Планирование проекта - это непрерывный, уточняемый на протяжении всего жизненного цикла процесс, в ходе которого определяется лучший способ достижения поставленных целей и задач с учётом текущей и меняющейся ситуации. Грамотный план проекта, учитывающий специфику продукта, особенности и тенденции рынка, предпочтения потребителей, риски и другие факторы, позволяет избежать неэффективных трат ещё на стадии замысла и разработки. Такое планирование не всегда обеспечивает положительные результаты, но даже отрицательные выводы приносят большую пользу.
Первая задача написания плана – дать непосредственный толчок к запуску проектного процесса. План проекта должен убедить принимающих решения лиц в том, что замысел рентабелен, что его реализация будет соответствовать ожиданиям, срокам, бюджету и т. д. Если разработка будет неубедительна ещё на уровне плана, проект может не выйти за пределы начального этапа. И наоборот – успешный план сразу формирует репутацию руководителя проекта и даёт прочные основания для запуска реализации процесса.
Составление плана проекта происходит по стандартной общей схеме, но содержание документа всегда уникально, поскольку уникально сочетание характеристик продукта и условий его внедрения. План исполнения проекта включает руководство к действию для всей проектной группы и даёт указание:
- по объёму работ,
- по приоритету,
- по выбору методик управления,
- по нормам качества,
- по форме поддержания связи с заинтересованными лицами,
- по критериям измерения производительности и др.
- Предыстория проекта.
- Задачи и цели.
- Масштаб.
- Границы (ограничения).
- Предположения (допущения).
- Влияния и зависимости.
- Риски и проблемы.
- Стратегии и методики.
- Средства и способы контроля времени, ресурсов, качества, масштаба.
- Коммуникации.
- График поставок.
- Производительность и её измерение.
- Реализация выгод.
Стандартизированная схема упрощает движение по документу, который при реализации крупных замыслов может занимать сотни листов. Упростить процесс работы с планом позволяет и логический, согласованный, структурированный порядок расположения этапов планирования проекта. Если, например, не задокументировать элементы, которые входят в масштаб, может обнаружиться, что среди участников проекта нет единого понимания, кто и что выпускает. А если не оговорить уровень качества, может оказаться, что достаточное для производителя качество может быть недостаточным для клиента.
Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Добавленная в план проекта предыстория поможет вписать программу реализации в общий контекст, а глоссарий, расшифровка аббревиатур и технических сокращений позволит легко разобраться в сути проекта любому человеку без привлечения сторонних информационных источников.
Планирование предметной области
Предметной областью здесь называется совокупность продукции и услуг, которые должны производиться в результате завершения проекта. Планирование проекта в части предметной области включает следующие процедуры:
- Анализ состояния на текущий момент.
- Уточнение базовых характеристик проекта.
- Подтверждение критериев успеха и проблем проекта.
- Анализ допущений и ограничений, которые были приняты на первоначальной стадии проекта.
- Определение критериев результатов проекта на промежуточном и финальном этапах.
- Выстраивание структурной декомпозиции данной области.
В процессе проектной жизни элементы, из которых составляется данная область, могут претерпевать изменения. Цели работы и характеристики могут уточняться как при достижении промежуточных результатов, так ещё и на стадии разработки проекта.
Планирование проектного времени
Основные понятия этого параметра: сроки выполнения, продолжительность работ, ключевые даты и др. Согласованная работа участников организовывается на основе календарных планов – проектно-технических документов, которые определяют перечень работ проекта, взаимосвязь между ними, последовательность, сроки, исполнителей и ресурсы. Во время работы над проектом на весь жизненный цикл составляется расписание работ для этапов и уровней управления.
Структурная декомпозиция работ (СДР)
СДР – графическое отображение иерархии проектных работ – первый этап календарного планирования проекта. По сути, СДР – это разделение проекта на такие части, которые нужны и достаточны для планирования и эффективного контроля. Составление иерархической структуры предполагает соблюдения следующих правил:
- Исполнение работ верхнего уровня достигается путём исполнения работ нижнего уровня.
- Родительский процесс может иметь несколько дочерних работ, выполнение которых автоматически завершает родительский процесс. Но для дочерней работы существует только одна родительская.
- Декомпозиция родительского процесса на дочерние работы производится по единому критерию: либо по привлекаемым ресурсам, либо по видам деятельности, либо по этапам жизненного цикла и др.
- На каждом уровне должны быть собраны равнозначные дочерние работы. Критериями для выявления их однородности могут, например, выступать объём и время выполненных работ.
- При построении структуры в целом нужно применять разные критерии декомпозиции на разных иерархических уровнях.
