Psaní obchodního dopisu je pro každou společnost neméně důležitým úkolem. Dokument je obvykle vypracován podle jednoduchého schématu: pozdrav - hlavní část - závěr - podpis a datum. Podle obecně uznávané praxe se na konci dopisu namísto prostého podpisu (příjmení a iniciály) používá zdvořilejší formulace „S úctou“ - příjmení ředitele nebo jiné odpovědné osoby, jejímž jménem byl dokument vydán. je k němu přidáno.
Tato fráze se používá obzvláště často (kvůli své jednoduchosti a neutralitě). Na konci dopisu však mohou být použity jiné vzorce; jejich vzorky budou uvedeny níže.
Proč potřebujete podpis v obchodním dopise?
Podepište se obchodní dopis, stejně jako v jakýchkoli jiných (například v), je potřeba především proto, aby příjemce znal jméno adresáta. S právní bod Toto je jediná nezbytná funkce podpisu, a proto jej lze redukovat na příjmení a iniciály.
Důležité: Je velmi žádoucí, aby dokument byl ověřen vlastnoručním podpisem ředitele (vedoucího) a obsahoval na sobě (na konci listu) otisk pečeti nebo razítka organizace. Tyto podmínky nejsou povinné, ale jejich splnění výrazně zvýší důvěru v odesílatele příspěvku.
Použití jednoho příjmení bez vzorce „S úctou“, ačkoli nezbavuje dokument právní síly, není schopno vyvolat u adresáta pozitivní emoce vůči odesílateli a jednoduše se vymyká normám zdvořilosti akceptovaným ve společnosti. . Z tohoto důvodu se slova „S pozdravem“ (a četné variace) široce používají v obchodní i osobní korespondenci. Jejich přidání na konec dopisu není těžké (o nic těžší než psaní), ale výsledek za vynaložený čas více než stojí.
Důležité: v souladu s uznávanou praxí je fráze „S úctou“ na konci písmene oddělena od příjmení a pozice čárkou.
„S úctou“ na konci dopisu - ukázka
S pozdravem,
Generální ředitel společnosti Mayak-Neftegaz-Egorovka LLC
Ivanov I. I.
V současné době se kromě základní fráze „S úctou“, která je umístěna na konci dopisu, používá několik dalších možností, více či méně formálních a vhodných pro určité případy:
- Jen příjmení s iniciálami. V obchodních transakcích je povoleno používat pouze při aktivní výměně textových zpráv; Navíc první a poslední z nich musí být určitě vypracovány v souladu se všemi pravidly.
- « Měj hezký den" Dobrá volba pro závěrečný dopis v korespondenci, ale neznámý adresát to může považovat za drsné.
- « Uvidíme se" Tento vzorec má smysl používat pouze tehdy, když se odesílatel plánuje brzy setkat s příjemcem.
- « Hodně štěstí!„Takový závěr se může adresátovi zdát neseriózní, a proto je přípustný pouze v polopřátelské korespondenci.
- « Děkuji za pozornost" Vzorec se doporučuje pro použití v obchodních a komerčních návrzích.
Pojďme si to shrnout
Formule „S úctou“ se používá před pozicí a příjmením adresáta na konci dopisu, aby se mezi příjemcem vytvořila přátelštější nálada. Původní frázi lze nahradit jakoukoli jinou - hlavní věc je, že je vhodná.
K certifikaci dokumentu se také doporučuje použít osobní podpis manažera (ředitele) a také opatřit pečetí nebo razítkem - spolu s frází „S úctou“ tyto údaje učiní adresátovi jistotu, že odesílatel.
Už vás nebaví „S pozdravem“ a chcete něco nového? Tým MediaDigger, platformy, která automatizuje ukládání databáze kontaktů a umožňuje zasílat hromadné personalizované e-maily, vytvořil výběr alternativních podpisů, kterými můžete svůj e-mail ukončit. Koneckonců, bez ohledu na to, e-mail je stále hlavní metodou obchodní komunikace:
1. S pozdravem– Pro milovníky klasiky. Nejbezpečnější varianta.
2. S pozdravem– Něco na tom je, ale ne každý si takový podpis může dovolit. Musíte být a vypadat určitým způsobem.
3. C Všechno nejlepší – Trochu méně formální a použitelné v obchodním dopise.
4. Stačí zadat jméno– Docela vhodné, zejména v případech, kdy dochází k aktivní výměně dopisů.
5. Vaše iniciály– To je také přijatelné, ale vyvstává otázka: proč byste nemohli napsat své jméno celé a zanechává to nepříjemnou pachuť.
