jasnými formulacemi a argumenty. Pokud existuje písemný důkaz o nevině zaměstnance, mělo by to být také zaznamenáno. Není třeba psát mnoho a podrobně - nikdo nebude číst několik stránek textu, navíc takové vysvětlení může způsobit negativní reakci zaměstnavatele.
Je vyžadována aplikace podepsat s povinným dekódováním podpisu a předat buď sekretářce nebo osobně přímému nadřízenému.
Vysvětlivka kvůli pozdnímu příchodu do práce
SOUBORY Otevřete tyto soubory online 3 soubory
Poskytování písemných vysvětlení se stává povinným pouze v řadě případů. Nejčastější- při posuzování oprávněnosti důvodů disciplinární přestupek zaměstnance(pracovník porušování pracovněprávních předpisů, pracovní povinnosti). Vyžaduje to řízení o uložení kázeňského trestu podle čl. 193 zákoníku práce (dále jen zákoník práce Ruské federace), což může vést nejen k napomenutí nebo napomenutí, ale také k propuštění. Vše záleží na okolnostech, které je třeba vyřešit. V tomto případě vysvětlivka dokumentuje a sděluje vedení pozici zaměstnance, jeho vizi situace a jeho argumenty.
Fragment dokumentu
Sbalit show
zákoníku práce RF. Článek 193 „Postup při uplatňování disciplinárních sankcí“
Před uplatněním disciplinárního opatření si zaměstnavatel musí od zaměstnance vyžádat písemné vysvětlení. Pokud po dvou pracovních dnech zaměstnanec neposkytne uvedené vysvětlení, je vypracován odpovídající akt.
Nepodání vysvětlení zaměstnancem není překážkou pro uplatnění disciplinárního opatření.
Disciplinární opatření se uplatní nejpozději do jednoho měsíce ode dne zjištění provinění, do kterého se nezapočítává doba nemoci zaměstnance, jeho pobyt na dovolené, jakož i doba potřebná k zohlednění stanoviska zastupitelstva zaměstnanci.
Kázeňský postih nelze uplatnit později než šest měsíců ode dne spáchání přestupku a na základě výsledků auditu, kontroly finanční a hospodářské činnosti nebo auditu – později než dva roky ode dne jeho spáchání. Do uvedených lhůt se nezapočítává doba trestního řízení.
Za každý disciplinární přestupek pouze jeden disciplinární řízení.
Příkaz (pokyn) zaměstnavatele k uplatnění kázeňského trestu se zaměstnanci proti podpisu oznámí do tří pracovních dnů ode dne jeho zveřejnění, nepočítaje dobu nepřítomnosti zaměstnance v práci. Pokud se zaměstnanec odmítne seznámit s uvedeným příkazem (pokynem) proti podpisu, je vypracován odpovídající akt.
Proti disciplinárnímu postihu se může odvolat zaměstnanec v státní inspekce pracovní a (nebo) orgány pro posouzení jednotlivých pracovních sporů.
Vysvětlivky však mohou být vypracovány i z jiných důvodů, i když aspekt „potřeby ospravedlnit se“ zůstává (ostatně v jiných případech se používají úřední a memoranda). Například při šetření okolností vzniku škody na majetku zaměstnavatele a stanovení její výše podle čl. 247 zákoníku práce Ruské federace.
Viz také vzorový požadavek na poskytnutí písemného vysvětlení v článku „Falešné doklady o zaměstnání“
Žádost o písemné vysvětlení
Takže „před uložením disciplinárního opatření si zaměstnavatel musí od zaměstnance vyžádat písemné vysvětlení“. Jak vidíte, zákon nestanoví, zda požadavek na vysvětlení musí být ústní nebo písemný. Zejména těžké případy, kdy to jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel myslí velmi vážně a hodlají jít, jak se říká, do hořkého konce, musí si zaměstnavatel od zaměstnance písemně vyžádat vysvětlení, aby pak mohl potvrdit dodržení postupu předepsaného pro uložení disciplinárních sankcí v článku 193 zákoníku práce Ruské federace (příklad 1) . Schválená podoba tohoto personálního dokumentu nikdy nebyla, proto si jej každá organizace sestavuje po svém. I typ dokumentu, který se k tomu používá, je odlišný (oznámení, žádost, dopis atd.), i když správnější je nazývat to „ požadavek“, protože v části 1 čl. 193 zákoníku práce Ruské federace uvádí, že. Oznámení má jiný význam – informace jsou poskytovány a není potřeba nic dělat. Dopis je odchozí dokument, který je zaslán organizaci třetí strany resp k jednotlivci, a zaměstnanec takovým „cizím“ člověkem není.
Je třeba připomenout, že „disciplinární sankce je uplatněna nejpozději do jednoho měsíce ode dne zjištění přestupku“ (část 3 článku 193 zákoníku práce Ruské federace). Skutečnost jeho objevení je potvrzena aktem, nikoli požadavkem. Tento měsíc by se tedy měl počítat od data zjištění (které by se v ideálním případě mělo shodovat s datem vyhotovení aktu), a nikoli od data žádosti o písemné vysvětlení.