- Последовательность для критериев декомпозиции выбирается так, чтобы максимально большая часть взаимодействий и зависимостей между работами оказалась на нижних уровнях иерархической структуры. Работы высших уровней – автономны.
- Декомпозиция работ считается завершённой, если работы нижнего уровня понятны менеджеру и участникам проекта, ясны способы достижения конечного результата и его показатели, однозначно распределена ответственность за выполнение работ.
На основе СДР создаётся список работ проекта. А далее определяется последовательность их выполнения, взаимосвязи с помощью организационно-технологических моделей и продолжительность работ.
Продолжительность работ
Продолжительность работ определяется на основе нормативов, на основе личного опыта (когда существует пример аналогичных работ), на основе расчётных методов планирования проектов. К таким методам относится, например, метод событийного анализа PERT, применяемый при неопределённости в оценке продолжительности операций. Существуют, однако, различные способы управления проектным временем.
- PERT . Метод рассматривается как средневзвешенная трёх видов прогнозов: оптимистичного, ожидаемого и пессимистичного. После установления продолжительности по каждому прогнозу (с применением формулы и/или с привлечением экспертов) рассчитывается вероятность каждого из прогнозов. А затем значения каждого из прогнозов и их вероятности перемножаются, а величины складываются.
- Сетевая диаграмма . Сетевой диаграммой называется отображение работ и зависимостей между ними в графическом виде. Чаще она представлена в виде графика, вершинами которого становятся проектные работы, а их последовательность и взаимосвязь демонстрируется соединительными стрелками.
- Диаграммы Ганта . Это горизонтальная диаграмма с отображением проектных работ в виде отрезков, ориентированных по календарю. Длина отрезка соответствует продолжительности работы, а стрелки между отрезками – взаимосвязь и последовательность работ.
Помимо этого, в каждом проекте обеспечивается оптимизация работ по критерию времени, утверждаются календарные планы. Общая цель методов при планировании проектного времени – сокращение продолжительности проекта без потери качества его составляющих.
Трудовые ресурсы проекта
В этой части планирования сначала определяется объём доступных ресурсов. Это делается путём составления перечня исполнителей, доступности и возможности их участия в проекте.
Затем на каждую работу проекта назначаются исполнители с определением зоны их ответственности. Нередко в календарном плане на уровне распределения трудовых ресурсов возникают противоречия. Тогда производится анализ противоречий и их устранение.
Стоимость проекта
В планировании стоимости проекта можно выделить несколько этапов:
- На первом этапе определяется стоимость использования ресурсов, каждой проектной работы и проекта в целом. Стоимостью проекта здесь становится совокупность стоимостей ресурсов и выполнения работ. В число учитываемых факторов входят стоимости оборудования (в том числе, – взятого в аренду), труд штатных сотрудников и нанятых по контракту, материалы, перевозки, семинары, конференции, стоимость обучения и др.
- Второй этап предполагает составление, согласование и утверждение сметы проекта. Смета проекта здесь – это документ, в котором содержится обоснование и расчёт общей стоимости проекта. Производится он, как правило, на основе величины необходимых ресурсов, объёмов работ и др.
- Третий этап включает составление бюджета, его согласование и утверждение. Бюджет вводит ограничения на ресурсы и составляется в виде:
- столбчатых диаграмм затрат и кумулятивных затрат,
- линейных диаграмм кумулятивных затрат, распределённых во времени,
- круговых диаграмм расходов,
- календарных графиков и планов,
- матриц распределения расходов.
При этом управление бюджетными рисками рассматривается в отдельном разделе проектного планирования.
Планирование рисков
В этом разделе описываются процессы, которые связаны с определением, анализом, оценкой рисков и разработкой мер реагирования на них. Риски характеризуются 3-мя параметрами:
- рисковым событием,
- вероятностью наступления рискового события,
- размером потерь, в случае реализации фактора риска.
Простой метод планирования рисков реализовывается с соблюдением следующей последовательности действий:
- Идентификация рисков. Для этого привлекаются не только эксперты, но и все, кто поможет обнаружить потенциальные уязвимости проекта.
- Определение вероятности реализации риска. Измерение производится в процентах, долях, баллах и других единицах.
- Классификация рисков на предмет значимости каждого конкретного риска для проекта и его места в иерархии. Приоритетными считаются те, которые имеют высокую вероятность и значение для проекта в целом.
- Планирование мер по снижению вероятности наступления каждого отдельного риска с указанием ответственных за это сотрудников.
- Планирование мер по ликвидации отрицательных последствий в случае реализации риска с назначением ответственных лиц.
План при создании проекта необходимо писать независимо от того, в каком области работает предприятие: от производственных проектов и сферы IT-технологий и до озеленения и работ по благоустройству города. Однако само проектное планирование не «подвешено в воздухе», поскольку его предваряет проектная инициация, а завершает –переход к непосредственному исполнению проекта.