6. Hezký den– Pro závěrečný dopis, kdy neočekáváte, že během dne uslyšíte od svého partnera něco jiného, je to docela vhodné.
7. Hezký týden- Stejný jako " měj hezký den“, pouze pokud do týdne již nekomunikujete.
8. S pozdravem– anglická verze „s respektem“. Nejbezpečnější pro obchodní komunikaci. Někteří rusky mluvící používají pouze tento podpis. V zásadě je to přijatelné, ale pokud hodně komunikujete s cizinci a každý to ví. Jinak to vypadá trochu divně.
9. S pozdravem– Totéž s pozdravem, ale trochu méně formální.
10. S přátelským pozdravem"Nikdy jsme nic takového neviděli, ale slyšeli jsme o tom." Chci jen říct, že volali ze 70. let a žádali o vrácení podpisu.
11. Uvidíme se později– V případě, že jste se dohodli na schůzce v blízké budoucnosti a zdůrazněte, že si na to pamatujete.
12. Hodně štěstí ve vašem nelehkém úkolu!– Tento podpis lze použít, když jste se pokusili někomu pomoci (nebo jste to nebyli schopni) a snažíte se nějak rozveselit partnera.
13. Odesláno z iPhone– Je možné nějak vysvětlit, proč mohou být v dopise překlepy, ale může se zdát, že se chlubíte modelem svého telefonu.
14. Odesláno ze smartphonu– Bezpečnější než „odesláno z iPhone“: účastník rozhovoru rozumí, že jste psali z telefonu a automatická oprava mohla způsobit překlepy, zatímco vy svůj telefon nepředvádíte.
15. Děkuji za pozornost– Tuto frázi je nejlepší nechat pro ty, kteří se vám snaží něco prodat.
16. Děkuji– Pokud jste opravdu vděční, pak můžete. Ale neměli byste podepisovat každý takový dopis, když někomu dáváte pokyny. To vydá uspořádaný tón.
17. S dokonalou úctou– Pro ty, kteří rádi vyčnívají. Trochu romantické a domýšlivé.
18. Než tento dopis vytisknete, myslete prosím na přírodu.– Za prvé, neměl bys nikomu nic říkat. Za druhé, tento nápis může být někdy delší než text samotného dopisu. Za třetí, tiskne dnes ještě někdo dopisy?
19. Připraveno k provozu- Hmmm. Prostě ne.
20. S láskou– Je hezké a přijatelné, pokud se znáte dlouho.
21. Všechno nejlepší– To je vhodnější, pokud nepočítáte s tím, že budete v blízké budoucnosti s někým komunikovat.
22. Zhluboka tě líbám- Je docela vhodný pro rodinu a blízké.
23. S otcovskou něhou– Můžete, ale pouze pokud jste skutečně otcem a právě jste se naučili, co je internet.
24. Tvůj navždy– Je lepší to nechat na matriční úřad.
25. Hezký víkend„Toto obvykle píší ti, kteří se vám je pilně snaží zkazit tím, že na konci pracovního dne v pátek pošlou dopis s uvedením věcí, které je třeba udělat. Obecně je to možné, ale jen když někoho nezatěžujete, jinak to zavání sarkasmem.
26. S pozdravem– Je přijatelné, když jste se navzájem oslovovali „soudruhu“, ale ne pro všechny ostatní.
27. Tvůj pokorný služebník– Silně to zavání pochlebováním a je těžké si představit situaci, kdy by to bylo opravdu vhodné.
28. Upřímně oddaný vám– Stejné problémy jako „Váš pokorný služebník“.
29. S nadějí na další plodnou spolupráci– Trochu dlouhé, ale přijatelné například na první písmeno, když píšete cizí osobě.
30. Polibky– Pokud napíšete své druhé polovině, pak je to přípustné.
Znáte nějaké další možnosti? Napište nám na
V zásadě by neměly vznikat otázky, jak a jakými prostředky lze vytvářet a odesílat. Ne každý je však připraven okamžitě zahájit tento úkol, pokud jde o oficiální dopisy, zvláště když autor dopisu očekává odpověď. Já ti to otevřu malé tajemství obchodní korespondence, čím přísnější charakter a styl dopisu, tím větší šance na odpověď příjemce. V této lekci poskytnu několik vzorových e-mailů, které by měly uživatelům pomoci rozhodnout se pro svůj vlastní styl a následně vytvářet zprávy tím nejkompetentnějším způsobem.