Další období se počítá od data žádosti - 2 dny na podání písemného vysvětlení(Viz příklad 3). Proto je důležité požadavek nejen formalizovat, ale také prokázat, že byl zaměstnanci předán nebo že jej odmítl přijmout. Chcete-li to provést, můžete okamžitě vytvořit odpovídající mezery ve spodní části listu (v příkladu 1 označeny čísly 1 a 2): pokud není vypracován první (podpis při přijetí žádosti), pak druhý je vypracován (svědci potvrzují skutečnost, že zaměstnanec tento dokument odmítl přijmout, tato značka eliminuje potřebu vypracovat v této věci samostatný akt).
Příklad 1
Písemná žádost zaměstnance o vysvětlení
Sbalit show
Příklad 2
Text žádosti o vysvětlení zaměstnance k důvodům nepřítomnosti v práci a podpis
Sbalit show
Příklad 3
Počítání lhůty pro podání písemného vysvětlení důvodů kárného provinění
Sbalit show
Dejme tomu, že pracovník v pondělí 1. září 2014 z nedbalosti poškodil majetek zaměstnavatele, byli na to svědci a téhož dne byl sepsán protokol. Dne 2.9.2014 byla pracovnici uložena písemná vysvětlení. Termín začínáme počítat od následujícího dne:
- 09/03/2014 - 1. den,
- 09.04.2014 - 2. den (kdy bude předložení vysvětlivky stále považováno za včasné),
- Již 5. září 2014 je možné aktivovat fakt neposkytnutí vysvětlení.
Pokud byl požadavek na podání písemného vysvětlení zaměstnanci předložen v pátek 09.05.2014 a sobota a neděle jsou jeho dny pracovního volna (tj. nejsou zahrnuty do výpočtu 2denní lhůty), pak lhůta pro včasné předložení vysvětlivky by vypršelo až v úterý 9. 9. 2014.
Aby se svědomitý zaměstnanec při počítání této lhůty nezmátl, je lepší v žádosti rovnou uvést konkrétní datum, do kterého musí být vysvětlivka poskytnuta. Zde můžete přidat konkrétní útvar / úředníka, kterému má být předán (viz druhý odstavec textu požadavku z příkladu 1). Adresát vysvětlivky (na jehož jméno je vypracována, např. generální ředitel) a osoba, na kterou má být předána (například sekretářka nebo vedoucí personálního oddělení), se budou s největší pravděpodobností lišit. lidé.
Pokud měl zaměstnanec skutečně dobré důvody pro chování, které se zaměstnavateli nelíbilo, a obecně jsou to adekvátní lidé, neměli byste se bát vysvětlující poznámky - přijde na obranu „obviněného“. Pak není třeba čekat na písemnou žádost zaměstnavatele. Na jeho ústní žádost je lepší okamžitě vypracovat vysvětlující poznámku a připojit k ní co nejvíce důkazů, že má pravdu. Poslouží nejen úřední dokumenty, dokonce i výtisk ze zpravodajského webu o přerušení práce na lince metra, kterým se opozdilec dostává do práce. Dojde-li ke konfliktu mezi zaměstnanci, pak dobře napsaná vysvětlující poznámka může dokonce „přitáhnout“ vedení na stranu svého autora.
Na koho jméno je napsána vysvětlivka?
Chcete-li přesně odpovědět na tuto otázku, musíte se podívat do Interních pravidel pracovní řád který by měl platit v každé organizaci. S největší pravděpodobností se v něm píše, že zaměstnanec podléhá svému přímému nadřízenému a generálnímu řediteli. Poté zaměstnanec napíše vysvětlující poznámku jménem buď svého šéfa nebo generální ředitel.
Místní předpisy mohou stanovit jinou hierarchii: například členové pracovní skupina hlásit vedoucímu této skupiny, přestože v ní zastupují různé divize. Vedoucí skupiny může požádat o písemné vysvětlení pouze v případě, že pochybení souvisí s prací skupiny.
Tedy bezpečnostní služba, bezpečnostní manažer firemní kultura, vedoucí personálního oddělení nemá právo požadovat vysvětlení od zaměstnanců jiných oddělení, kteří se jim nehlásí, pokud to není výslovně uvedeno v místních předpisech organizace. Je pravda, že odpovídající pravomoci na tyto a další úředníky mohou být ještě delegovány příkazem generálního ředitele (například předsedovi komise k vyšetření konkrétního incidentu). Viz popisky v příkladech 1 a 2 označené vykřičníkem.
Ručně nebo na počítači?
Zákon nevyžaduje, aby byly vysvětlivky psány rukou, lze je psát na počítači. Zkušení personalisté však vyžadují od zaměstnanců vysvětlení, psané pouze jejich vlastní rukou. V případě pracovního sporu to pomůže zaměstnavateli chránit se před protiprávním jednáním ze strany zaměstnance, který může tvrdit, že byl „nucen“ podepsat text, který již napsal někdo jiný.