Метод – это способ, при помощи которого достигается цель проекта.
Один из самых объёмных и подробных разделов проекта. Описание того, каким образом будет осуществляться проект.
В данном разделе описываются стратегия и методы достижения поставленных целей, а также механизм реализации проекта. Автор проекта должен ответить на вопросы: каким образом будут достигнуты намеченные цели, как будут выполняться поставленные задачи, кто будет осуществлять их решение, какие ресурсы будут при этом задействованы.
При описании методов необходимо обратить внимание на следующее:
Соответствие механизма реализации цели и задачам проекта;
Соответствие имеющихся ресурсов планируемой деятельности;
Соответствие деятельности заявленным результатам;
Реалистичность мероприятий, с учетом временных рамок и бюджета;
Инновационность;
Взаимосвязанность и взаимозависимость видов деятельности по проекту.
Отсюда следует, что в проекте важны не только и не столько гениальные идеи, сколько те методы, при помощи которых будет достигаться цель проекта. Средства никогда не могут оправдывать цель. Методы, которые предлагает проектировщик, – это те «дороги», которыми он собирается двигаться к намеченной цели. Неверно выбранный путь никогда не приводит к достижению какой бы то ни было благой цели.
Этапы реализации проекта
Поэтапный календарный план – это подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков. При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:
Наличие плана – графика реализации проекта или поэтапного описания проекта: привязка к конкретным целевым группам, месту и времени (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);
Реалистичность, выполнимость плана (его насыщенность, но не перенасыщенность);
Описание того, каковы виды деятельности, какие ресурсы необходимы для его проведения;
Возможность выполнения проекта в заявленные сроки.
В этой связи хотелось бы обратить внимание на то, что проект не должен сводиться к организации и проведению помпезных акций: эффект от них нулевой (практически всегда), однако средства израсходованы, но эти расходы ни на что не повлияли, ничего качественно не изменили.
Ожидаемые результаты
Ожидаемые результаты – это конкретные результаты , которые предполагается достичь в ходе реализации проекта в количественном и качественном выражении. К описанию ожидаемых результатов необходимо подходить очень серьёзно и ответственно, поскольку они являются критериями эффективности проекта.
Основные характеристики результатов:
Соответствие результатов цели и задачам проекта;
Измеримость (это касается не только количественных, но и качественных показателей);
Реалистичность.
Главное: перечень ожидаемых результатов в целом должен соответствовать списку поставленных конкурсантом задач.
Вместе с тем, следует охарактеризовать некоторые элементы формулирования ожидаемых результатов:
Направленность не на предотвращение следствий проблем, а на устранение их причин;
Направленность действий на выработку у целевой группы способности к последующему самообеспечению;
Вовлечение в реализацию проекта представителей целевой группы.
Бюджет
Важным этапом создания социального проекта является описание бюджета. Каждый этап реализации проекта требует определённых затрат денежных средств и материальных ресурсов. Поэтому важно после описания методов и шагов точно просчитать, сколько будет стоить каждый метод и каждый шаг вашего проекта. Для того чтобы эксперт не задавал много вопросов, стоит после описания бюджета дать комментарии к бюджету, т.е. пояснить на что тратится та или иная сумма.
Таким образом, бюджет социального проекта должен обладать следующими свойствами:
Обоснованностью объёмов предполагаемых затрат;
Логичностью – взаимосвязанностью с запланированными мероприятиями и иными действиями, предусмотренными по проекту;
Соразмерностью масштабу проекта;
Соразмерностью опыту проектанта;
Эффективностью (прозрачностью) затрат.
В заключение хотелось бы заметить, что важным (но не необходимым) для самого конкурсанта является то, что им будет заявлено о его собственном опыте опыте реализации социальных проектов. Кроме того, проект, как нам это представляется, должен обладать свойством его тиражируемости на других территориях (условия, при которых он может быть тиражируемым, можно конкретизировать).
Цель: ознакомить учащихся с последовательностью выполнения основных этапов творческого проекта – от замысла до реализации.
Задачи:
- сформировать навыки по содержанию, оформлению и выполнению проекта, определиться с выбором моделей;
- содействовать воспитанию аккуратности, эстетического вкуса;
- прививать навыки по планированию своей работы.
Учебный предмет, в рамках которого проводится работа: технология.
Оборудование к уроку: цветные карандаши, альбом для рисования, тетрадь для работ, Интернет, компьютер, образец творческого проекта (Приложение 1 ), Презентация к уроку .