Nejprve se musíme rozhodnout, jakou povahu bude písmeno, které vytváříme. Všechny odchozí e-maily rozděluji do tří hlavních typů:
- Obchodní nabídka
- Obchodní dotaz
- Přátelská adresa
Podle toho mám pro všechny tři typy šablony, a to jak ve formě jednoduchých textových souborů, tak ve formě šablon na míru pro konkrétní emailové programy. Pojďme postupně ke každému z nich.
Obchodní nabídka
Dobrý den (dobré odpoledne), [jméno oslovované osoby]!
Při komunikaci je vhodné uvést jméno v jakémkoli dopise, protože osobní adresa člověka přátelsky naladí. Pokud však stále nemůžete zjistit jméno, postačí šablona pozdravu.
Dovolte mi, abych Vám představil novou službu (nový produkt) naší společnosti [název společnosti].
Dovolte mi nabídnout spolupráci v oblasti [název oboru činnosti].
Dále stručně popište výhody vašeho návrhu z hlediska ceny nebo některých kvalitativních charakteristik. Hlavní je to nepřehánět. Megabajty textu, a dokonce doplněné jasnými, nic neříkajícími obrázky, lidi jen děsí. Pokud adresáta dopisu zaujme vaše nabídka z prvních řádků, určitě se vám ozve pro další informace.
Pokud máte vážný zájem potřebné lidi vás kontaktoval při prvním kontaktu, to znamená, že má smysl přemýšlet o dostupnosti nejen tím e-mailem. Bylo by dobré vytvořit účty ve službách, jako je např ICQ aSkype. Někdy je pro člověka mnohem snazší kontaktovat vás běžným telefonem, pokud jste samozřejmě promyšleně nechali číslo ve svém podpisu.
Proč potřebujete v podpisu duplikovat svou vlastní e-mailovou adresu, ptáte se, pokud je automaticky přeposílána poštovním serverem. Zde platí pravidlo, že přemíra informací v obchodní korespondenci není nikdy zbytečná. Představme si situaci, kdy váš dopis obdrží osoba, která o nabídku potenciálně nemá zájem, nebo prostě není kompetentní na ni správně reagovat. Přijatou zprávu přepošle dalšímu uživateli, ale z nějakého důvodu se z automaticky přidávaných dat ztratí informace o skutečném odesílateli, což znesnadňuje kontakt s vámi. Pro určení autora dopisu a jeho potřebné kontakty však bude vždy stačit pohled na podpis.
Obchodní dotaz
Ahoj (dobré odpoledne)!
Nebo, pokud je známo jméno adresáta, pak (Vážený, [jméno, patronymika])!
Uveďte prosím informace o produktu (službě) [název produktu/služby] s popisem úplné specifikace a konkurenční kvality.
Na základě Federální zákon RF [číslo dokumentu a datum], uveďte informace [popište údaje nezbytné k získání].
V případě porušení vašich práv můžete také kontaktovat vedení konkrétní služby na internetu.
V souvislosti s porušením klauzule [číslo klauzule v uživatelské smlouvě] uživatelské smlouvy, konkrétně: „[citujte celé znění zmíněné klauzule]“, Vás žádám o provedení šetření a přijetí příslušných sankcí vůči viníkům [ odpovědný (pokud mluvíme o servisních zaměstnancích)] osoba [místo (název webu)]. Nahlaste prosím výsledky kontroly a uložené sankce na [vaše vlastní e-mailová adresa].
Přátelská adresa
Zdravím vás (Dobrý den) (Dobrý den), [jméno osoby]!
Když nás poprvé přátelsky kontaktujete, dobrým ukazatelem bude úplnost vaší textové zprávy. Správně napsaný, objemný text naznačí váš velký zájem o kontaktování správné osoby a vzbudí touhu po odpovědi. Nezapomeňte zahájit rozhovor několika úvodními otázkami.
Příklad emailu
Podepište se e-mailem– nedílný atribut obchodní korespondence. Tento prvek často určuje, zda bude zpráva přečtena nebo okamžitě odeslána do „koše“. Obsah dopisů může být reklamní, informační nebo gratulační. Ve všech případech musí signatář prokázat respekt a sebeidentifikaci. Pro zajištění rychlé komunikace se doporučuje uvést své kontaktní údaje. Originalita designu a správnost prezentace informací může výrazně ovlivnit postoj adresáta mailingu k firmě.