Minimální požadovaná skladba ručně psaných prvků nakreslených rukou zaměstnance na vysvětlivce je následující:
- pracovní pozice,
- osobní kontakt a
- A O TOM. Příjmení.
Nemůžete se omezit pouze na ručně psaný osobní tah, protože... grafologické vyšetření není schopno jednoznačně identifikovat některé podpisy jako patřící konkrétní osobě. A na základě celých slov (pozice a příjmení) to určitě jde.
Podrobnosti vysvětlující poznámky
Forma vysvětlivky je poměrně volná. Nikdo nepožaduje, aby zaměstnanec měl důkladnou znalost standardů přípravy dokumentů, stačí dodržení požadovaného minima.
V pravé horní části listu jsou ve sloupci o zapsány informace komu a komu je vysvětlivka určena. Zaměstnanec musí uvést své strukturální členění, pozici a také celé příjmení, jméno a patronymii. Název typu dokumentu- vysvětlivka - napsáno uprostřed, po několika řádcích (obvykle s velkým písmenem nebo jen velkými písmeny jak je ukázáno v příkladu 4). Příklad 5 demonstruje zastaralou verzi, kde je název typu dokumentu napsán celý malými písmeny a za ním následuje tečka, tzn. zdálo se, že celé „záhlaví“ lze přečíst v jediné větě; Takové možnosti návrhu byly dříve nalezeny v aplikacích.
Příklad 4
"Hlava" vysvětlivky
Sbalit show
Příklad 5
Zastaralá verze „záhlaví“ vysvětlivky
Sbalit show
Upozornění: v příkladu 5 je řádek s typem napsaného dokumentu (s malým písmenem a tečkou) zastaralý a vše výše uvedené je zcela správně. Pozice autora vysvětlivky může být od adresáta odsazena (generální ředitel, jako v příkladu 4), nebo se může objevit hned na dalším řádku (jako v příkladu 5). Předložka „od“ může, ale nemusí být přítomna před pozicí autora.
Za názvem typu dokumentu následuje text, která je sestavena ve volné formě. Jediné požadavky na to:
- správná formulace a použití, kdykoli je to možné formální obchodní styl prezentace,
- pouze přesná data v případě potřeby - čas,
- fakta a důvody současného stavu.
Okolnosti se různí a je nesprávné vyžadovat od zaměstnance stručnost v důvodové zprávě. Poznámka může zabírat několik listů papíru, obsahovat přímou řeč a číst se jako dobrá detektivka, nebo se může skládat z jednoho řádku. Zaměstnavatel nemá právo zaměstnance v takové „kreativitě“ omezovat.
Nikdo neočekává, že zaměstnanec učiní závěry a návrhy ve vysvětlivce, i když mu nebude možné zakázat jejich zařazení.
Obsah vysvětlivky určuje pouze zaměstnanec, který ji potřebuje napsat. Šéf nemá právo diktovat text, říkat fráze jako „toto není důvod“, požadovat přepsání nebo jinak ovlivňovat obsah dokumentu. Některé organizace jdou ještě dále a vypracovávají standardní texty vysvětlivek. Zaměstnanec má právo se rozhodnout, zda je použije, nebo sám napíše vysvětlující poznámku. Je v jeho zájmu popsat, co se stalo, jak to považuje za správné. Zaměstnavatel je zase povinen seznámit se s případnými vysvětleními zaměstnance, ať už se mu líbí nebo ne.
Sestavení textu vysvětlivky velmi často způsobuje potíže. Zopakujme si hlavní pravidlo: události musí být prezentovány tak, jak se staly.
Pokud je vina zaměstnance zřejmá (zpozdil se, byl hrubý ke klientovi, něco zapomněl udělat), pak nemá smysl ji popírat a vymýšlet si nějaké výmluvy. Musíte to napsat tak, jak to je:
Příklad 6
Text vysvětlivky
Sbalit show
Příklad 7
Text vysvětlivky
Sbalit show
Důvodů zpoždění nebo nepřítomnosti v práci může být mnoho a ne všechny jsou platné. Pokud zaměstnanec nechce uvést skutečný důvod zpoždění, je to jeho právo. Zde pomohou univerzální formulace „vzhledem k rodině“ nebo „osobním okolnostem“ (viz příklad 8). Dalším východiskem je přiznat svou vinu, aniž byste popsali důvody (příklad 9). Taková klišé však samozřejmě nevyvolají žádné pochopení či sympatie vedení.
Příklad 8
Text vysvětlivky
Sbalit show
Příklad 9
Text vysvětlivky
Sbalit show
Zaměstnanec se může domnívat, že mu bude „odpuštěno“, protože důvod přestupku je platný a dlouhodobě pracuje, to se ještě nikdy nestalo, nebo z jiných důvodů. Pak by o tom měl napsat ve svých vysvětleních:
Příklad 10
Fragment textu vysvětlivky