ХОД УРОКА
I. Изучение иатериала
– Ребята, на этом уроке мы с вами попробуем
разобраться – что же такое творческий проект и
как его лучше выполнять. Я вам расскажу и
покажу, как оформить творческую работу на
примере проекта, выполненного нашей ученицей
и как оформить презентацию творческого проекта
для его защиты.
Что же такое творческий проект?
Творческий проект по технологии – это
самостоятельно разработанное и изготовленное
изделие от идеи до её воплощения, при минимальном
участии учителя. Это твоя творческая итоговая
работа. Поэтому в этой работе необходимо
показать все свои знания и умения, которые ты
получил за год, и при изготовлении изделия нужно
стараться использовать больше технологических
операций, изученных в учебном году.
Работу над творческим проектом можно разделить на три этапы
а) подготовительный этап
б) технологический этап;
в) заключительный этап.
Титульный лист.
В самом начале вы должны правильно оформить самый первый лист – титульный. Это лицо вашего проекта. Здесь указываете полное название своего образовательного учреждения, название своего творческого проекта, вашу фамилию и имя, класс и кто руководитель проекта, год написания проекта. (Приложение 1 . Стр. 1)
План выполнения проекта
I. Подготовительный этап
1. Актуальность проблемы
2. Цель проекта
3. Обоснование выбора темы проекта
4. Задачи
5. Требования к изделию
6. Разработка идеи
7. Поиск лучшей идеи
8. Исследование
9. Мой выбор
II. Технологический этап
10. Используемые материалы
11. Инструменты и оборудование для
изготовления грелки на чайник
12. Организация рабочего места, правила
безопасной работы
13. Технология изготовления грелки на чайник.
14. Снятие мерок
15. Построение чертежа
16. Технологическая карта
17. Экономический расчет
18. Экологичность.
19. Оценка выполненной работы
III. Заключительный этап
Подготовительный этап
Прежде чем приступить к выполнению проекта, давайте посмотрим вокруг. На первый взгляд может показаться, что все нас устраивает и совсем необязательно что-то менять. Но присмотритесь повнимательнее. Мы привыкли, например, для своих квартир выбирать нейтральные, спокойные обои с однообразным рисунком. Мы боимся использовать в интерьере чересчур яркие оттенки или очень темные стены, думая, что это отрицательно скажется на нашем последующем образе жизни. Давайте с вами попробуем на своей кухне что-то изменить. Хорошая хозяйка знает, что аксессуары нужно подбирать внимательно и с умом. Например, интерьер кухни должен быть рациональным и эстетичным, поэтому так важны стильные аксессуары, которые добавят любой кухне изящества и очарования. Скатерти, салфетки, прихватки , полотенца, подставки под посуду, конфетчицы... Все эти поделки сможет сделать любая хозяйка. Сделайте свою кухню еще уютнее – украсьте ее изделиями ручной работы! Для выбора темы можно воспользоваться также Банком проектов, а может вас вдохновит посещение сайта для любителей мастерить: http://doit-yourself.ru/sections/rukodelie/aksessuaryi-dlya-kuhni.htm
Результатом первого пункта будет написание мини-сочинения на тему: "Обоснование выбора и цели деятельности" или "Потребность в изготовлении изделия".
Постановка цели и задачи
Необходимо выявить основные цели и задачи выполнения проекта. Например, разработка и изготовление изделия, или модернизация, ремонт чего-либо в соответствии с определенными условиями, требованиями.
Пример.
Цель проекта: изготовить
грелку-сувенир на чайник для семейного
чаепития
Задачи:
1. Изучить литературу, выбрать один из способов
выполнения грелки на чайник.
2. Составить банк идей, исследовать и
выбрать лучший вариант.
3. Подготовить инструменты и материалы,
организовать рабочее место.
4. Изготовить изделие, оформить его.
5. Оценить качество работы.
Требования к изделию
Теперь вы должны определить, какими качествами должно обладать изделие:
Пример. Изделие должно быть: практичным, качественно исполненным, оригинальным, красивым по внешнему виду, компактным, экономичным, подходить к интерьеру комнаты .
Разработка идеи
На этом этапе вы должны разработать несколько вариантов формы и конструкции изделия, проанализировать их и выбрать наиболее подходящий по критериям. Для начала поищите вокруг уже готовые подобные изделия, посмотрите, как они устроены, из каких материалов изготовлены, какую форму имеют и подумайте, как можно изменить изделие, чтобы оно подходило под ваши критерии. (Приложение 1 стр. 4, схема 1)
Можно попробовать изменить форму или материал различных частей изделия
Поиск лучшей идеи
Теперь необходимо проанализировать идеи и выбрать ту, которая больше подходит по разработанным критериям.
Пример.
1. Грелка в лоскутной технике.