Správný podpis v e-mailu – jaký by měl být
Elektronická zpráva pro protistranu nebo obchodního partnera musí být podepsána odesílatelem. Absence takového atributu svědčí o nízké profesionalitě a neznalosti standardních norem obchodní etiketa. Podpis má několik důležitých funkcí:
- předávání informací (podpis funguje jako vizitka);
- nevtíravá reklama ( volná tvorba určitý obraz a připomínka sebe sama);
- úspora času při automatizaci procesu schvalování zpráv.
Jak správně podepsat e-mail:
- Musíte uvést základní informace o organizaci a odesílateli s jejich kontaktními údaji.
- Podpis musí odrážet druh činnosti společnosti.
- Stručnost je nutností. Pro závěrečný prvek zprávy stačí 3-4 řádky. Pokud má podpis více než 5 řádků, stane se odpudivým faktorem.
- Důležitou podmínkou je pravopisná gramotnost.
- Estetika se projevuje v organické kombinaci zvoleného barevného schématu s velikostí a typem písma. Není třeba, aby byl blok podpisu příliš světlý, měl by doplňovat text zprávy a neodvádět od něj pozornost.
Originální podpis v e-mailu nemusí vždy přinést to, co se očekává pozitivní efekt. Přílišná hranatost zvoleného písma svědčí o nepružnosti a beztvárnosti. Doporučují se používat pro automatické zasílání pošty. Ručně psaný designový styl je vhodný pro případy, kdy se potřebujete založit důvěryhodný vztah s příjemcem informace za předpokladu, že již existovaly osobní kontakty, které na klienta udělaly pozitivní dojem. Volba dekorativního stylu psaní dopisů se provádí, pokud existuje touha zdůraznit novost, originalitu a kreativitu odesílatele.
Podpis v e-mailu: příklady
Chcete-li vytvořit automatický podpis v e-mailu, měli byste přejít do nastavení pošty. Napsal jsem, jak to udělat pro Gmail.
Jak vytvořit podpis v e-mailu pro poštu na Mail.ru? Na konci článku najdete značkové video od Mail ru.
1. Kam jít podepsat každý dopis Mail.ru
2.
3.
4.
5.
Chcete-li podepsat každý dopis MailRu, musíte najít nastavení pošty. Chcete-li to provést, přejděte na svůj e-mail na Mail.ru, zadejte své uživatelské jméno a heslo. Poté klikněte na tlačítko „Nastavení“ v horním menu (číslo 1 na obr. 1):
Rýže. 1 Otevřete nastavení pošty Mail ru
Poté se dostaneme do Nastavení Mail.ru. Klikněte na možnost „Sender’s name and signature“ (číslo 2 na obr. 1).
Dostaneme se do okna „Jméno a podpis odesílatele“:
Rýže. 2 Stejně jako v odpovědní dopis vložte podpis před citovaný text
Do automatického e-mailového podpisu můžete přidat:
- vaše motto
- tvůj telefon
- odkaz na video,
- na webovou stránku
- a tak dále.
- najít tuto stránku na internetu,
- V adresním řádku prohlížeče vyberte adresu webu a
- zkopírujte do schránky např. pomocí Ctrl+C.
- Poté v podpisu dopisu v Mail.ru umístěte kurzor na správné místo a
- stiskněte Ctrl+V pro vložení adresy, která byla dříve uložena v .
- Ve svém e-mailovém podpisu uvidíte odkaz na web.
Věnujte pozornost zaškrtnutí za podpisem:
- "Umístěte podpis před citovaný dopis."
Toto zaškrtávací políčko určuje, kam se podpis automaticky vloží: před citovaný dopis (a to je podle mého názoru pohodlné) nebo za něj.
Po zadání všech údajů pro váš podpis nezapomeňte na to nejdůležitější – klikněte na tlačítko „Uložit“ (číslo 4 na obr. 2).
Jak ozdobit podpis tučným písmem, kurzívou, barvou?
Každá e-mailová služba poskytuje různé funkce. Mail ru e-mail je zdarma a neměli byste si plést příležitosti, které poskytuje, s možnostmi dostupnými v placených službách.