Изготавливается из разных по цвету лоскутов
ткани хлопчатобумажных и льняных. Цветовая гамма
должна быть яркой, сочной, радостной. Можно
сочетать набивные и однотонные ткани. Да, это мне
по силам, нет проблем в материальном плане, но они
мне не очень понравились.
(Приложение
2
, рис.1, рис. 2)
2. Грелка, связанная крючком или спицами.
Изготавливается из разной по цвету пряжи.
Но, к сожалению, я не увлекаюсь вязанием и в моем
доме нет большого разнообразия ниток для
вязания.
(Приложение 2
,
рис.3, рис. 4)
3. Грелка, выполненная в технике аппликации.
Сделать её можно из разноцветных кусочков
любой ткани, сукна, фетра, фланели. Красиво. В этой
технике делается отделка деталей зигзагом, а
на нашей домашней швейной машине такого
приспособления нет.
(Приложение
2
, рис. 5, рис. 6)
4. Грелка с элементами вышивки.
Изделие можно выполнить в стиле гжельской
росписи по фарфору. Очень красиво. Для отделки
нужна вышивка, а эту технику вышивания крестом и
гладью я изучала на уроках технологии.
(Приложение 2
, рис.7)
Исследование
В этом разделе вы должны проанализировать или провести исследование правильности выбора своего изделия, Исследование можно оформить в виде таблицы (Приложение 1 . Стр. 5).
Пример. И все-таки я засомневалась в выборе грелки и решила расспросить всех членов моей семьи. Проведём исследование в кругу моей семьи.
Подсчитав все плюсы и минусы выбираем вариант изделия и начинаем его детальную проработку.
Технологический этап
В этом пункте необходимо показать всю
технологию изготовления изделия.
1. Необходимо продумать форму изделия;
2. Разработать его конструкцию, способы
соединения деталей в изделии.
3. Подобрать материалы для изготовления
деталей изделия. (Приложение 3
)
4. Определить наличие необходимых для
выполнения работ инструментов. (Приложение
1 стр.6)
5. Определить рабочие размеры изделия и его
деталей. (Приложение 1
стр.7)
6. Разработать или выбрать технологию
изготовления деталей и изделия в целом, то есть,
какие технологические операции и в какой
последовательности нужно выполнять для
изготовления изделия. (Приложение
4
.)
7. Продумать безопасные способы
изготовления изделия.
8. Продумать способы
декоративно-художественного оформления изделия.
Все можно представить в виде таблиц и звездочек обдумывания.
Расчет себестоимости изделия
В этом разделе вы должны представить расчет затрат на ваше изделие. Рекомендую вам выбирать наиболее рациональный и экономичный расход материалов. (Приложение 1 стр 9)
Экологичность
Выбирайте для своей работы только экологически чистые материалы, чтобы изготовление и эксплуатация вашего изделия не повлекло за собой изменение в окружающей среде и не принесло вред здоровью.
Заключительный этап
Выводы
В конце проекта вы пишете выводы по работе. Необходимо отразить, что работа выполнена по заявленным требованиям.
Пример. Грелка на чайник Курочка «Гжель» удовлетворяет требованиям, которые были предъявлены изделию вначале работы:
- грелкой можно пользоваться, так как она изготовлена по размерам и чертежам
- хорошее качество исполнения
- грелка оригинальна, таких нет в продаже, она будет удивлять гостей, создавать хорошее настроение
- красивый внешний вид позволит использовать грелку еще и как украшение интерьера кухни
- себестоимость изделия получилась низкая, так как были использованы обрезки тканей, вторсырьё.
- моей семье грелка очень понравилась.
В этом разделе вы должна дать рекламу своему изделию. Для чего это нужно? Реклама позволяет увеличить интерес к этому предложению. Раньше внимание к товарам привлекали в основном голосом, то сейчас реклама включает в себя множество различных способов донесения необходимой информации до потребителя. Так вот попробуйте разрекламировать свое изделие так, чтобы многие захотели сделать такое же или оттолкнуться от вашей идеи и сделать похожее.
Пример.
Как сделать чайную
церемонию неповторимой? Заварить вкусный чай.
Приготовить вкусный пирог, поставить на стол
самый красивый чайный сервиз, постелить скатерть
и разложить салфетки? Безусловно, так, но есть
одна интересная деталь, которую стоит
взять на заметку тем любителям чая, которые с ней
еще не знакомы. Это – специальная грелка, которую
одевают на заварочный чайник, чтобы, поддержать в
нем нужную температуру и заварить по-настоящему
вкусный чай. Само чаепитие должно быть
неспешным, а значит и чай должен как можно дольше
оставаться горячим. И в этом случае грелка – вещь
совершенно необходимая.
Изготовление вещей домашнего обихода своими
руками является одним из способов самовыражения,
создания индивидуального стиля, воплощением
замыслов в реальность. Очень приятно пить чай,
когда на столе находится такая вещь. Прекрасное
украшение интерьера современного жилища.
Такую вещь на рынке не купишь!
Используемая литература:
Представьте литературу, которую вы использовали
Пример.
1.“Учимся играть” журнал № 3. Москва. Изд-во
Просвещение. 2004г.
2. Чернякова В.Н. Технология обработки ткани 7-9 кл.
Москва. Просвещение. 2000г.
3. Симоненко В.Т. 5, 6, 7 кл. Вентана граф. 2002г.
4. Школа и производство 2003г. № 1. Изд-во
Просвещение.
5. Для тех, кто шьет. Е.Н.Юдина и др. Лениздат. 1985г.
6. Семенов В.М. Все о чае и чаепитии: Новейшая
чайная энциклопедия
7. Календарь-2008 Русское чаепитие.
8. Интернет: http://doit-yourself.ru/sections/rukodelie/aksessuaryi-dlya-kuhni.htm
II. Практическая работа
Учитель предлагает учащимся выбрать тему
творческого проекта.
Окончательный выбор темы остается за учителем с
учетом знаний и умений учащихся.
Учащиеся выполняют выбранный творческий
проекта (можно предложить выполнение
мини-группами.
Консультация учителя по выполнению проекта.
III. Итог урока
Предварительная оценка выполнения практической работы.
В заключение урока:
Красив человек труда – комбайнер, тракторист,
летчик за штурвалом своей машины, садовод у
любимого дерева.
Если хочешь быть красивым, трудись до
самозабвения, трудись так, чтобы ты почувствовал
себя творцом, мастером, господином в любимом
деле. Трудись так, чтобы глаза твои выражали
одухотворенность великим человеческим счастьем
– счастьем творчества.
IV. Домашнее задание
На следующем уроке мы с вами дадим окончательную оценку вашему изделию, поэтому подготовьтесь к защите вашего творческого проекта.
Сегодня слово «проект» очень часто звучит в телевизионном эфире и по радио, и буквально не сходит со страниц различных журналов и газет. Наряду с такими понятиями, как «информационные технологии», «система» или «алгоритм», оно прочно вошло в нашу современную жизнь.
Классификация
Слово «проект» мы можем услышать в различных контекстах. Это телевизионный или президентский проект, проект бюджета или проект, например, строительства автомагистрали и т.д. Все приведенные примеры говорят о том, что это понятие весьма обширно и используется в различных направлениях человеческой деятельности. Отнесение к тому или иному виду зависит от его основания. В связи с этим проекты классифицируются по сфере деятельности и по своей продолжительности, по сложности, масштабу и т.д.
Рассмотрим основные из них. Так, исходя из сферы деятельности, проекты бывают организационными и техническими, экономическими, социальными и т.п. Однако чаще всего они встречаются смешанного типа. Примером тому может послужить проект, предусматривающий строительство автомагистрали. Подобную разработку невозможно охарактеризовать только в качестве технической. Здесь активное участие принимает и экономическая сторона. Ведь подобный проект призван решить проблемы развития народного хозяйства целых регионов. Подобное можно сказать и о телевизионном проекте. Ведь несмотря на свое социальное содержание, он позволяет каналу решить экономические задачи.
Следующим видом d классификации проекта является продолжительность его периода. В связи с этим выделяют:
Краткосрочные разработки (до одного года);
- среднесрочные (от года до двух лет);
- долгосрочные (более 2-х лет).
Примером может служить международный проект, рассматривающий вопросы исследований Марса. Конечно, он является долгосрочным, так как рассчитан не на одно десятилетие. А если взять такой проект, как «Фабрика звезд», то его можно отнести только к краткосрочному виду. Ведь авторами он рассчитан лишь на три месяца.
Еще одна классификация проектов - по их сложности. По этой характеристике они бывают простыми, средними и сложными. Например, уровень проекта учебно-образовательного вида, создаваемого школьниками, не может подняться на одну ступеньку по масштабности своего выполнения с тем, который рассматривает исследования Марса.
Что означает понятие «проект»?
В общем смысле данный термин представляет собой некую новую идею, которую предстоит воплотить в жизнь в процессе определенной работы. Результатом такой деятельности становится реальный продукт (объект). Причем он может иметь отношение не только к материальной, но и к интеллектуальной сфере.
Конечным продуктом проекта могут быть различные услуги. Например, по дизайну помещений, образовательные или информационно-аналитические. Результатом выполненных работ могут быть и материальные ценности, здания, дороги и т.д.