V e-mailu Mail ru lze provést podpis kurzívou, zvýraznění tučně nebo barevně pouze ručně a nelze to udělat automaticky, alespoň dnes. Jak můžete ručně ozdobit podpis v dopise?
Po zadání pošty Mail.ru klikněte na tlačítko „Napsat dopis“ v levém horním rohu (obr. 3). Poté se v novém dopise automaticky objeví podpis, který jsme zadali dříve v okně „Sender’s name and signature“ (obr. 2). Nyní můžete tento podpis ručně upravit a ozdobit, jak chcete. Jaké příležitosti má pošta MailRu pro zdobení vašeho podpisu?
Nejprve je potřeba zvýraznit požadovaný text v podpisu (jinými slovy „vybarvit na modro“ - 1 na obr. 3). Poté můžete vybranou část textu vytvořit:
- tučně (3 na obr. 3),
- kurzíva (4 na obr. 3),
- podtrženo (5 na obr. 3),
- barva (6 na obr. 3).
Ve svém podpisu tedy můžete vybarvit minimálně každé písmeno (číslici, symbol) samostatně nebo jiným způsobem.
Rýže. 3. Jak vytvořit podpis v dopise Mail.ru tučně, kurzívou a barvou
V každém dopise budete muset podpis ozdobit ručně. Bohužel, v MailRu zatím nejsou žádné další možnosti.
Svá přání ohledně úpravy podpisu můžete napsat na Mail ru. O tom, jak to udělat, jsem psal níže v tomto článku.
Jak udělat různé podpisy pro dopisy?
Výše na Obr. 2 věnujte pozornost tlačítku „+ Přidat jméno a podpis“. Zde můžete vytvořit různé podpisy pro vaše dopisy, ale zároveň musíte jeden podpis nastavit jako „Výchozí“. Automaticky se vloží do vašich e-mailů. Chcete-li to provést, vedle požadovaného podpisu zaškrtněte nápis „Výchozí“. Na Obr. 5 vedle možnosti „Výchozí“ žádné takové zaškrtávací políčko není.
Pro dopis jsme udělali několik různých podpisů. Jak s tím můžeme dál žít? :) Jak vložit požadovaný podpis do dopisu? Pokaždé, když přejdete do nastavení pošty a změníte zaškrtávací políčko „Výchozí“ vedle požadovaného podpisu? Je to dlouhé a nepohodlné.
Je to jednodušší takto: při psaní dopisu klikněte na tlačítko „Podpis“ (číslo 1 na obr. 4). A tam vyberte podpis, který je v tuto chvíli potřeba:
Rýže. 4. Jak změnit podpis při psaní dopisu
Potřebuji automatickou odpověď pro e-mail?
Dovolte mi říci pár slov o automatické odpovědi, která se stejně jako „Jméno a podpis odesílatele“ nachází v „Nastavení“. Je na vás, abyste se rozhodli, zda automatickou odpověď zapnete nebo ne.
Na jedné straně při zapnutém záznamníku od vás odesílatel dopisu vždy dostane zprávu, že váš dopis byl přijat. Navíc můžete do záznamníku vložit jakékoli související informace: „Děkuji za zajímavé a poučné zprávy“, „Právě tu nejsem, ale váš dopis si určitě přečtu“, „Promiňte, přečtu si váš dopis později“ atd.
Na druhou stranu, pokud na poštu odesílatele dorazí hodně dopisů, pak příjem takového „prázdného“ dopisu odesílatelem není vždy vnímán pozitivně. Proto „přemýšlejte sami, rozhodněte se sami“, zda záznamník zapnout nebo ne.
Podpis v e-mailu je vaší internetovou vizitkou, takže jej nezanedbávejte a použijte jej pro svou image a autoritu.
Help Mail ru
Pro každou sekci pošty Mail ru existuje „Nápověda“ (Nápověda), kde jsou uvedena nezbytná vysvětlení sekcí.
Když otevřete „Nápovědu“, při procházení (pohybu) přes „Nápovědu“ v e-mailu použijte ikony „+“, které jsou umístěny před každou částí. Ikona „+“ otevírá skryté sekce nápovědy.
Jak napsat do služby podpory Mail ru
Zde byste měli psát své návrhy, stížnosti, požadavky týkající se vaší pošty na Mail.ru. Občas mi napíšou, mohu pomoci jen radou, protože nejsem zaměstnancem firmy Mail ru.