Осуществление задуманного
Для появления какого-либо продукта понадобится не только выполнение ряда действий, но и обеспечение всего процесса его создания нужными трудовыми, материальными и денежными ресурсами. При этом успех намеченного мероприятия непременно будет зависеть от четко поставленной цели. И в этом ракурсе также может быть дано разъяснение понятия «проект». Его рассматривают как ограниченное во времени и по ресурсам целенаправленное мероприятие, которое ориентируется на создание уникального нового продукта или услуги.
Для успешного решения всех поставленных задач любой проект потребует системного подхода, который включает в себя:
Структура проекта
В период планирования деятельности важно тщательно продумать все элементы разработки мероприятия и их взаимосвязь. Ведь все этапы создания проекта невозможно осуществить без четкого осознания структуры документа. Что она собой представляет?
Структура проекта является не чем иным, как совокупностью входящих в него информационных объектов, которые связаны между собой посредством определенных отношений. Другими словами, это некая информационная модель. Ведь именно структура отображает сгруппированную и отобранную информацию. В конечном тоге именно она приводит проект к конечной цели.
Модели структуры
Классификацию информационной составляющей проекта производится исходя из целей разработки. Рассмотрим некоторые модели структуры:
1. Все этапы работы над проектом производятся с целью создания нового продукта. Например, новой модели ПК. Для воплощения задуманного в жизнь важно определиться с промежуточными целями. Без их достижения невозможно получить конечный продукт. Структура такого проекта должна отобразить все его подобные звенья. Необходимо также указание на их взаимодействие друг с другом и с основной задачей. Следовательно, подобная информационная модель будет отображением структуры нескольких целей, достижение которых позволит получить новую модель ПК.
2. Все проводимые этапы выполнения проекта направлены на создание интеллектуального, информационного, материального продукта или услуги. Это может быть новая технология, отремонтированная школа и проч. Для правильной организации людей, которые будут участвовать в данном мероприятии, важно четко осознать, из скольких объектов (частей) состоит задуманный продукт. При таком подходе в структуре проекта должна найти отображение информация о всех составляющих элементах конечного объекта. При этом важно предусмотреть и соответствующую степень детализации. Она обязательно потребуется для успешного завершения работ. Например, возникает необходимость в информации о составляющих новой технологии или о тех объектах школы, которые подлежат ремонту. В этом случае подобная модель явится отображением структуры продукта.
И эти примеры классификации являются далеко не исчерпывающими. Структур разработок, которые могут быть применены в том или ином случае, существует великое множество. Все зависит от точки зрения автора на то, какими по своему содержанию должны быть этапы проекта, и что они должны отображать.
Для того чтобы более полно представить себе структуру составляемого документа, часто используют графическое отображение. Оно может быть выполнено в виде дерева или иерархической схемы. Что касается детализации структуры, то ее степень будет зависеть от той точности, с которой задана проработка проекта.
Иерархическая структура должна быть рассмотрена сверху вниз. Вначале определяют главный объект задуманного мероприятия. После этого производится выделение из него составляющих элементов. Подобный способ называют структурной декомпозицией. Данный термин образован отрицанием de и латинским словом composition, которое в переводе означает «составление». Подобный прием применяют при создании большинства структур. Подобная информационная модель позволяет выявить промежуточные цели и состав продукта, определить содержание работ, а также все этапы управления проектом.
Конечная цель разработки структур состоит в стремлении получить ответы на следующие вопросы:
- "Зачем?" - в этом случае определяется основная цель проекта.
- "Что?" - ответ на этот вопрос позволяет выявить услугу, продукт или объект, которые будут созданы в результате задуманного.
- "Кто?" - выявляет участников проекта, а также степень возлагаемой на них ответственности.
- "Когда и каким образом?" - при ответе на данный вопрос становится понятной продолжительность работ и их состав.
- "Каким образом проконтролировать?" - определяет способы оценки уровней выполнения работ.
Качественно разработанные основные этапы проекта должны быть тщательно рассмотрены и при необходимости подвержены корректировке. Так, вначале производится разработка приближенных структур. Далее они корректируются по мере уточнения задач и целей проекта.
Контроль и анализ
Это основные этапы реализации проекта. Их цель состоит в обеспечении выполнения намеченного плана.
В чем в таком случае будет состоять контроль? Различные этапы реализации проекта должны быть тщательно проверены и сопоставлены с планом. При выявлении расхождений понадобится принять соответствующие меры. В качестве таковых рассматривают, например, привлечение дополнительных ресурсов или корректировку сроков завершения некоторых работ.
Контроль над ходом проекта необходимо проводить систематически. Это позволит своевременно принять решение об устранении плановых и фактических показателей. Помимо этого, периодичность подобных действий позволит с максимальной точностью спрогнозировать окончательные сроки завершения проекта.
Результаты проводимого контроля и следующего за ним анализа доводят до задуманного.
Инновационные разработки
Данный тип проекта является весьма дорогостоящим. Его составляют в течение продолжительного периода времени, что требует значительных материальных затрат.
Этапы инновационного проекта проходят свое формирование от первоначальной идеи до выпуска конечного продукта. При этом каждая из фаз разработки должна быть представлена в ракурсе определенных целей и задач.
Стоит сказать о том, что основной особенностью инновационных проектов является их неопределенность. Причем она наблюдается на всех этапах. И даже тот продукт, который смог успешно пройти стадию испытаний и был внедрен в производство, может быть не принят рынком. Это приводит к прекращению его выпуска.
Основными этапами инновационного проекта являются следующие:
Формирование идеи (инновационного замысла);
- исследование возможностей;
- создание проектной документации;
- выполнение строительно-монтажных работ;
- эксплуатация созданного объекта;
- мониторинг полученных экономических показателей.
Инвестиционный проект
Сущность данной разработки заключается в том, что она призвана реализовать некую инновационную идею, уже нашедшую воплощение в оборудовании или в новейших технологиях. Однако для доведения задуманного до конца у исполнителя не хватает финансовых ресурсов. И эта ограниченность накладывает свой негативный отпечаток на возможность дальнейшей реализации продукта. В подобных случаях и составляются инвестиционные проекты. Они представляют собой своеобразную рекламу идеи с ее описанием. При этом потенциальным инвесторам выдвигается коммерческое предложение и дается оценка его экономической эффективности. Основной целью тех, кто должен принять данное предложение, является максимальное извлечение прибыли из вложений.
Этапы инвестиционного проекта включают в себя:
Создание резюме проекта;
- написание характеристики автора идеи;
- описание сущности проекта;
- анализ существующего рынка по производству аналогичной продукции или услуг;
- рассмотрение путей сбыта продукта;
- анализ рынка рабочей силы, материалов и сырья;
- план по реализации проекта;
- финансовые показатели разработки;
- оценку рисков.
Творческий проект
Человечество всегда озабочено решением различных задач. Например, люди часто задумываются о создании или конструировании какого-либо продукта. В поиске ответа на такие вопросы человек подыскивает нужную информацию. Порой он советуется с более опытными людьми. Результатом всех этих действий становится отбор лучшей идеи, а далее - переход к обдумыванию того, как совершить необходимые операции. Так и рождается творческий проект. Это своеобразная итоговая работа, качество которой зависит от знаний и умений его автора.
Этапы творческого проекта состоят в следующем:
Выборе темы;
- определении требований к конечному продукту;
- продумывании нескольких вариантов вещи или услуги и выборе лучшего;
- разработке последовательности работ;
- подборе нужных материалов и инструментов;
- организации рабочего места;
- проведении испытаний полученного продукта;
- анализе конечного результата.
Таковы основные этапы большинства разрабатываемых проектов.
Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?
Определение понятий
Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:
- фаза жизненного цикла;
- веха;
- стадия;
- этап;
- процесс управления.
Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?
Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?
Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования
Фазам проектной реализации посвящена статья на тему . Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.
Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM
Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта
Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:
- представляют собой последовательность работ;
- связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
- могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.
Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта . Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.
Этапы процессов инициации и завершения
Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.
- Формирование инициативного предложения по проекту.
- Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
- Принятие решения о необходимости выполнить проект.
- Назначение куратора.
- Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
- Выяснение ограничений и дополнительных требований.
- Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
- Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
- Чистовое описание проектного продукта.
- Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
- Прояснение интересов и ожиданий участников.
- Выработка показателей и КФУ проекта.
- Уточнение необходимого состава процессов управления.
- Формирование укрупненного плана работ.
- Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.
Схема временной развертки процессов управления проектом. Источник: Руководство PMBOK 5
В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.
Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.
- Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
- Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
- Архивирование документации проекта.
- Закрытие проекта приказом по компании.
Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.
Этапы процессов планирования
Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.
Последовательность этапов процессов планирования
Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.
- Планирование целей и границ проекта . Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
- Разработка . В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
- Определение (уточнение) состава работ . Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
- Определение состава потребляемых ресурсов . Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
- Определение последовательности работ . Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
- Оценка продолжительности операций . В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
- Оценка затрат на выполнение работ . Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
- и планирование их минимизации . Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
- Календарное планирование проекта .
- Подготовка бюджета проекта .
- Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий . В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
- Сбор сводного плана .
Этапы процессов организации исполнения
Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.
- Набор команды проекта . На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
- Выбор поставщиков . Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
- Обеспечение надлежащего качества работ . В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
- Обеспечение координации работ и исполнителей . Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
- Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон . Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
- Организация развития команды . Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
- Организация распределения информации . Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.
В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.